O ________________ é a denominação atribuída aos setores en...

A alternativa correta é a C - Protocolo.

O tema da questão trata da definição e atribuições do setor de Protocolo em uma organização. Este é um conceito fundamental na área de Arquivologia, especialmente na gestão de documentos nos arquivos correntes e intermediários.

O Protocolo é o setor responsável por:

• Recebimento de documentos;
• Registro dos documentos recebidos e expedidos;
• Distribuição e movimentação dos documentos dentro da organização;
• Expedição de documentos para fora da organização.

Além disso, o termo "Protocolo" também se refere ao número de registro dado a um documento ou ao livro de registro de documentos recebidos e expedidos.

Vamos entender por que as outras alternativas estão incorretas:

A - Parecer: Um parecer é uma opinião técnica ou jurídica emitida sobre um assunto específico, geralmente por um especialista na área. Não está relacionado às funções de recebimento, registro, distribuição e expedição de documentos.

B - Arquivo: Embora o arquivo seja o local onde os documentos são armazenados, ele não é responsável pela movimentação e registro dos documentos. A função do arquivo é mais voltada para a guarda, preservação e organização dos documentos.

D - Acervo: O acervo refere-se ao conjunto de documentos mantidos pela instituição. Assim como o arquivo, o acervo não desempenha as funções de recebimento, registro, distribuição e expedição de documentos.

E - Arquivo Corrente: O arquivo corrente é aquele que guarda documentos que estão em uso frequente pela administração. Embora tenha uma função importante na gestão documental, ele não se encarrega das atividades específicas descritas na questão, que são de responsabilidade do Protocolo.

Entender a função do Protocolo é essencial para a gestão eficiente de documentos, garantindo que todas as informações sejam corretamente registradas, distribuídas e expedidas, facilitando o acesso e a administração dos arquivos.

Gostou do comentário? Deixe sua avaliação aqui embaixo!

Gabarito C.

LETRA C CORRETA

O protocolo realiza as seguintes atividades:

– Recebimento – Registro – Autuação – Classificação – Expedição/Distribuição – Controle/Movimentação

RECEBIMENTO

É a etapa que consiste em receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados.

REGISTRO

É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado.

AUTUAÇÃO

É o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos.

CLASSIFICAÇÃO

Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.

EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO

É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Distribuição é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro do próprio órgão. Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública.

CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO)

É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo)