São objetivos da fase de avaliação de documentos: I. Garant...

Alternativa correta: A - Todas as opções acima.

A questão aborda a fase de avaliação de documentos dentro da área de Arquivologia, mais especificamente na Gestão de Documentos. Esta fase é crucial porque envolve a tomada de decisões sobre o destino dos documentos, seja para fins de preservação, descarte ou transferência para outros estágios do ciclo documental.

Justificativa da alternativa correta:

A alternativa A é correta porque todas as opções (I, II, III e IV) enunciam objetivos legítimos da fase de avaliação de documentos. Vamos analisar cada uma:

• I. Garantir condições de conservação da documentação de valor permanente: Correto. A avaliação visa identificar documentos de valor permanente que devem ser preservados indefinidamente, garantindo sua conservação adequada.
• II. Aumentar o índice de recuperação da informação: Correto. A avaliação de documentos permite organizar e classificar adequadamente a documentação, facilitando a recuperação das informações quando necessário.
• III. Conquistar espaço físico: Correto. A eliminação de documentos sem valor permanente ou com prazos de guarda vencidos libera espaço físico nos arquivos.
• IV. Reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos: Correto. A avaliação permite eliminar documentos que não são mais necessários, reduzindo a quantidade de material armazenado e focando apenas no essencial.

Análise das alternativas incorretas:

B - I, II e III somente: Incorreto. A opção IV também é um objetivo válido da fase de avaliação de documentos.

C - I, II e IV somente: Incorreto. A opção III também é um objetivo válido da fase de avaliação de documentos.

D - Apenas as opções I e II: Incorreto. As opções III e IV também são objetivos válidos da fase de avaliação de documentos.

E - Nenhuma das opções acima: Incorreto. Todas as opções listadas são objetivos válidos da fase de avaliação de documentos.

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Gabarito A. 

3. Avaliação e destinação de documentos

3.1. Conceitos
A avaliação de um documento é feita através da análise e seleção do mesmo, com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação (cria-se uma tabela de temporalidade), contribuindo, assim, para a racionalização dos arquivos.
De acordo com o dicionário brasileiro de terminologia arquivística do Arquivo Nacional, seleção é a “separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade”.
A destinação é um conjunto de operações subsequentes à fase de avaliação, visando encaminhá-los à guarda temporária (transferência) ou permanente (recolhimento), à eliminação ou à microfilmagem.
Obs.: Plano de destinação – Segundo o Dicionário brasileiro de terminologia arquivística (publicação do Arquivo Nacional, 2005), plano de destinação é o “esquema no qual se fixa a destinação dos documentos”.

3.2. Objetivos
• reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;
• aumentar o índice de recuperação da informação;
• garantir condições de conservação da documentação de valor perma­nente;
• conquistar espaço físico;
• aproveitar melhor os recursos humanos e materiais.

Alguém poderia esclarecer o que seria esse "Conquistar espaço físico"?

Conquistar espaço físico seria separar documentos permanentes dos que não possuam valor permanente, sendo estes destinados ao descarte. Dessa forma, evita-se que acumulem documentos desnecessários, ganhando espaço físico.

As tarefas que compõem a gestão de documentos são : produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar.

Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD). Assim, o PATUA está dentro do PUD, ok? 

Conquistar espaço fisico = Destinação