De acordo com as normas e a elaboração das correspondências...

Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o intuito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício.

São partes dos documentos oficiais no padrão ofício: tipo e número do expediente (seguida da sigla do órgão que o expede), local e data, assunto, destinatário, texto, fecho, assinatura e identificação do signatário.

Aviso e Ofício são modalidades de comunicação oficial. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.

Na identificação do signatário, para evitar equívocos, é recomendado não deixar a assinatura em página isolada do expediente.

Para as correspondências oficiais é estabelecido o emprego de dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: Respeitosamente, (para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior) e Atenciosamente, (para autoridades superiores).