Segundo o e-ARQ Brasil/2011, nos conceitos de gestão arquiví...

Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

Documentos que estão em curso, isto é, tramitando ou que foram arquivados, mas são objeto de consultas frequentes. Eles são conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do órgão produtor.

Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

Documentos que não são mais de uso corrente, mas que, por ainda conservarem algum interesse administrativo, aguardam, no arquivo intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação, para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente.

Documentos que devem ser definitivamente preservados em razão de seu valor histórico, probatório ou informativo.