No que concerne às funções arquivísticas relativas a difusão...

Gabarito:ERRADO

Bora reescrever da maneira correta:

O conhecimento da estrutura administrativa da instituição é indispensável na atividade de avaliação.

Gab. E

Para Couture et al (1999, p.17), a avaliação documental é o ato de julgar os valores dos documentos arquivísticos e de decidir sobre os períodos de tempo em que os valores se aplicam a esses documentos, dentro de um contexto de relação entre o organismo produtor e os documentos arquivísticos gerados no desenvolvimento de suas atividades.

POR QUE O GABARITO É ERRADO ?

Avaliação documental - É a análise dos documentos da instituição, a fim de definir seus prazos de guarda e destinação final a partir de seus valores. A avaliação documental é realizada por um grupo multidisciplinar (Comissão Permanente de Avaliação dos Documentos) e resulta na Tabela de Temporalidade da instituição.

Entendo, que é importante saber a estrutura administrativa da instituição para realizar a avaliação documental porque é a própria instituição que poderá definir o que é ou não importante com base nos valores dos documentos. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é formada por uma equipe composta por membros da própria instituição porque são eles quem sabem a respeito das particularidades...

Discordo do gabarito.

Por que o conhecimento da estrutura administrativa da instituição é, na verdade, DISPENSÁVEL na atividade de avaliação?

Sabemos que a elaboração do plano ou código de classificação antecede a elaboração da tabela de temporalidade. Logo, a classificação de uma série documental deve ser realizada antes de sua avaliação. Para isso, Schellemberg apresenta dois métodos de classificação adequados para documentos arquivísticos, são eles: o Método de Classificação Funcional e o Estrutural. Este de fato depende do conhecimento da estrutura administrativa da instituição, aquele - por outro lado - somente das funções, subfunções e atividades do organismo produtor, ou seja, DISPENSA o conhecimento da estrutura.

Além disso, em diversas questões vemos que a banca considera o Método Funcional como O IDEAL (seguindo a linha de preferência de Schellemberg).

Portanto, na minha opinião, a afirmativa só pode estar CORRETA. 

Resposta correta: E) Errado

O conhecimento da estrutura administrativa da instituição é essencial na atividade de avaliação. A avaliação é o processo pelo qual determinamos o valor dos documentos e decidimos quanto tempo eles devem ser retidos no arquivo e se serão transferidos para um arquivo permanente ou descartados após cumprir seu propósito administrativo.

Para realizar uma avaliação efetiva, é necessário entender a estrutura e as funções da instituição, uma vez que essas informações fornecem o contexto no qual os documentos foram criados e são usados. Por exemplo, um documento que é fundamental para uma determinada função administrativa pode não ter relevância em outro departamento ou contexto. Portanto, ao entender a estrutura administrativa, o arquivista pode tomar decisões informadas sobre a importância, o valor e a retenção de um documento.

E se a resposta fosse Correto?:

C) Certo - Se esta opção fosse a correta, implicaria que a estrutura administrativa da instituição não é relevante para a avaliação de documentos. Isso seria um erro fundamental, pois, sem esse conhecimento, o arquivista não teria o contexto necessário para determinar o valor e a importância de um documento.

Comentário adicional:

No campo da Arquivologia, a avaliação é uma das funções mais críticas, pois determina a longevidade e o destino dos documentos. De acordo com Schellenberg, os documentos têm valores primário e secundário. O valor primário está relacionado à utilidade administrativa imediata do documento para a instituição. O valor secundário refere-se ao potencial de pesquisa ou valor histórico do documento.

O entendimento da estrutura administrativa é fundamental para determinar o valor primário. Sem isso, não podemos avaliar adequadamente a relevância administrativa imediata de um documento. A estrutura administrativa fornece uma visão sobre os processos, responsabilidades e fluxos de trabalho da instituição, que são essenciais para avaliar o valor e a importância dos documentos.

A pegadinha da banca aqui pode estar na forma assertiva da afirmação, levando o candidato a questionar se realmente precisa conhecer cada detalhe da estrutura administrativa. No entanto, no contexto da avaliação, o conhecimento da estrutura administrativa é, de fato, indispensável.

Alternativa correta: E - Errado.

A avaliação de documentos é uma das funções arquivísticas mais importantes e refere-se ao processo pelo qual é determinada a destinação final dos documentos, isto é, se serão eliminados ou se terão sua conservação permanente. Para realizar essa tarefa com eficácia, é imprescindível ter um profundo conhecimento da estrutura administrativa da instituição, pois é essa estrutura que define a produção documental, seu contexto e sua relevância para os processos internos.

O conhecimento sobre a estrutura administrativa e as funções de cada unidade dentro da instituição permite ao arquivista entender como, por quê e para quê os documentos foram criados, o que é vital para decidir sobre a sua guarda ou descarte. A avaliação está intimamente ligada ao valor primário (utilidade do documento para a instituição que o produziu) e ao valor secundário (utilidade do documento para outros propósitos, como pesquisa histórica).

Portanto, a afirmação de que o conhecimento da estrutura administrativa da instituição é dispensável na atividade de avaliação é errada, pois este conhecimento é fundamental para aplicar os critérios de avaliação de forma coerente e eficiente. A avaliação sem esse entendimento poderia levar à perda de documentos importantes ou à manutenção de documentos sem valor, afetando a gestão documental e a memória institucional.