Questões de Concurso

Ao(à) secretário(a) foi incumbida a missão de digitalizar documentos importantes, guardá-los em um CD e distribuir cópias para todo os gerentes da empresa. Utilizando a tecnologia da informação, a primeira etapa pode ser feita com um(a):

Etica é um conjunto de valores morais e principios que norteiam a conduta humana na sociedade. Serve para que haja um equilíbrio e bom funcionamento social, possibilitando que ninguém saia prejudicado. No ambiente de trabalho, a ética profissional é um conjunto de atitudes e valores positivos, sendo de fundamental importância para o pleno funcionamento das atividades da empresa e das relações de trabalho entre os funcionários. Entre as opções aseguir, podem ser consideradas atitudes éticas:
I. Exercer suas atribuições com rapidez, perfeição e rendimento, pondo fim ou procurando prioritariamente resolver situações procrastinatórias, principalmente diante de filas ou de qualquer outra espécie de atraso na prestação dos serviços pelo setor em que exerça suas atribuições, com o fim de evitar dano moral ao usuário. 
II. Ser probo, reto, leal e justo, demonstrando toda a integridade do seu caráter, escolhendo sempre, quando estiver diante de duas opções, a melhor e a mais vantajosa para o seu próprio interesse. 
III. Retardar as prestações de contas que não sejam urgentes. 
IV. Ter respeito à hierarquia, temendo representar contra qualquer comprometimento indevido da estrutura da empresa onde trabalha. 
V. Ceder a pressões de superiores hierárquicos, de contratantes, interessados e outros que visem a obter quaisquer favores, benesses ou vantagens. 
VI. Utilizar os avanços técnicos e científicos ao seu alcance ou do seu conhecimento para melhor atendimento ao cliente. 
VII. Não alterar ou deturpar o teor de documentos que deva ser encaminhado para providências.
Quantas afirmativas são verdadeiras?

A consulta a documentos em arquivos e fichários e a atualização de arquivos de correspondências e documentos são tarefas corriqueiras no setor do Auxiliar de Departamento. A que tipo de arquivo se referem as seguintes características: fase em que os documentos ainda têm valor administrativo, mas são pouco consultados; permite que os setores otimizem seu espaço, não há necessidade de serem conservados próximos aos setores; nesta fase, os documentos aguardam sua destinação final; também chamado de limbo ou purgatório?

A profissão de secretariado executivo, como modelo formalmente constituído, é relativamente recente. Analise os itens e marque C (CERTO) ou E (ERRADO).
(  ) o trabalho do(a) secretário(a) executivo(a) não gera resultados mensuráveis.
(  ) As tarefas e responsabilidades do(a) secretário(a) executivo(a) são as mesmas de um(a) recepcionista. 
(  ) Controlar a entrada e saída de visitantes e equipamentos é a tarefa principal e de maior responsabilidade de um(a) secretário(a) executivo(a). 
(  ) A organização e manutenção dos arquivos é, usualmente, uma das responsabilidades do(a) secretário(a) executivo(a).
Após o julgamento, pode-se afirmar que:

Ato do órgão competente que, após o exame da documentação, torna, em princípio, líquido e certo o direito do credor contra a Fazenda Pública. Implica no reconhecimento de um passivo no patrimônio. Essa descrição refere-se a que etapa da despesa orçamentária? 

Em relação à Consolidação das Normas para Procedimentos nos Conselhos de Odontologia aprovada pela Resolução nº 63/2005 e demais normas relativas ao Conselho Federal e Regional de Odontologia, é correto afirmar que:

A Consolidação das Leis do Trabalho possui algumas normas relativas às convenções coletivas de trabalho. Algumas dessas normas foram compiladas a seguir. No entanto, uma está em desacordo com a legislação vigente. Assinale-a.

Uma das vantagens apresentadas pelo método de arquivamento duplex é:

Executive Secretary     We are looking for a competent Executive Secretary to support high-ranking officials in our company. You will be the one to organize and maintain the executive’s schedule and assist them by performing a variety of administrative tasks.    Executive secretaries must be quick professionals with great time-management and multitasking abilities. It is with their diligence and competence in their work that executives can focus on their managerial responsibilities without worrying for other tasks.    The goal is to contribute to the efficiency of the overall business by ensuring all assigned administrative duties are carried on timely and efficiently.    Responsibilities    - Maintain executive’s agenda and assist in planning appointments, board meetings, conferences, etc; 
- Attend meetings and keep minutes; 
- Receive and screen phone calls and redirect them when appropriate; 
- Handle and prioritize all outgoing or incoming correspondence (e-mail, letters, packages etc.); 
- Make travel arrangements for executives;  Handle confidential documents ensuring they remain secure; 
- Prepare invoices or financial statements and provide assistance in bookkeeping; 
- Monitor office supplies and negotiate terms with suppliers to ensure the most cost-effective orders; 
- Maintain electronic and paper records ensuring information is organized and easily accessible; 
- Conduct research and prepare presentations or reports as assigned.    Requirements    - Proven experience as executive secretary or similar administrative role; 
- Proficient in MS Office and “back-office” software (e.g. ERP); 
- In depth knowledge of office management as well as technical vocabulary of relevant industry; 
- Familiarity with basic research methods and reporting techniques; 
- Excellent organizational and time-management skills; 
- Outstanding communication and negotiation abilities; 
- Integrity and confidentiality; 
- Degree in business administration or relative field.    (Adapted from: https://resources.workable.com/executivesecretary-job-description) 
From the text we can infer that:    I. The required professional will be responsible for    organizing the executive’s agenda. 
II. The person must have some knowledge on accountancy. 
III. The person must be graduated. 

Assinale a alternativa que corresponde à seguin definição: “operação que consiste em recuperar, selecion e exprimir as informações contidas nos documentos”.

Preste atenção às afirmações relativas a Lei de Falências.
I. As execuções de natureza fiscal são suspensas pelo deferimento da recuperação judicial, ressalvada a concessão de parcelamento nos termos do Código Tributário Nacional e da legislação ordinária específica.
II. A distribuição do pedido de falência ou de recuperação judicial previne a jurisdição para qualquer outro pedido de recuperação judicial ou de falência, relativo ao mesmo devedor. 
III. Em relação ao tempo de atividade, poderá requerer recuperação judicial o devedor que, no momento do pedido, exerça regularmente suas atividades há mais de 2 (dois) anos. 
IV. Dois dos diversos requisitos cumulativos que deve atender o devedor no momento em que requerer a recuperação são: o de nunca ter falido; e não ter, há menos de 2 (dois) anos, obtido concessão de recuperação judicial.
Estão corretos os incisos

Responde por perdas e danos aquele que pleitear de má-fé como autor, réu ou interveniente. Segundo o Código de Processo Civil, reputa-se litigante de má-fé aquele que age conforme as atitudes descritas a seguir, com exceção de uma. Qual?

O valor do documento é determinado em função de todas as suas possíveis finalidades e, também, do tempo de vigência dessas finalidades. Em relação ao seu valor, quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento, este é classificado como:

A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, de uso não corrente, ou seja, concentrar sob sua custódia, conservar e tornar acessíveis documentos não correntes, que possam tornar-se úteis para fins administrativos, pesquisas históricas e outros fins. São classificações de atividades do arquivo permanente, exceto:

A eliminação do documento não pode ser feita indiscriminadamente, nem deve basear-se simplesmente em datas ou períodos rígidos, ao fim dos quais se possa destruir tudo. Há que se proceder criteriosamente. Assinale a alternativa que contraria os critérios que regulam a eliminação de documentos.

Na operação de conservação dos documentos o processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica, sob pressão média de 7 a 8kg/cm e temperatura entre 145 a 155º C”, é denominada de:

A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda. Para a construção de um arquivo, o ideal é um local elevado, com o mínimo de umidade, em área isolada, com previsão de ampliação futura e precaução contra o fogo. O material a ser empregado, tanto quanto isso seja possível, deve ser não inflamável, utilizando-se pedra, ferro, concreto e vidro. A luz, o ar seco, a umidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inúmeras pragas, a médio e longo prazo, são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental. Assinale a alternativa que contraria a conservação do acervo documental.

O inventário descreve conjuntos documentais ou partes do fundo. As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente (inventário sumário) ou pormenorizados (inventário analítico). Eles podem ser publicados ou virtuais, podendo ser impressos no momento desejado, total ou parcialmente. O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos, exceto:

Na família dos instrumentos de pesquisa, aquele que é o mais abrangente e o mais “popular” e é destinado à orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo, cuja finalidade é informar sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo, é denominado de:

Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos, pertencentes a um ou mais fundos e descritos de forma sumária ou pormenorizada. Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares específicos existentes em um ou mais fundos. Trata-se do(a):