Uma empresa deseja instituir um serviço encarregado do rece...

- LETRA B -

 Protocolo: Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Fonte: Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

DOS ARQUIVOS:

PASSAM POR 3 ESTÁGIOS DISTINTOS DE ARQUIVAMENTO DE ACORDO COM O USO QUE SE FAZ DOS DOCUMENTOS: CORRENTE, INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE.

Letra B - Protocolo

Protocolo:

1) denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.

2) denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.

3) livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

Gabarito B

Acrescentando :

Protocolo :  Conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação. É uma atividade típica da fase corrente, quando os documentos tramitam bastante.

Atividades realizadas pelo Protocolo:

1. Recebimento:  Consiste em receber os documentos que entram na instituição ou aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados;

2. Registro:  Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado;

3. Autuação:   Procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos;

4. Classificação: Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar seus assuntos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição;

5. Expedição/Distribuição:   Atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário.

Distribuição: É a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria neles tratadas, dentro do próprio órgão.

Expedição: Envio do documento para outro órgão da administração pública.

6. Controle da Movimentação:   Consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na sua tramitação.