Os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas ...

Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como por exemplo, a compra de um material.

Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados.

Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas.

Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e não como elemento isolado de um contexto.