Acerca do processo de microfilmagem de documentos, julgue o ...

Para resolver a questão sobre o processo de microfilmagem de documentos, é importante entender o que é microfilmagem e como ela se aplica na gestão documental.

Microfilmagem é um método de preservação e armazenamento que consiste em fotografar documentos em filme de alta resolução. Este processo é muito utilizado para garantir a segurança e longevidade de documentos importantes, além de economizar espaço físico.

De acordo com as normas técnicas, como a NBR 11595 da ABNT, a microfilmagem pode ser aplicada a documentos independentemente de estarem previamente arquivados ou não. Isso significa que um documento não precisa estar formalmente arquivado para ser microfilmado.

Alternativa correta: E - errado

A frase apresentada na questão afirma que "Documentos que ainda não houverem sido arquivados não poderão passar pelo processo de microfilmagem". Essa afirmação está incorreta, pois a microfilmagem é uma técnica de preservação que pode ser utilizada para qualquer documento, seja ele arquivado ou não. Portanto, a resposta correta é a alternativa "E - errado".

Ao analisar uma questão como essa, é importante focar nos termos e na estrutura do enunciado. Palavras como "não poderão" são absolutas e devem ser observadas com cautela, pois muitas vezes essas são as pegadinhas em questões de certo ou errado.

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E

Depende do contexto e das normas que regem a microfilmagem na sua organização ou no local onde o procedimento será realizado. De maneira geral:

1. Microfilmagem de documentos arquivados: Em muitos casos, a microfilmagem é realizada após o arquivamento, como forma de preservar documentos históricos ou de longa duração, reduzindo o espaço físico necessário para armazenamento.
2. Documentos não arquivados: Se os documentos ainda não foram arquivados, pode haver a necessidade de concluírem esse ciclo (com revisões, aprovações ou tramitações necessárias) antes de serem microfilmados. Isso é especialmente comum em processos regulamentados, onde é preciso assegurar que o documento está completo e finalizado antes da preservação.

• Regulamentação legal: Algumas legislações podem exigir que os documentos passem por determinadas etapas antes da microfilmagem. No Brasil, por exemplo, a Lei nº 5.433/68 e o Decreto nº 1.799/96 regulamentam os processos de microfilmagem.
• Políticas internas: Cada organização pode ter suas normas específicas sobre o fluxo de arquivamento e microfilmagem.
• Natureza dos documentos: Se os documentos ainda estão em uso ou em processo de revisão, pode ser ineficiente ou arriscado microfilmá-los, pois versões incompletas ou incorretas podem ser preservadas.

Decreto 1.799/96 - Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.