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A ata é instrumento em que se relata o que se passou numa reunião, assembléia ou convenção. Há os seguintes tipos de ata: a ordinária e a extraordinária.

A ata ordinária é a que resulta de reuniões estabelecidas em estatutos, ou convocadas com regularidade. A extraordinária ocorre fora das datas costumeiramente previstas.

A ata deve ser assinada por todos os participantes da reunião e em alguns casos (conforme o estatuto), pelo Presidente, Secretário e Tesoureiro (reconhecidas por autenticidade), sempre. Para sua lavratura, devem ser observadas as seguintes normas:

1- Lavrar a ata em livro próprio ou em folhas soltas. Deve ser lavrada de tal modo que impossibilite a introdução de modificações. DEVE SER TEXTO CORRIDO, SEM ESPAÇAMENTOS. 

2- Sintetizar de maneira clara e precisa as ocorrências verificadas. 

3- Na ata do dia, são consignadas as retificações feitas à anterior. 

4- O texto será digitado ou manuscrito, mas sem rasuras. 

5- O texto será compacto, sem parágrafos ou com parágrafos numerados, mas não se fará uso de alíneas. 

6- Se manuscrito, nos casos de erros constatados no momento de redigi-la, emprega-se a partícula corretiva “digo”. 

7- Quando o erro for notado após a redação de toda a ata, recorre-se à expressão: “em tempo”, que é colocada após todo o escrito, seguindo-se então o texto emendado: Em tempo: na linha onde se lê “bata”, leia-se “pata”. 

8- Os números são grafados por extenso. 

9- Quando ocorrem emendas à ata ou alguma contestação oportuna, a ata só será assinada após aprovadas às correções. 

10- A ata é redigida por um secretário efetivo. No caso de sua ausência, nomeia-se outro secretário (ad hoc) designado para essa ocasião.

Devem constar de uma ata:

- dia, mês e hora da reunião (por extenso)

- local da reunião (definir se ordinária ou extraordinária)

- pessoas presentes

- declaração do presidente e secretário

- ordem do dia

- fecho

- assinaturas de presidente, secretário e participantes.

Devem ser apresentadas 2 vias originais da ata, acompanhadas de requerimento para registro, assinado pelo Presidente/Diretor da pessoa jurídica, com firma reconhecida por verdadeiro (art. 592, CNCGJ/SC).

Existindo mais de 01 folha da Ata, estas devem ser rubricadas pelos participantes da reunião.

https://www.registronavegantes.com.br/index.php?pG=X19wYWdpbmFz&idPagina=94

Complementando... A diferença entre Ata e Portaria.

Ata é um registro escrito sobre todos os acontecimentos e assuntos debatidos durante uma reunião ou outro tipo de assembleia.

Portaria: é um documento de ato administrativo de qualquer autoridade pública, que contém instruções acerca da aplicação de leis ou regulamentos, recomendações de caráter geral, normas de execução de serviço, nomeações, demissões, punições, ou qualquer outra determinação da sua competência.

Fonte: Significados e https://legislacao.ufsc.br/conceitos/

Gab. D