O processo de análise e seleção de documentos, que visa fix...

A alternativa correta é a E - avaliação.

O tema da questão é uma das fases fundamentais da gestão de documentos: a avaliação. Este processo é crucial porque determina os prazos de guarda dos documentos, bem como sua possível eliminação ou preservação permanente. Assim, a avaliação dos documentos é um procedimento que visa à racionalização do acervo documental, garantindo que apenas documentos de valor permanente sejam preservados.

A questão aborda esse tema ao perguntar especificamente sobre o processo que fixa esses prazos e contribui para a preservação da documentação permanente. Para resolvê-la, é necessário compreender as diferentes fases da gestão de documentos, especialmente a fase da avaliação, que envolve a análise criteriosa dos documentos para decidir seu destino.

Justificando a alternativa correta:

E - Avaliação: A avaliação é o processo de análise e seleção de documentos. É nesta fase que se determina o valor dos documentos e se fixa prazos para sua guarda ou eliminação. A avaliação contribui significativamente para a racionalização e preservação da documentação permanente, alinhando-se perfeitamente com o enunciado da questão.

Explicando as alternativas incorretas:

A - Manutenção: Esta fase envolve a conservação dos documentos e não está relacionada diretamente com a análise para fixação de prazos de guarda ou eliminação.

B - Elaboração: A elaboração diz respeito à criação dos documentos, não à sua análise ou avaliação para fins de guarda ou eliminação.

C - Arquivamento: É o processo de organizar e armazenar os documentos. Embora importante, não envolve a análise seletiva mencionada na questão.

D - Descrição: Esta fase refere-se ao registro das características dos documentos para facilitar sua identificação e recuperação, e não à avaliação para determinação de prazos de guarda ou eliminação.

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GABARITO E. 

avaliação

Processo de análise de documentos de arquivo(1), que estabelece os prazos de guarda e a

destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Ver também comissão de avaliação.

É na avaliação que é criada a tabela de temporalidade, que estabelece os prazos de guarda (tempo na fase corrente + tempo na fase intermediária) e a destinação (eliminação ou recolhimento para a fase permanente).

Gabarito: Errado.

Avaliação é a definição dos prazos de guarda e destinação final dos documentos de arquivo, a partir de seus valores.

É realizada por uma comissão multidisciplinar, denominada Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e resulta na elaboração da tabela de temporalidade da instituição.GABARITO: E

Comento: Prezados, conforme interpretação do estudo de arquivologia, a Tabela de Temporalidade já deve existir antes da avaliação.

A Tabela de Temporalidade, sendo instrumento de gestão documental, padroniza os procedimentos de avaliação de documentos, padroniza os tipos documentais, racionaliza os documentos e estabelece o cronograma de transferência e recolhimento para os arquivos intermediário e permanente.

A avaliação documental consiste na aplicação da tabela de temporalidade, referindo aos procedimentos adotados para seleção e destinação dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. É realizada em cada órgão pela Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Considera-se na avaliação os valores primário e secundário dos documentos:

§Valor primário - refere-se ao valor do documento para atender aos fins pelo qual foi produzido, sejam esses fins de caráter administrativo, legal ou fiscal. Os documentos apenas com valor primário podem ser eliminados após o cumprimento do prazo de arquivamento estabelecido na Tabela de Temporalidade.

§Valor secundário – refere-se ao valor do documento para atender outros fins que não são, necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os documentos com valor secundário apresentam interesse cultural, científico, tecnológico ou histórico. Devem ser preservados em caráter permanente, mesmo já tendo cumprido suas finalidades primeiras.

Exemplo de documentos com valor secundário: Ata de reunião, Processo de Seleção, Plano de cargos e salários, Ato administrativo, Alteração salarial, Dossiê de campanha de prevenção.

Uma dica:

Gestão de Documentos é composto por 3 fases: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação. Um mnemônico espetacular para decorar essas fases é: PUAD.