A finalidade do arquivo é

Alternativa correta: C - servir à administração.

Ao abordar a finalidade dos arquivos, a questão está explorando uma das noções fundamentais da Arquivologia, que é o entendimento do papel e dos objetivos dos arquivos dentro de uma organização. Essa compreensão é essencial para a correta gestão documental e para a política de preservação de documentos de uma entidade, seja ela pública ou privada.

Os arquivos têm como função principal o apoio às atividades de uma administração, fornecendo informações necessárias para a tomada de decisões, gestão organizacional e suporte legal. Eles são criados e mantidos por pessoas físicas e jurídicas, públicas e privadas, em decorrência de suas atividades. Portanto, a alternativa C está correta porque reflete essa finalidade primordial dos arquivos, que é servir à administração, auxiliando no processo decisório, na eficiência operacional e no cumprimento de obrigações legais e regulatórias.

É importante ressaltar que, embora os arquivos possam ter valor cultural e histórico, e alguns documentos possam ser selecionados para a preservação permanente em função de seu valor secundário, esses não são os propósitos principais de um arquivo. Esses aspectos são considerados mais adiante, no ciclo de vida dos documentos, especialmente quando falamos em arquivos permanentes. A função primária é sempre relacionada à necessidade imediata da organização de documentar suas atividades e decisões.

As demais alternativas mencionam aspectos secundários ou incorretos relacionados a arquivos. Documentos não são produzidos pelo arquivo (alternativa A), mas por diferentes setores da administração. Arquivos não têm como função principal adquirir documentos para preservação histórica (alternativa B), embora essa possa ser uma função de arquivos históricos ou instituições de memória. Arquivos não são coleções de objetos (alternativa D), mas sim conjuntos de documentos. Por fim, avaliar documentos por questões de conveniência (alternativa E) é uma atividade que faz parte da gestão de documentos, mas não é a finalidade dos arquivos em si.

 Servir à administração: Fornecem informações e documentos necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a documentação da empresa, possibilitam o controle da produção de documentos e colocam à disposição dos usuários documentos que fornecem informações de caráter probatório ou simplesmente informativo.

Com o decorrer do tempo servem de base do conhecimento da história.

Conforme Elvis Correia Miranda, podemos destacar como finalidade do arquivo:

• a guarda de documentos que circulam na instituição, utilizando para isso, técnicas que permitam o arquivamento ordenado e eficiente;
• a garantia de preservação de documentos, por meio de formas adequadas de acondicionamento, considerando temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificá-los;
• o atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma  a atender rapidamente a demanda pelas informações ali depositadas.

Além dessas funções principais, podemos destacar outras, de relativa importância, como a expedição de correspondência, criação dos modelos para documentos e criação de normas de gestão documental da instituição.

Finalidade do Arquivo

- Servir à Administração;

- Servir de base para o conhecimento da história;

Função do Arquivo

- Disponibilizar o acesso à informação;