Prefeituras e outros órgãos da administração pública tipica...

Vamos analisar a questão apresentada, que aborda as atividades características de um setor de protocolo na administração pública.

A alternativa correta é a C - Recepção, classificação, registro e distribuição de documentos.

O setor de protocolo é essencial na gestão documental de órgãos públicos. Ele é responsável por atividades que garantem a correta tramitação dos documentos oficiais. Vamos detalhar essas funções para compreender melhor:

Recepção: Consiste em receber todos os documentos que chegam ao órgão, sejam eles físicos ou digitais.

Classificação: Envolve a categorização dos documentos conforme critérios preestabelecidos, facilitando a organização e o acesso posterior.

Registro: Trata-se da anotação ou inserção das informações dos documentos em um sistema, garantindo que todos os documentos tenham um histórico de entrada.

Distribuição: Após a recepção e registro, os documentos são direcionados aos setores ou pessoas responsáveis, assegurando que cheguem ao destino correto.

Agora vamos justificar as alternativas incorretas:

A - Organização de eventos, distribuição de convites e documentos: Embora a distribuição de documentos seja uma função do protocolo, a organização de eventos e a distribuição de convites não são atividades típicas deste setor.

B - Organização, condução e pagamento de cerimoniais de eventos: Estas atividades são geralmente atribuições de setores de eventos ou cerimonial, não do protocolo.

D - Organização de eventos, negociação e pagamento de fornecedores: Novamente, essas são tarefas relacionadas a departamentos de eventos ou compras, não ao protocolo.

E - Programação financeira, controle de despesas financeiras e controle de estoques: Estas são atividades típicas do setor financeiro ou de almoxarifado, não do setor de protocolo.

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Conceitos de arquivologia.

Protocolo

LETRA C

Recepção, classificação, registro e distribuição de documentos.

LETRA C CORRETA

O protocolo realiza as seguintes atividades:

– Recebimento – Registro – Autuação – Classificação – Expedição/Distribuição – Controle/Movimentação

RECEBIMENTO

É a etapa que consiste em receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados.

REGISTRO

É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado.

AUTUAÇÃO

É o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos.

CLASSIFICAÇÃO

Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.

EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO

É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Distribuição é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro do próprio órgão. Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública.

CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO)

É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo)