O processo de organização de documentos é um importante mom...

A alternativa correta é a A - classificação, ordenação e arquivamento.

Vamos entender por que essa é a resposta correta e por que as demais estão incorretas.

Classificação, ordenação e arquivamento: Estes conceitos são fundamentais no processo de organização de documentos em Arquivologia.

1. Classificação: Trata-se da atividade que consiste em agrupar documentos de acordo com critérios preestabelecidos, como temas, assuntos ou funções. É essencial para a recuperação eficiente da informação.

2. Ordenação: Refere-se à disposição física dos documentos dentro de uma classificação específica. Pode ser feita de diversas formas, como alfabética, cronológica, numérica, entre outras.

3. Arquivamento: É o ato de guardar os documentos em locais apropriados (arquivos, pastas, estantes) de modo a garantir sua preservação e facilitar seu acesso quando necessário.

Agora, vamos analisar as alternativas incorretas:

Alternativa B - difusão, descrição e higienização: Embora importantes no contexto arquivístico, esses conceitos não se referem diretamente ao processo de organização de documentos. Difusão envolve a divulgação da informação, descrição é a atividade de detalhar o conteúdo dos documentos, e higienização trata da limpeza e conservação física dos documentos.

Alternativa C - criação, preservação e classificação: A criação refere-se ao nascimento dos documentos, que é uma etapa anterior à organização. A preservação, embora crucial, está mais ligada à conservação e proteção dos documentos contra danos e deterioração.

Alternativa D - ordenação, indexação e avaliação: A indexação é um processo de atribuição de palavras-chave para facilitar a busca de documentos, enquanto a avaliação determina o valor e o destino dos documentos (se devem ser preservados ou eliminados). Ambos são importantes, mas não fazem parte do núcleo do processo de organização de documentos.

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A opção correta é A) "classificação, ordenação e arquivamento."

Explicação:

A organização dos documentos em um arquivo envolve a classificação (identificando o conteúdo e atribuindo categorias), a ordenação (arranjo físico dos documentos de acordo com um sistema pré-determinado) e o arquivamento (o processo de armazenar os documentos de maneira sistemática para fácil recuperação).

As outras opções incluem atividades que fazem parte do gerenciamento de documentos em geral, mas não são todas específicas para o processo de organização de documentos.

A difusão (B) refere-se à distribuição ou divulgação de informações, a higienização refere-se ao processo de limpeza física dos documentos, e a preservação (C) envolve medidas para proteger os documentos contra danos ou degradação. A avaliação (D) é o processo de determinar o valor de retenção dos documentos. Esses são aspectos importantes da gestão de documentos, mas não são diretamente relacionados à organização de documentos.

A indexação pode ser considerada parte do processo de organização, pois envolve a criação de um sistema para facilitar o acesso aos documentos. No entanto, a indexação em si não é necessariamente um processo de organização, pois pode ser realizada independentemente da classificação, ordenação e arquivamento. Portanto, a opção D também é considerada incorreta.

Gabarito: Letra A.

 Assim que receber um documento, para que ele seja devidamente organizado, siga os três passos, nessa ordem: (assim que receber um documento, COA)

• CLASSIFICAÇÃO
• ORDENAÇÃO
• ARQUIVAMENTO

Repostamos essa questão comentada pelo Prof. Alexandre Oliveira:

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GABARITO: LETRA A

O processo de organização de documentos envolve vários conceitos e etapas, incluindo a classificação dos documentos em categorias ou grupos, a ordenação dos documentos dentro dessas categorias de acordo com critérios específicos e o arquivamento propriamente dito, que consiste em colocar os documentos nos locais apropriados dentro do sistema de arquivamento. 

FONTE: ChatGPT