A tramitação de documentos em órgãos públicos municipais é u...

Alternativa correta: C - classificação

Vamos entender melhor a questão:

A tramitação de documentos em órgãos públicos, como prefeituras, envolve várias etapas para garantir que os documentos sejam gerenciados de forma eficiente. Entre essas etapas, a classificação é crucial para identificar, analisar e organizar esses documentos de acordo com um plano previamente estabelecido.

Agora, vamos justificar a escolha da alternativa correta e a incorreção das demais:

C - Classificação: A classificação é o processo de identificar e categorizar os documentos com base em um plano de classificação previamente estabelecido. Este plano organiza os documentos por temas, funções ou atividades, facilitando assim o acesso e a recuperação da informação. No contexto da questão, a classificação é a etapa que envolve a análise e identificação prévia dos documentos.

Vamos entender por que as outras alternativas estão incorretas:

A - Autuação: A autuação é o ato de reunir documentos em um processo, numerando e ordenando-os de maneira formal. Embora seja uma etapa importante, não é a fase de identificação e análise anterior mencionada na questão.

B - Distribuição: A distribuição refere-se ao envio de documentos aos seus destinatários ou setores apropriados. Esta etapa ocorre após a classificação e não envolve a análise prévia dos documentos.

D - Recebimento: O recebimento é a etapa inicial em que os documentos chegam ao órgão ou setor. Nesta fase, os documentos ainda não foram identificados ou analisados, apenas registrados como recebidos.

E - Movimentação: A movimentação é o movimento físico ou eletrônico dos documentos entre setores ou sistemas. Assim como a distribuição, ocorre após a etapa de classificação e não envolve a análise inicial dos documentos.

Compreender essas etapas é fundamental para gerenciar eficientemente os documentos em órgãos públicos e garantir que a informação esteja acessível e organizada.

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RESPOSTA C

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dificil é interpretar essa parte: processo de protocolar documentos atende a algumas etapas, sendo uma delas a identificação e análise anterior do documento para atendimento a um plano.

Classificação: etapa em que o protocolo efetua a análise do documento afim de identificar o seu assunto, classificando-o de acordo com o plano de classificação da instituição.

Fonte: Arquivologia Facilitada. 

A classificação segue as seguintes operações:

1. Estudo = Leitura do documento / Verificação do assunto

2. Codificação = Atribuição do código correspondente ao assunto

Atividades do protocolo

1- Recebimento: receber o doc. e efetuar a separação em duas categorias: Oficial e Particular

2- Registro: registro do doc. em formulários ou em sistemas eletrônicos

3- Autuação: criação do processo (número do processo)

4- Classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos

5- Movimentação (expedição e distribuição): entrega do doc. aos respectivos destinatários. Distribuição: remessa de doc. aos setores de trabalho. Expedição: é a remessa externa desses documentos.

6- Controle de tramitação: registrar a localização do doc. dentro da instituição