A gestão eficaz de documentos inclui a preservação e o acess...

Vamos entender a questão de forma clara e objetiva!

Tema central: A questão aborda a gestão eficaz de documentos que inclui garantir a preservação e o acesso adequado às informações dentro de uma organização. Para resolver essa questão, é necessário compreender as boas práticas na administração de arquivos, como sistemas de classificação, controle de acesso e políticas de descarte de documentos.

Alternativa correta: A - Apenas I.

Justificativa:

I. Utilizar um sistema de classificação e indexação padronizado, facilitando a recuperação de informações. - Correta. Essa é uma prática fundamental na gestão de documentos. Um sistema padronizado de classificação e indexação ajuda a organizar os documentos de forma sistemática, permitindo que sejam localizados e acessados rapidamente quando necessário.

II. Permitir acesso irrestrito a todos os documentos para todos os funcionários da organização. - Incorreta. O acesso irrestrito a todos os documentos pode comprometer a segurança da informação. É essencial que o acesso seja controlado e restrito apenas a pessoas autorizadas, conforme a necessidade e as políticas de segurança da organização.

III. Descartar documentos antigos após um ano de armazenamento, independentemente de sua relevância. - Incorreta. O descarte de documentos deve ser realizado de acordo com políticas de retenção específicas que considerem a relevância e o valor legal, administrativo e histórico dos documentos. Descartar documentos automaticamente após um ano, sem avaliação, pode levar à perda de informações valiosas.

Portanto, a única prática adequada para garantir a preservação e o acesso adequado é a mencionada na alternativa I.

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