O protocolo faz parte das rotinas relacionadas à gestão de  ...

A alternativa correta é Errado (E).

Na questão apresentada, estamos tratando das atividades de protocolo na gestão de documentos. O protocolo é uma das rotinas essenciais na gestão documental e envolve diversos processos, tais como o recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Distribuição de documentos é uma atividade específica do setor de protocolo, que tem a responsabilidade de garantir que os documentos cheguem aos seus destinatários de maneira eficiente e segura. Esta atividade é parte integrante do fluxo de trabalho da gestão documental, sendo executada por profissionais treinados para essa função.

A assertiva mencionada diz que a distribuição de documentos não é exercida de forma exclusiva pelo protocolo, pois se trata de tarefa de todos os setores da organização. Contudo, esta afirmação está incorreta.

Vamos entender os motivos:

1. Responsabilidade do Protocolo: A distribuição de documentos é, sim, uma tarefa específica e de responsabilidade do setor de protocolo. Este setor é responsável por receber os documentos, registrá-los, distribuir para os setores competentes, acompanhar a tramitação e, eventualmente, expedir os documentos quando necessário.

2. Especialização e Controle: A centralização dessas atividades no setor de protocolo permite maior controle, segurança e eficiência no manejo dos documentos. Se todos os setores fossem responsáveis por distribuir documentos, haveria um risco maior de perda, extravio e falta de padronização nos procedimentos.

3. Padrões e Normas: A gestão de documentos deve seguir padrões e normas específicas, como a Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) e o Manual de Gestão de Documentos. O setor de protocolo está preparado para seguir essas diretrizes, o que pode não ocorrer em outros setores da organização.

Portanto, a afirmação de que "a distribuição de documentos não é exercida de forma exclusiva pelo protocolo" está errada. Esta atividade é claramente uma das funções específicas do setor de protocolo, essencial para a gestão documental eficiente na organização.

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Errado. A distribuição de documentos, que é uma atividade de protocolo, não é exercida de forma exclusiva, pois se trata de tarefa de todos os setores da organização. Todo documento é registrado no setor de protocolo, independentemente de serem ostensivos, sigilosos ou particulares. A Distribuição/Expedição faz parte da atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Quando o destinatário é externo à instituição, a entrega é chamada de expedição. Quando o documento é entregue dentro do mesmo órgão, chamamos de distribuição.

A distribuição e redistribuição de documentos é a atividade de entregar o documento ou processo ao respectivo destinatário, desde que seja interno à instituição. Esta atividade é de responsabilidade exclusiva dos serviços de protocolo, ou seja, somente o protocolo pode entregar documentos a seus destinatários.