Gestão de arquivos ou Gestão Documental, é um conjunto de a...

Olá aluno! Vamos entender melhor a questão e as alternativas para que você esteja bem preparado para o concurso.

A alternativa correta é a A - I e II, apenas.

Primeiro, é importante entender o tema central: a Gestão Documental. Trata-se do conjunto de atividades que envolvem toda a trajetória de um documento, desde a sua criação até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Analisando as afirmações:

I. A melhor forma de arquivar e recuperar documentos é por assunto.

Esta afirmação está correta. Arquivar documentos por assunto é uma prática comum que facilita a organização e a recuperação das informações. No entanto, vale ressaltar que a melhor forma de arquivamento pode variar conforme a necessidade específica da organização.

II. A eliminação de documentos é legal.

Correto. A eliminação de documentos é permitida, desde que siga as normativas legais e administrativas vigentes. Existem critérios específicos que definem quais documentos podem ser eliminados e quais devem ser preservados.

III. Um número maior de pessoas e materiais serão utilizados para manter as informações organizadas e preservadas.

Esta é uma afirmação incorreta. Na verdade, a boa gestão documental visa exatamente o contrário: otimizar recursos humanos e materiais, tornando o processo mais eficiente e econômico.

IV. A administração pública não necessita de uma política de arquivos.

Incorreto. A administração pública deve possuir uma política de arquivos bem definida para garantir a transparência, a acessibilidade e a conservação dos documentos públicos, conforme determina a legislação.

V. A função do arquivo é manter a documentação fora do alcance da população.

Está errado. A função dos arquivos, especialmente os públicos, é garantir o acesso à informação, respeitando os princípios de transparência e democratização do conhecimento. Apenas informações sigilosas ou restritas têm acesso limitado.

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III - ERRADA - Uma das razões da existência da Gestão  Documental é  evitar repetição completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos;
IV - ERRADA - É dever do Poder Pùblico a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991.

V - ERRADA - Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindíel à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Gabarito: letra A

O item I também se mostrou meio confuso mas lendo sobre os métodos de arquivamento pude entender que o Alfabético é o mais simples e o mais usado.

O que a banca quis foi saber qual era o método com um melhor desempenho e creio que trata-se do método ideográfico que diz que:

é a classificação por assuntos é a atividade inicial do processo de gestão documental, perpassando todas as suas etapas, desde a produção, o recebimento, a tramitação e a expedição de documentos, até seu arquivamento e a recuperação da informção.

Neste códio os assuntos são distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Os assuntos recebem códios numéricos que refletem a hierarquia funcional do órgão, por subclasses, grupos e subgrupos.

AFL