É possível afirmar que a segunda fase da gestão de documento...

A alternativa correta é a D.

A questão aborda a segunda fase da gestão de documentos, conhecida como utilização. A gestão de documentos é um processo essencial para o bom funcionamento de qualquer organização, pois garante que os documentos sejam devidamente geridos desde a sua criação até a sua destinação final. O entendimento claro dessas fases é fundamental para uma administração eficiente e responsável dos documentos.

A fase de utilização tem como foco o controle do fluxo dos documentos, de modo que eles possam cumprir sua função administrativa eficientemente. Durante esta fase, os documentos são acessados e utilizados para tomada de decisões, consultas e execução de atividades administrativas. Portanto, a alternativa D corretamente descreve o objetivo de controlar o fluxo dos documentos para garantir que eles sejam usados adequadamente em suas funções administrativas.

Vamos analisar por que as demais alternativas estão incorretas:

A - Fala sobre otimizar a produção de documentos, o que remete mais à fase inicial da gestão de documentos, envolvendo a criação e captura dos documentos, não sua utilização.

B - Menciona a determinação de quais documentos devem ser eliminados a curto, médio e longo prazo. Essa atividade está relacionada à fase de avaliação e destinação, não à fase de utilização.

C - Trata da decisão sobre a conservação de documentos como testemunho do passado, algo mais relacionado à arquivística e não diretamente à fase de utilização.

E - Foca na eliminação periódica de documentos que já cumpriram seus prazos de guarda. Esse processo é parte da fase de destinação, onde se decide o que será eliminado ou preservado permanentemente.

Espero que esta explicação tenha esclarecido suas dúvidas sobre a questão. Gostou do comentário? Deixe sua avaliação aqui embaixo!