Sobre os documentos vigentes que são consultados com frequê...

Alternativa correta: D - Fase corrente

Os documentos possuem um ciclo de vida bem definido, conhecido como ciclo vital dos documentos. Este ciclo é composto por três fases: corrente, intermediária e permanente. Entender essas fases é crucial para a gestão de documentos em qualquer instituição. Vamos explorar cada uma delas e justificar a alternativa correta da questão.

Os documentos em fase corrente são aqueles que estão em uso ativo e são frequentemente consultados. Esta é a fase inicial do ciclo de vida dos documentos, onde eles são necessários para a realização das atividades administrativas diárias. Como a questão menciona "documentos vigentes que são consultados com frequência", podemos afirmar que eles se encontram na fase corrente. Portanto, a alternativa correta é a D - Fase corrente.

Vamos agora analisar as alternativas incorretas:

A - Fase permanente: Os documentos na fase permanente são aqueles que, após serem avaliados, são considerados de valor histórico, legal ou administrativo contínuo e, por isso, devem ser preservados indefinidamente. Eles não são mais consultados com frequência para as atividades diárias da instituição. Portanto, essa alternativa está incorreta.

B - Fase setoriais: Esta alternativa está incorreta porque as fases do ciclo vital dos documentos não incluem uma "fase setorial". Este termo pode se referir a uma organização interna dos documentos em setores, mas não é uma fase do ciclo vital.

C - Fase intermediário: Na fase intermediária, os documentos não são mais consultados com a mesma frequência que na fase corrente, mas ainda não podem ser descartados porque podem ser necessários eventualmente. Eles são mantidos em arquivos intermediários ou centrais. Portanto, também não é a fase correta indicada na questão.

Gostou do comentário? Deixe sua avaliação aqui embaixo!

• Alternativa D, Arquivo corrente: documentos relacionados aos objetivos imediatos de sua produção ou recepção. São aqueles utilizados com frequência pelos órgãos produtores, assim como sua consulta. Nos arquivos correntes, é necessário estabelecer um código de classificação de documentos, classificando o que for produzido ou recebido pelo órgão ao longo de suas atividades. É importante frisar que todo documento é criado na fase corrente.

fase corrente

fase corrente

Gab: D

a.      Quanto aos Estágios de Evolução

Correntes (1 idade) –  Constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram, ou em dependências próximas de fácil acesso. Prazo guarda definido

--> as atividades dos arquivos correntes são protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo/consulta e destinação

Intermediários (2 idade) – São aqueles que não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente; Não fica próximo dos usuários - locais afastados da instituição, em áreas de baixo custo, buscando um espaço mais barato para o grande volume de documentos acumulado nesta idade. Prazo guarda definido

* O arquivo intermediário é composto de documentos com valor primário decrescente, podendo, assim, ficar mais distante do usuário direto.

Permanentes (3 idade) – documentos que já prescreveram e perderam todo seu valor de natureza primária, administrativa. São guardados em virtude do valor secundário, histórico.

Esses são os arquivos propriamente ditos.

Classificam-se em quatro grupos distintos suas atividades:

1. Arranjo – reunião e ordenação adequada dos documentos; ordenar os documentos em fundos, as séries dentro dos fundos, e, se for conveniente, os itens documentais dentro das séries

2. Descrição e publicação – acesso aos documentos para consulta e divulgação do acervo;

3. Conservação – medidas de proteção aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda, visando impedir sua destruição;

4. Referência – política de acesso e uso dos documentos”.

O ciclo vital dos documentos é composto de três fases: arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente. 

a) Errada. No arquivo permanente só chegam documentos que cumpriram as funções pelas quais foram criados, ou seja, possuíam valor primário e que, necessariamente, ganharam um novo valor para a instituição, que é o valor secundário, composto por valores históricos/culturais/probatórios e informativos.

b) Errada. Fases setoriais não é um termo técnico arquivístico.

c) Errada. Já o arquivo intermediário é um espaço, não necessariamente na sede da instituição, composto por documentos que já cumpriram as funções pelas quais foram criados (valor primário), mas que podem ser solicitados pelo arquivo corrente, caso seja necessário. Nesse espaço, os documentos aguardam a sua destinação final - que pode ser a eliminação ou guarda permanente, além de estarem disponíveis para uso do arquivo corrente sem que sejam da responsabilidade do arquivo corrente. Repare que aqui ainda temos o valor primário dos documentos agindo, mas esse valor primário está em decadência.

d) Certa. O arquivo corrente, de forma prática, é a sua mesa de trabalho, o armário que fica ao seu lado ou o seu setor de trabalho. Ele é composto por documentos que estão sendo utilizados frequentemente para dar prosseguimentos às demandas, como afirma o enunciado da questão. Esses documentos possuem valor primário, ou seja, valor administrativo, fiscal ou legal. Isso quer dizer que eles estão cumprindo as funções pelas quais foram criados e, por isso, possuem um valor primário elevado.

Gabarito do Professor: D