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Q2704068 Arquivologia

A gestão da qualidade é composta por critérios que orientamuma eficaz gestão de documentos. Esses critérios estão relacionados ao controle dos documentos que envolvem processos como elaboração; recebimento e verificação; registro e validação. Entre esses critérios, temos:

Alternativas

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Alternativa Correta: B - Compilação; indexação e; tempo de retenção.

A questão aborda o tema da gestão da qualidade na gestão de documentos, destacando critérios importantes que orientam a elaboração, recebimento, verificação, registro e validação dos documentos. Esses critérios são essenciais para garantir que os documentos sejam gerenciados de maneira eficaz, segura e que atendam às necessidades de organização e acesso.

Explicação da Alternativa Correta:

A alternativa B é a correta porque menciona três critérios fundamentais para a gestão de documentos:

  • Compilação: Refere-se ao processo de reunir documentos ou informações de diferentes fontes em um único conjunto. Isso facilita o acesso e a análise dos documentos.
  • Indexação: Envolve a criação de índices que permitem a rápida localização de documentos. A indexação é crucial para a eficiência na recuperação de informações.
  • Tempo de retenção: Refere-se ao período durante o qual os documentos devem ser mantidos antes de serem descartados ou transferidos para um arquivo permanente. Esse critério é fundamental para a gestão do ciclo de vida dos documentos.

Análise das Alternativas Incorretas:

A - Inutilização; digitalização e; condições de acesso: Embora digitalização e condições de acesso sejam importantes, a inutilização não é um critério padrão na gestão da qualidade de documentos. Focar em inutilização pode levar à perda de documentos importantes.

C - Armazenamento e manutenção; compilação e; codificação: Esta alternativa mistura critérios gerais com específicos. Armazenamento e manutenção são importantes, mas apenas compilação é um critério essencial para a gestão da qualidade. Codificação é mais técnica e não se aplica exatamente como critério de gestão da qualidade.

D - Digitalização; codificação e; arquivo (físico ou software): Embora digitalização e arquivo (seja físico ou digital) sejam relevantes, codificação não é um critério fundamental da gestão da qualidade de documentos quando consideramos elaboração, recebimento, verificação, registro e validação.

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