Quando os códigos de identificação das unidades de arquivam...

Vamos entender melhor o tema da questão e justificar as alternativas correta e incorretas.

Alternativa Correta: E - tabela de equivalência

Quando uma instituição arquivística substitui os códigos de identificação das unidades de arquivamento por outros, é necessário criar uma tabela de equivalência. Este documento faz a correlação entre os códigos antigos e os novos, garantindo que a informação armazenada possa ser localizada e identificada de maneira correta mesmo após a mudança. A tabela de equivalência é essencial para manter a integridade e a acessibilidade dos documentos durante e após a transição dos códigos.

Agora, vamos analisar as alternativas incorretas:

A - guia-fora

O guia-fora é um instrumento utilizado para indicar a retirada temporária de um documento de seu local de arquivamento. Ele não está relacionado à substituição de códigos de identificação, mas sim ao controle de empréstimo e devolução de documentos.

B - quadro de arranjo

O quadro de arranjo é uma representação esquemática da estrutura de um arquivo, mostrando como os documentos estão organizados dentro de uma instituição. Não tem relação direta com a substituição de códigos de identificação das unidades de arquivamento.

C - livro de tombo

O livro de tombo é um registro utilizado principalmente em bibliotecas e museus para catalogar e registrar a entrada de novos itens em suas coleções. Ele não é utilizado para registrar a alteração de códigos de identificação em um arquivo.

D - plano de armazenamento

O plano de armazenamento refere-se às estratégias e métodos utilizados para armazenar documentos de forma segura e organizada. Embora importante, este conceito não aborda a substituição de códigos de identificação das unidades de arquivamento.

Espero que esta explicação tenha ajudado a esclarecer a questão e os conceitos envolvidos. Gostou do comentário? Deixe sua avaliação aqui embaixo!

Resposta: E) tabela de equivalência

Vamos analisar cada uma das alternativas apresentadas para entender melhor e deduzir a resposta correta:

A) guia-fora: "guia-fora" refere-se ao indicador que é colocado temporariamente no lugar de uma unidade de arquivo ou item documental que foi retirado para consulta ou outra finalidade. O "guia-fora" serve como um lembrete ou indicador temporário para mostrar que um item ou documento foi retirado. Não é utilizado para mapear a mudança de códigos de identificação de documentos.

B) quadro de arranjo: É um instrumento que apresenta a estrutura de um fundo arquivístico, representando a organização dos documentos no arquivo. Embora importante, não é utilizado especificamente para substituir códigos de identificação de unidades de arquivamento.

C) livro de tombo: É um registro oficial, tradicionalmente usado em bibliotecas e arquivos, onde são inscritos, em ordem cronológica, os documentos, livros ou itens de valor. Embora seja um instrumento relevante, não é utilizado para o propósito mencionado na questão.

D) plano de armazenamento: Trata-se de um planejamento que detalha como os documentos serão armazenados, incluindo aspectos físicos e condições ambientais. Não é relacionado à substituição de códigos de identificação.

E) tabela de equivalência: Quando há uma mudança nos códigos de identificação de documentos ou itens em um sistema (seja por reorganização, migração de sistema ou outra razão), é necessário ter um meio de correlacionar os códigos antigos com os novos. A tabela de equivalência faz exatamente isso: estabelece uma correspondência entre os códigos antigos e os novos, garantindo que a informação sobre a localização original e a atual de um documento esteja clara e acessível.

Portanto, a alternativa E) tabela de equivalência é a correta para a questão, pois ela serve para mapear os códigos antigos e os novos códigos de identificação quando há uma mudança no sistema de codificação.