Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos
por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e
intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – , além de um campo para
observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
A quantificação de acervos é um dado essencial para qualquer diagnóstico de arquivos. Para se traçar
uma política arquivística que envolva desde o controle da produção documental até o estabelecimento de
normas para transferência ou recolhimento, é absolutamente necessário o conhecimento do volume da
massa documental, objetivando o dimensionamento do espaço a ser reservado, quer nas dependências do
próprio arquivo, quer na criação de depósitos intermediários ou arquivos permanentes. Qual a unidade de
medida recomendada para quantificar a documentação escrita?
De acordo com a Lei nº 8159, de 8 de janeiro de 1991, “o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” é o conceito de: