As empresas que possuem documentos que precisam ser consulta...

A alternativa correta é a alternativa D: Disseminação de dados inativos e históricos.

Vamos agora entender por quê.

O tema da questão trata dos benefícios que as empresas podem obter ao administrar e consultar documentos de forma rápida e organizada. Esses benefícios são essenciais para a eficiência operacional e a gestão eficaz da informação dentro de uma organização.

A alternativa D é a correta porque a disseminação de dados inativos e históricos não é um benefício imediato para a administração e consulta de documentos. Dados inativos são aqueles que não são mais utilizados regularmente, e históricos são aqueles que fazem parte do passado da empresa. Embora possam ser importantes para fins de arquivo permanente e histórico, sua disseminação não contribui diretamente para a agilidade e organização na consulta e administração de documentos ativos.

Vamos analisar agora por que as outras alternativas estão incorretas:

A - Preservação do arquivo físico: A preservação é fundamental para que os documentos estejam sempre em boas condições e possam ser acessados rapidamente quando necessário. Isso impacta diretamente na agilidade e na organização.

B - Redução de custo com recuperação e duplicação: Esse é um benefício claro, pois uma boa gestão documental evita custos desnecessários com a recuperação de documentos perdidos ou duplicados. Isso contribui para a eficiência financeira da empresa.

C - Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos: Facilitar o acesso e a distribuição é crucial para a eficiência operacional, permitindo que os funcionários encontrem e compartilhem informações com rapidez.

E - Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos: Reduzir o tempo dedicado à análise de documentos é um grande benefício, pois aumenta a produtividade e libera tempo para outras tarefas importantes.

Portanto, a disseminação de dados inativos e históricos (alternativa D) realmente não se encaixa como um benefício imediato para a consulta e administração eficiente de documentos ativos.

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