Considerando o disposto na OHSAS 18001:2007 e na ISO 9001:2...

A alternativa correta é a A: Os documentos obsoletos retidos por qualquer motivo devem ser adequadamente identificados para evitar seu uso indevido.

A questão aborda um aspecto fundamental das normas OHSAS 18001:2007 e ISO 9001:2008, que são focadas, respectivamente, em Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional e Sistemas de Gestão de Qualidade. Ambas enfatizam a importância de um bom controle de documentos e registros, garantindo que informações obsoletas não sejam usadas incorretamente.

Justificativa da Alternativa Correta (A): A OHSAS 18001:2007 e a ISO 9001:2008 requerem que os documentos obsoletos sejam claramente identificados para evitar que sejam utilizados de forma inadequada. Isso é crucial para manter a integridade do sistema de gestão, permitindo que apenas informações atualizadas sirvam de base para decisões e processos.

Análise das Alternativas Incorretas:

B: A exigência de que documentos estejam disponíveis em mídia impressa e digital não é um requisito específico das normas mencionadas. O foco está mais em garantir a acessibilidade e controle eficaz, independentemente do formato.

C: Embora a organização de documentos de maneira alfanumérica e cronológica possa facilitar sua localização, isso não é um requisito explícito das normas. O essencial é a capacidade de identificação e controle dos documentos.

D: Classificar documentos por nível de acesso (livre, sigiloso, confidencial) é uma prática de segurança da informação, mas não é um requisito direto das normas discutidas. O enfoque é mais sobre controle e identificação de obsolescência.

E: Armazenar registros em papel por 20 anos não é um requisito das normas OHSAS 18001:2007 e ISO 9001:2008. A retenção de documentos deve ser adequada às necessidades da organização e conforme requisitos legais e normativos aplicáveis.

Essas normas são projetadas para garantir a relevância e a eficácia dos sistemas de gestão, e o controle adequado de documentos é fundamental para esse objetivo.

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letra a)

4.4.5 Controlo dos documentos

Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da segurança e saúde do trabalho e pela presente Norma devem ser controlados. Os registos são um tipo específico de documentos e devem ser controlados de acordo com os requisitos constantes em 4.5.4.

A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para:

a) aprovar os documentos quanto à sua adequação antes da respectiva emissão;
b) rever e actualizar, conforme necessário, e reaprovar os documentos;
c) assegurar que são identificadas as alterações e o estado actual da revisão dos documentos;
d) assegurar que as versões relevantes dos documentos aplicáveis estão disponíveis nos locais de utilização;
e) assegurar que os documentos permanecem legíveis e facilmente identificáveis;
f) assegurar que os documentos de origem externa definidos pela organização como necessários ao planeamento e operação do sistema de gestão da segurança e saúde do trabalho são identificados e a sua distribuição controlada; e
g) prevenir a utilização involuntária de documentos obsoletos, e identificá-los devidamente caso estes sejam retidos por qualquer motivo.