O Arquivo Nacional lança, após anos de trabalho, o Dicionár...

A alternativa correta é a B - Protocolo.

O enunciado da questão aborda o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, um instrumento essencial para a normalização dos conceitos utilizados nas atividades arquivísticas. A questão específica requer que se identifique o conceito relacionado ao serviço que lida com o recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Vamos começar pela explicação da alternativa correta:

Alternativa B - Protocolo: O termo "Protocolo" refere-se ao setor ou serviço responsável por uma série de atividades fundamentais no gerenciamento documental, como o recebimento dos documentos, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição dos mesmos. Este conceito é central para garantir a organização e eficiência na administração de documentos dentro de uma instituição.

Agora, vamos entender porque as outras alternativas estão incorretas:

Alternativa A - Recepção de documentos: Esta alternativa é parcialmente correta, pois a recepção de documentos é uma das funções do setor de protocolo. No entanto, ela não abrange todas as atividades descritas no enunciado, como a classificação, controle da tramitação e expedição.

Alternativa C - Tramitação: Tramitação refere-se ao percurso que um documento faz dentro da organização, desde seu recebimento até sua destinação final. Embora importante, este conceito não abrange todas as atividades mencionadas no enunciado, como o registro e a expedição.

Alternativa D - Arquivo temporário: Arquivo temporário é o local onde são armazenados documentos que ainda não atingiram seu prazo de guarda e, portanto, não são eliminados ou transferidos para um arquivo permanente. Este conceito não inclui as funções de registro, classificação, distribuição, controle e expedição de documentos descritas na questão.

Alternativa E - Central de armazenamento: Esta alternativa se refere a um local destinado ao armazenamento de documentos, sem incluir as funções de recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição. Portanto, não abrange todas as atividades descritas no enunciado.

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Gabarito: B

Segundo o Dicionário (2005):
- Protocolo
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Setor de Protocolo ( Gestão de documentos correntes): Operações visando o controle dos documentos que tramitam no orgão, de modo a assegurar a imediata, localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso á informação.

Realiza:

-> RECEBIMENTO ( INTERNO/ EXTERNO)

--> CLASSIFICAÇÃO ( IDENTIFICA O ASSUNTO)

--> REGISTRO - AUTUAÇÃO (CADASTRAR/ AUTUAR)

--> MOVIMENTAÇÃO/ TRAMITAÇÃO ( DISTRIBUIR/ EXPEDIR)

--> CONTROLE DE TRAMITAÇÃO/ MOVIMENTAÇÃO

Alternativa B.

Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação das áreas e setores da instituição; para que essa documentação não se perca, é necessário exercer o controle de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização e segurança.

Para alcançar essas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:

1ª) RECEBIMENTO - inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial (que trata de matéria de interesse institucional) e particular (que trata de conteúdo de interesse pessoal).

Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários;

2ª) REGISTRO - os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos,nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.

OBS: Os metadados são os dados do documento, como número, assunto, destinatário, procedência, data de recebimento ou produção, etc.

A fase de registro consiste em inserir essas informações no sistema de controle de documentos, para facilitar sua localização e recuperação, além de controlar seu trâmite;

3ª) AUTUAÇÃO - após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme a ordem de chegada ao arquivo;

4ª) CLASSIFICAÇÃO - análise e identificação do conteúdo dos documentos, seleção da categoria sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos;

5ª) MOVIMENTAÇÃO (EXPEDIÇÃO/ DISTRIBUIÇÃO) - consiste na entrega aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.

TRAMITAÇÃO - movimentação do processo.

DISTRIBUIÇÃO - movimentação interna.

EXPEDIÇÃO - movimentação externa;

6ª) CONTROLE DA TRAMITAÇÃO - são as operações destinadas a registrar a localização do documento dentro da instituição.

Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de controle de tramitação.

Gabarito Letra B:

SETOR DE PROTOCOLO – É o setor que gerencia o movimento de recebimento e expedição de correspondência. PROTOCOLO FAZ AS SEGUINTES ATIVIDADES: RECEBIMENTO, , REGISTRO, CLASSIFICAÇÃO DISTRIBUIÇÃO E CONTROLE DE TRAMITAÇÃO); “RRCDC”. A denominação é  atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. A atividade de Protocolo compreende um conjunto de operações e procedimentos, visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a garantir a sua imediata localização e recuperação. 

Se usar o bom senso do que é um protocolo, daria pra acertar, mesmo sem nunca ter visto! Não quero dizer que basta ''bom senso'' pra todas questões, mas, na dúvida, use isso a seu favor!