A partir da década de 1990, os documentos eletrônicos foram...

Vamos analisar a questão e entender as razões pelas quais a alternativa E - existência de código de classificação e tabela de temporalidade é a correta.

Alternativa correta:

A alternativa E menciona a existência de código de classificação e tabela de temporalidade. Esses elementos são fundamentais na gestão de documentos eletrônicos, pois permitem um controle eficaz sobre a criação, o uso, a manutenção e a destinação final dos documentos. O código de classificação organiza os documentos de acordo com suas funções e atividades, enquanto a tabela de temporalidade define os prazos legais e administrativos para a retenção e a eliminação desses documentos. Esses aspectos são essenciais para a gestão arquivística eficiente de documentos eletrônicos e refletem a implementação de políticas e procedimentos que garantem a integridade, acessibilidade e preservação dos documentos ao longo do tempo.

Análise das alternativas incorretas:

A - arquivistas não devem interferir no gerenciamento

Essa alternativa está incorreta porque arquivistas têm um papel crucial no gerenciamento de documentos. Eles são responsáveis por garantir a organização, preservação e acesso aos documentos, aplicando princípios e técnicas de arquivologia para assegurar a eficiência da gestão documental.

B - inexistência de política arquivística

Essa alternativa também está incorreta. A inexistência de uma política arquivística resultaria na falta de diretrizes claras para a gestão de documentos, o que poderia levar à desorganização e à perda de informações importantes. A existência de políticas arquivísticas é essencial para uma gestão documental eficaz.

C - os documentos eletrônicos não são avaliados

Mais uma alternativa incorreta, pois avaliar documentos eletrônicos é uma parte vital do processo de gestão. A avaliação permite identificar o valor administrativo, legal, fiscal e histórico dos documentos, determinando quais devem ser preservados e quais podem ser descartados.

D - não é necessária a classificação

Esta é incorreta porque a classificação é fundamental para a organização dos documentos. A classificação facilita o acesso às informações e garante que os documentos sejam arquivados de maneira lógica e sistemática, permitindo sua recuperação eficiente.

Gostou do comentário? Deixe sua avaliação aqui embaixo!

• Document Management – DM (Gerenciamento de documentos)

É a tecnologia que permite gerenciar a produção, revisão, aprovação e eliminação de documentos eletrônicos. O setor de protocolo se beneficiou bastante com ela.

Documentos Eletrônicos – são aqueles elaborados por meio de um computador, sendo seu autor identificável por meio de um código, chave e outros procedimentos técnicos, e conservados, grande parte deles, em memórias eletrônicas de massa.

Vantagens dos documentos digitais:

• economia de espaço físico;

• ganho de produtividade;

• facilidade de acesso aos estoques.

Desvantagens dos documentos digitais:

• os documentos processados por computador podem ser manipulados com facilidade, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à intervenção humana e à obsolescência tecnológica.

Os metadados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e uso dos documentos digitais.

Os dados descrevem como a informação foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados) e identificam o documento (autor, data, assunto, hora transmissão etc.).

Fonte: Arquivologia para Concursos – Renato Valentini