Questões de Concurso Comentadas para secretário executivo

De acordo com Nonato (2009), “o profissional de secretariado executivo vem, particularmente, demonstrando novas significações sobre o uso e a abordagem da gestão informacional”, analise as afirmativas a seguir.

I. Aciência secretarial deixou de ser vista sob a ótica das “funções” complementares e burocráticas.

II. A ciência secretarial passou a ser considerada como integrante do ramo das ciências estratégicas, que são decisivas na qualidade do trabalho organizacional.

III. Os profissionais de secretariado vêm se deparando, em seus locais de trabalho, com as questões do que é informação e como abordar a gestão de seus recursos no trabalho de assessoria organizacional.

IV. Os recursos da informação interferem na prática do profissional de secretariado, uma vez que lhe são exigidas novas e diversas competências.

V. Os recursos da informação passam a exigir do profissional do secretariado uma nova práxis: a atuação estratégica.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s):

Os secretários, indivíduos componentes da equipe, não têm um mundo só deles, incluem mais pessoas em seu rol de atividades, participam de um universo maior em que os resultados da missão relacionada a uma organização se tornam responsabilidade de todos.

Com relação a equipes autogerenciadas ou com autogestão, assinale a alternativa INCORRETA.

O processo de organização e gerenciamento da rotina de trabalho desenvolve-se, geralmente, a partir do PDCA (Plan, Do, Check, Action), o que possibilita o acompanhamento de 4 fases distintas do gerenciamento: planejamento, execução, controle e ação (MOREIRA 2006 apud PORTELA; SCHUMACHER, 2009).

Numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, associando as fases de gerenciamento às suas características.

COLUNA I

1. Planejar

2. Executar

3. Controlar

4. Agir

COLUNA II

( ) Permite a verificação constante dos resultados, comparando-os com as metas.

( ) Definem-se as metas para satisfazer mais as pessoas e os métodos para cumprir padrões de sistemas técnico de processos e procedimentos.

( ) Dá-se com disciplina e de acordo com os padrões.

( ) Atuação corretiva no processo para manter e melhorar os resultados.

Assinale a sequência CORRETA.

Quanto às comunicações oficiais:

I - deve-se usar "Atenciosamente” para autoridades de mesma hierarquia e “Respeitosamente” para autoridades de hierarquia superior;

II - possui como características a impessoalidade, clareza, concisão e padronização;

III - tem como principal objetivo a clareza e a pessoalidade dos assuntos pertinentes ao órgão emissor;

IV - a elaboração de documentos como ofícios e memorandos deve seguir uma padronização de forma a facilitar a comunicação;

V - deve-se utilizar a forma de tratamento adequada a cada autoridade para a qual se destina os documentos oficiais.

É CORRETO o que se afirma em:

Qual a relação entre Redação oficial, protocolo e arquivamento?

O Profissional de Secretariado se relaciona tanto com o público interno quanto com o externo. Frente às exigências do mercado globalizado, às atuais questões sobre a acessibilidade e inclusão, esse profissional precisa atentar para a busca de atualização e conhecimentos que vão além daqueles adquiridos em sala de aula e que contribuem para a excelência no atendimento. Cabe ao profissional, no que diz respeito à acessibilidade e inclusão:

I - quebrar paradigmas e abandonar o pensamento de que não existe espaço para as pessoas com deficiências. O profissional é a Instituição;

II - ser um profissional com participação ativa, um agente de transformação;

III - buscar conhecimentos para melhor atender essas necessidades;

IV - exigir da gerência providências quanto à contratação de pessoas especializadas que atendam essas demandas, já que isso não cabe ao profissional de secretariado;

V - delegar a um assistente a tarefa de atender os clientes com deficiências.

Quais estão CORRETAS:

O ciclo PDCA está vinculado aos fundamentos teóricos da Filosofia de Kaizen, cultura japonesa que preconiza a melhoria contínua, um dos princípios da administração da qualidade. Uma das finalidades do ciclo é:

Machado (2016), em seu livro, Secretariado Executivo para Concursos II, argumenta que atualmente os profissionais estão se reinventando e, para isso, uma das ferramentas para o desenvolvimento de pessoas e organizações é “a prática do coaching”. Qual seria o primeiro passo para o desenvolvimento dessa ferramenta?

Muitos são os fatores que desestimulam os funcionários de uma empresa a produzir com qualidade. É responsabilidade da gerência proporcionar um ambiente favorável que leve as pessoas a contribuir de maneira mais plena possível. Quanto à questão motivacional:

“O ambiente de trabalho vem se deteriorando muito nos últimos anos, independentemente do setor de atuação de uma empresa ou de sua posição no mercado. Os profissionais sofrem uma pressão enorme para produzir mais em menos tempo e com menos recursos, e os benefícios tradicionais do emprego em tempo integral estão reduzindo”. (KATTCHER, Por que as pessoas odeiam os seus chefes?, [tradução Marcello Lino], 2010).

A insatisfação no emprego é, sem dúvida, um problema para os funcionários e representa perdas financeiras para as empresas. Nesse sentido:

I - quando os funcionários sentem que a qualidade dos produtos e serviços de sua empresa é baixa, o orgulho corporativo começa a perder força, é essencial, nesse momento, uma reação apropriada da gerência;

II - as preocupações legítimas dos funcionários apontam para as diretrizes que direcionam para um caminho que deve ser a solução: investigar o problema, comunicar e demonstrar um compromisso com a qualidade, admitir que há um problema;

III - chefiar a equipe de forma justa e respeitosa, estimulando as pessoas a darem o melhor de si, trabalhando em harmonia;

IV - a reação da gerência deve ser pressionar ainda mais os funcionários para que produzam mais – mais rápido e a menor custo;

V - a gerência deve adotar um único estilo de gestão com seus subordinados.

Marque a alternative CORRETA:

A Gestão de eventos está relacionada a diversas áreas de trabalho: secretariado, marketing e a administrativa. Ela surge como forma de suprir uma necessidade importante das pessoas se reunirem para diversos fins, sejam eles lazer, conhecimento, entretenimento, encontros religiosos, profissionais. Diante do cenário competitivo, os eventos tomam significativa importância para as organizações porque:

Não é mais novidade ouvir falar em Marketing. Trata-se, como já se sabe, de uma atividade que tem essencialmente como objetivo a satisfação, com produtos e serviços, das necessidades e desejos dos consumidores, por meio do processo de troca e venda. A partir da década de 90, o maior destaque foi o reconhecimento da importância do relacionamento com o cliente, surgiu, então, o chamado Marketing de Relacionamento. As empresas buscam a personalização e o atendimento individualizado aos clientes. Busca-se incansavelmente a excelência no atendimento. Quanto a esse tema, marque a opção correta:

Gestão de escritório – compreende-se o termo gestão como um processo ou atividade dinâmica que consiste na tomada de decisões sobre objetivos e recursos humanos, materiais, finanças, entre outras coisas, com o foco em resultados. (MACHADO, Secretariado Executivo para Concursos, 2015). Um tipo de gestão indispensável à eficiência e eficácia das atividades de uma secretária executiva é a Gestão de escritório, isso porque:

“É incrível como, depois de tantas evoluções, o mundo não deixa um segundo sequer de migrar para um nível mais elevado de comunicação, informação, relacionamento e interatividade. É exatamente esse processo que o jornalista estadunidense Thomas Friedman definiu como “Globalização 3.0”

(BRITO, Secretariado Intercultural, 2015, p. 22).

Para Friedman, a globalização 3.0 possibilita a capacitação, empoderamento e impulso a indivíduos e pequenos grupos a se tornarem globais. Terceirizam-se serviços, negócios e relacionamentos; barreiras são quebradas à prestação de serviços, ofertas de produtos e troca de valor intelectual. Isso representa:

Há alguns anos, devido à percepção da existência, diária, da produção de grande massa de papéis tanto nas empresas privadas como nas instituições públicas, iniciaram-se estudos sobre o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Machado (2015, p. 59), em seu livro Secretariado Executivo para Concursos, esclarece que “Em termos gerais, podemos descrever o GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital”. Associado ao GED está o Workflow. Workflow é classificado em, considerando a as regras sequenciais de procedimentos:

Os documentos de uma Instituição devem ser bem guardados e preservados. Um bom arquivo possibilita a facilidade na recuperação de informações, para isso se faz imprescindível o conhecimento e definição de métodos de arquivamento eficazes e eficientes. Na administração pública federal há a recomendação de utilização do método por assunto, combinando-o com algum outro método auxiliar. Quanto a este método:

A cultura organizacional atual preconiza como uma de suas missões, com foco em resultados, o trabalho em equipe. A concepção de equipe pode ser concebida como uma estratégia capaz de melhorar a efetividade do trabalho e elevar o grau de satisfação do colaborador. No entanto, existem muitas distorções que dificultam o real objetivo desse trabalho, isso devido às diferentes percepções do que seja de fato uma equipe de trabalho. Dentre tais percepções deturpadas, a ideia de que:

As organizações, para se manterem vivas frente à concorrência, têm inúmeros desafios, dentre eles o de ter a consciência de que os clientes esperam seus produtos para “ontem”. O tempo, então, é o melhor aliado ou o pior inimigo. Quanto à Administração do tempo:

A Constituição Federal dispõe em seu Artigo 37: “A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)”. Isso significa que, para produzir qualquer documento de caráter oficial, deve-se observar a legalidade e a moralidade na emissão; evitando marcas pessoais, procurando tratar do assunto a que faz referência. Sempre ter em mente que são documentos de caráter e acesso público (exceto quando a lei preveja o contrário). A redação deve ser concisa, clara e com correção de conteúdo. Além disso, outras características são necessárias, como:

Etiqueta na internet – O avanço dos meios tecnológicos impacta muito na vida das pessoas e das empresas. Muitas são as vantagens desse avanço, como a facilidade na comunicação, o acesso rápido a produtos e serviços. No entanto, é preciso cautela, pois sem perceber se pode cometer gafes, criar situações desagradáveis e até mesmo infringir a lei. Para o profissional que trabalha com esse tipo de recurso de comunicação, é preciso cuidado com as palavras. Na internet também é preciso noção das regras de etiqueta, isso porque: