Os documentos de uma Instituição devem ser bem guardados e p...

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Q810504

Ano: 2016 Banca: IF-PA Órgão: IF-PA Prova: IF-PA - 2016 - IF-PA - Secretário Executivo |

Q810504 Secretariado

Os documentos de uma Instituição devem ser bem guardados e preservados. Um bom arquivo possibilita a facilidade na recuperação de informações, para isso se faz imprescindível o conhecimento e definição de métodos de arquivamento eficazes e eficientes. Na administração pública federal há a recomendação de utilização do método por assunto, combinando-o com algum outro método auxiliar. Quanto a este método:

é um método que se baseia no nome do remetente ou do órgão/unidade/empresa que expede o documento, organizado em ordem alfabética;

não é de fácil aplicação, pois depende de interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais. No entanto, é o mais aconselhado para instituições como a administração pública federal, já que há grandes massas documentais e variedades de assuntos. Toda instituição deve ter um Plano de Classificação de Assuntos;

é considerado um método direto, porque o acesso à informação é feito diretamente no documento, não sendo necessário recorrer a um índice auxiliar para localização;

é um método que exige um índice alfabético numérico;

neste método, a ordem principal de entrada é a data.

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