A terceira fase da gestão de documentos − destinação − tem p...

A alternativa correta é a C - Analisar, selecionar e fixar prazos de guarda dos documentos.

A questão aborda um tópico essencial da gestão de documentos, que é a fase de destinação. Esta fase ocorre após a produção e utilização dos documentos, quando é necessário decidir o que será feito com eles a seguir. A destinação é crucial para garantir a eficiência na gestão documental, evitando o acúmulo de papéis desnecessários e assegurando que documentos importantes sejam preservados e acessíveis.

Justificando a alternativa correta (C): A destinação consiste em analisar e selecionar documentos para então definir os prazos de guarda, que determinam o tempo que os documentos devem ser mantidos antes de serem descartados ou arquivados permanentemente. Este processo é central para garantir que apenas documentos relevantes sejam preservados a longo prazo e que o espaço de armazenamento seja utilizado de maneira eficiente.

Analisando as alternativas incorretas:

A - Decidir quais documentos devem ser conservados como testemunho do passado: Embora esta atividade seja parte do processo de destinação, ela se refere mais especificamente à avaliação de documentos para fins históricos, que é apenas um aspecto da destinação.

B - Controlar o fluxo dos documentos para o cumprimento de sua função administrativa: Esta atividade está mais relacionada à fase de utilização dos documentos, garantindo que eles cumpram suas funções administrativas enquanto estão ativos.

D - Otimizar a produção dos documentos, evitando produzir aqueles que não sejam essenciais: Esta ação faz parte da fase inicial da gestão de documentos, onde o foco é na criação e captação de documentos de forma eficiente.

E - Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária: Esta é uma preocupação da fase de utilização, onde o objetivo é assegurar o acesso eficiente aos documentos.

É importante entender que cada fase da gestão documental tem suas próprias características e objetivos específicos, e a fase de destinação é particularmente crítica para a manutenção de um arquivo organizado e útil.

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GAB - C

O principal objetivo da destinação de documentos é avaliar criteriosamente quais devem ser preservados e quais devem ser eliminados.

Para facilitar, lembre-se do PUAD -> produção; utilização; avalição e destinação

Na fase de avalição há a análise do valor dos documentos no qual será criada a tabela de temporalidade, ou seja, prazos de guarda e a destinação final dos documentos.

1. Produção: O documento é criado.
2. Utilização: O documento é usado para fins práticos.
3. Avaliação: Decide se ele será guardado ou descartado.
4. Destinação: Ele é eliminado ou arquivado para sempre.