As atividades de arquivamento incluem a inspeção ou o exame ...

A alternativa correta é Certo.

Vamos analisar o tema abordado e entender as razões para essa escolha.

O tema da questão está relacionado aos procedimentos administrativos e rotinas de arquivamento no contexto da Gestão de Documentos. Especificamente, aborda as etapas envolvidas no processo de arquivamento de documentos. Para resolver a questão, é necessário compreender as três principais fases mencionadas: a inspeção ou exame, a ordenação e o arquivamento.

Inspeção ou Exame: Esta é a fase inicial, onde se verifica se o documento deve realmente ser arquivado. Essa etapa é crucial para garantir que apenas documentos relevantes e necessários sejam armazenados, evitando acúmulo de papéis desnecessários.

Ordenação: Após a inspeção, os documentos são classificados e agrupados de acordo com critérios específicos. A ordenação permite a formação de dossiês ou conjuntos de documentos que possuem uma mesma classificação, facilitando a organização e a futura recuperação dos dados.

Arquivamento: Finalmente, os documentos são guardados em locais apropriados, conforme a classificação atribuída na fase de ordenação. O arquivamento adequado garante que os documentos possam ser acessados de maneira eficiente quando necessário.

A questão descreve corretamente essas etapas, confirmando a alternativa Certo. Não há alternativas incorretas apresentadas, pois a questão é composta de uma única afirmativa a ser julgada.

Esses procedimentos são fundamentais para a Gestão de Documentos, pois garantem a organização, a preservação e a fácil recuperação dos documentos dentro de uma instituição.

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Correto.  Arquivamento (fase corrente) Para evitar que você confunda este conceito com o de arquivamento da fase permanente, farei sempre a ressalva “(fase corrente)” quando estiver falando do arquivamento nesta fase. Muito bem (para evitar o uso do meu viciado “pois bem” :P), gostaria que você afastasse a ideia (se é que já não afastou) de que arquivar um documento

compreende arremessá-lo na primeira prateleira vazia que encontrar. Muito mais importante que guardar um documento (arquivar) é encontrá-lo rapidamente quando necessário (recuperar as informações).

E para que isso seja possível, costuma-se realizar quatro etapas para proceder ao arquivamento: 

- Inspeção: examinar o documento, verificando se seu despacho final realmente destina-o ao arquivo, e não a outro setor; 

- Análise: também chamada de estudo, classificação ou codificação, compreende a leitura do documento, a fim de que ele possa ser classificado corretamente, adotando-se o código de classificação apropriado, e realizando as referências necessárias (você quer encontrar este documento, não é mesmo?). 

Também envolve a verificação de documentos antecedentes àquele que está sendo arquivado (que tratem da mesma pessoa ou assunto). 

- Ordenação: este tópico vai tirar seu sono daqui há pouco. Ordenação diz respeito à maneira como os documentos são dispostos no arquivo, levando-se em conta a classificação e a codificação adotada pelo próprio arquivo. Entretanto,

este tema precisa ser visto com mais profundidade no tópico “Regras de Arquivamento”. Será objeto de tópico a parte, logo mais.

- Arquivamento: e finalmente chegamos na guarda do documento no local designado para tanto.

Fonte: Felipe Petrachini

Inspeção

Estudo

Classificação - intelectual

Codificação

Ordenação - intelectual

Guarda ( arquivamento ) - Físico

Formando-se dossiês, sério mesmo?

Algumas definições importantes em arquivologia:

DOSSIÊ : Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

PROCESSO: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial que constitui uma unidade de arquivamento.

VOLUME: Folhas encadernadas, sejam manuscritas, datilografadas ou impressas.

Fonte: Profº Kátia Quadros.

Gab. CORRETO.

Para receber e guardar o documento em arquivo, deve-se seguir algumas etapas citadas por Marilena Leite Paes. De acordo com a autora, são etapas do arquivamento:

• Inspeção.
• Estudo.
• Classificação.
• Codificação.
• Ordenação.
• Guarda dos documentos.

Elvis Miranda - Grancursos