A produção, a utilização e a destinação de documentos são a...

A alternativa correta é D - Gestão de Documentos.

Vamos entender melhor este tema:

A questão aborda um conceito fundamental em Arquivologia: a gestão de documentos. A produção, utilização e destinação de documentos são etapas cruciais da gestão de documentos, que é uma disciplina que visa controlar de forma eficiente o ciclo de vida dos documentos, desde a sua criação até o seu arquivamento ou eliminação.

Justificação da alternativa correta:

Gestão de Documentos envolve três fases principais: a produção, que abrange a criação e recepção dos documentos; a utilização, que inclui a tramitação, consulta e arquivamento temporário dos documentos; e a destinação, que é o processo de arquivamento definitivo ou eliminação dos documentos. Este ciclo é essencial para manter a organização e a acessibilidade das informações.

Análise das alternativas incorretas:

A - Teoria das três idades: Esta teoria se refere às fases de vida dos documentos nos arquivos: corrente (uso ativo), intermediário (uso ocasional) e permanente (preservação histórica). Não aborda de maneira direta a produção, utilização e destinação dos documentos.

B - Tabela de Temporalidade: É um instrumento de gestão dos documentos que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos. Embora importante, a tabela de temporalidade é apenas uma parte do processo de gestão de documentos, não abrangendo todo o ciclo descrito na questão.

C - Classificação dos Documentos: Este é o processo de organização dos documentos com base em critérios previamente definidos, como o assunto, a função ou a estrutura da instituição. Trata-se de uma etapa dentro da gestão de documentos, mas não abrange todas as fases mencionadas na questão.

E - Administração de Arquivos: Embora seja um conceito relacionado, a administração de arquivos refere-se à gestão de arquivos enquanto entidades, envolvendo práticas de preservação e organização. A questão específica trata do ciclo de vida dos documentos, que é mais precisamente definido pela gestão de documentos.

Com essas explicações, espero ter clarificado o tema e ajudado a entender por que a gestão de documentos é a resposta adequada para a questão.

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2.1. Definição
De acordo com o art. 3o da Lei no 8.159/1991, gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto, ela abrange todas as atividades (rotinas) inerentes às idades “corrente e intermediária”.
São consideradas atividades de gestão de documentos: inspeção, avaliação, destinação, eliminação, entre outras.
Atenção: A descrição é atividade de um arquivo permanente, e não de uma gestão de documentos (como veremos no próximo capítulo).
Importante frisar que a gestão envolve documentos nos mais variados suportes.