A respeito do protocolo e das atividades a ele relacionadas,...

Vamos analisar o item apresentado, que se refere ao protocolo e suas atividades relacionadas, especificamente o registro e a autuação. O tema central da questão é a operação dessas atividades dentro da gestão documental, uma área essencial para garantir a eficiência administrativa e a segurança da informação.

No contexto de gestão documental, o protocolo é a unidade responsável pelo controle dos documentos dentro de uma organização, realizando atividades como a recepção, registro, autuação, distribuição e tramitação de documentos. Essas atividades garantem que os documentos circulem de maneira organizada e segura.

O registro é a atividade em que se insere os dados principais de documentos recebidos em um sistema de controle, garantindo que cada um tenha um número único para futura identificação e acompanhamento. Já a autuação envolve a criação de um processo administrativo a partir de um documento ou conjunto de documentos, formalizando-o para tramitação.

A verificação de um documento quanto ao seu caráter oficial ou particular e ostensivo ou sigiloso não é parte das atividades de registro e autuação. Essa verificação geralmente ocorre antes, no momento de recepção dos documentos, para determinar o tratamento adequado que eles devem receber. Portanto, associar essas verificações com o registro e autuação, conforme mencionado na questão, está incorreto.

Com isso, podemos justificar a resposta:

Alternativa Correta: E - errado

A alternativa está errada porque registro e autuação não incluem a verificação do caráter oficial ou particular, nem se os documentos são ostensivos ou sigilosos. Essas são verificações feitas em etapas anteriores.

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A afirmação "Registro e autuação são atividades que envolvem verificar se os documentos são oficiais ou particulares e se são ostensivos ou sigilosos" é FALSA.

Por quê?

• Registro e autuação são etapas do processo de gestão documental, mas não se limitam à verificação da natureza do documento (oficial/particular) ou seu grau de sigilo.
• Registro: Consiste em dar entrada a um documento em um sistema, atribuindo-lhe um número único para controle e acompanhamento. Essa etapa visa garantir a rastreabilidade do documento e sua localização.
• Autuação: É o ato de reunir documentos relacionados a um mesmo assunto, formando um processo. A autuação organiza os documentos de forma lógica e hierárquica, facilitando o seu tratamento e análise.

Quais são as atividades envolvidas no registro e autuação?

• Recebimento e triagem: Verificação da completude e autenticidade dos documentos.
• Classificação: Definição do assunto e tipo de documento para direcioná-lo ao setor responsável.
• Distribuição: Encaminhamento do documento para a unidade ou pessoa responsável pelo seu tratamento.
• Controle: Acompanhamento do fluxo do documento dentro da organização até sua conclusão ou arquivamento.

Outros aspectos importantes:

• Natureza e sigilo: Embora a natureza (oficial/particular) e o grau de sigilo sejam informações relevantes sobre um documento, a sua verificação ocorre em etapas anteriores ao registro e à autuação, geralmente durante a triagem.
• Outras informações: Além da natureza e sigilo, outras informações são importantes para o registro e a autuação, como a data de recebimento, o remetente, o destinatário e o assunto.

Em resumo:

O registro e a autuação são processos mais amplos que envolvem a organização e o controle de documentos, visando garantir a eficiência e a segurança da informação. A verificação da natureza e do sigilo do documento é apenas uma parte desse processo.

Gostaria de aprofundar algum outro aspecto sobre registro e autuação?

Possíveis tópicos para discussão:

• Sistemas de gestão documental eletrônica
• Arquivamento de documentos
• Prazo de guarda de documentos
• Normas técnicas para gestão documental

Lembre-se: A gestão documental é um campo em constante evolução, e as práticas podem variar entre diferentes organizações.

Fonte: Gemini.

Questao que pode nos ajudar a responder.

Q2377164

Arquivologia

Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário ,

Protocolo

Ano: 2024 Banca: CESPE / CEBRASPE Órgão: ITAIPU BINACIONAL Prova: CESPE / CEBRASPE - 2024 - ITAIPU BINACIONAL - Profissional de Nível Técnico I - Função: Administrativo

No que se refere às etapas de controle realizadas pelo protocolo, a atividade que consiste em separar os documentos de acordo com o destinatário é denominada

Alternativas

A

classificação.

B

expedição.

C

recebimento.

D

registro.

E

autuação

Gabarito A

Classificação.

Atividades de Protocolo

São apresentadas a seguir as características de cada uma dessas atividades:

1. Recebimento: Nesta etapa, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens. Por exemplo, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim como outros documentos encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à instituição.

2. Registro e Autuação: É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo a ele um número codicado de acompanhamento. A autuação, utilizada geralmente para processos, é também conhecida como protocolização. O protocolo também é responsável pela autuação de documentos advindos dos próprios setores da organização, dando início a processos administrativos internos.

3. Classicação: Etapa em que o protocolo efetua a análise do documento a m de identicar o seu assunto, classicando-o de acordo com o plano de classicação da instituição. É importante enfatizar que, nesta etapa, os envelopes das correspondências devem ser abertos pelo setor de protocolo, para que seja efetuada a sua classicação efetiva, desde que não sejam sigilosos ou particulares. Esses documentos de caráter condencial só devem ser abertos por seus destinatários.

4. Expedição/Distribuição: É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se de distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.

5. Controle da Tramitação/Movimentação: O protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou informatizado, no sentido de identicar os departamentos pelos quais passam os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem como para se consultarem os últimos andamentos realizados na sua tramitação.

fonte: arquivologia facilitada