Questões de Concurso Para secretário executivo

O secretário executivo deve estabelecer com seu executivo um horário certo para despachar diariamente.

Uma boa administração do tempo exige que o profissional planeje seu dia, incluindo sempre um tempo para o inesperado. Depois que o secretário executivo planejar o seu dia, o importante é manter-se fiel ao plano e adiar as tarefas, mesmo aquelas importantes e urgentes.

O secretário executivo deve abster-se de qualquer comportamento que pressuponha infração ou descrédito e desempenhar o exercício da sua profissão com honra e dignidade.

Deve observar rigorosamente o princípio de confidencialidade nos fatos e notícias que conhecer por razões ligadas ao exercício da profissão.

O secretário executivo deve ser a verdadeira memória do seu superior, tanto dos compromissos internos como dos externos.

A gentileza é fundamental ao telefone, e quando se percebe que o interlocutor está zangado por alguma razão, é admissível adotar palavras no diminutivo para melhorar a comunicação.

Caso precise que o cliente aguarde enquanto você atende outra linha ou procura uma informação, utilize o viva-voz, para que o interlocutor compreenda que você está ocupada.

Ao atender uma ligação cujo assunto não é de sua competência, informe imediatamente o interlocutor e desligue o telefone de forma educada.

Ao atender uma ligação para o chefe, é correto primeiramente perguntar o nome da pessoa e posteriormente informar que o chefe está em reunião.

Se a ligação estiver com ruído ou interferência, é correto solicitar ao interlocutor para que ligue novamente.

organização e manutenção dos arquivos da secretaria; classificação e distribuição de correspondências; planejamento e redação. 

realização de conferências e palestras; ter conhecimentos orçamentários relativos à área de atuação; atender a recepção. 

coleta de dados para projetos de todas as áreas; efetuar a versão e a tradução de documentos no idioma brasileiro; avaliar a manutenção dos arquivos de secretaria. 

coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas; assistência e assessoramento direto a executivos; interpretação e sintetização de textos e documentos. 

interpretar e disseminar textos e documentos taquigrafados; orientação da avaliação e seleção de ofícios para fins de encaminhamento à chefia; prestar assessoramento direto às unidades da empresa.

opor resistência justificada ao andamento de documento e processo ou execução de serviço; promover manifestação de apreço ou desapreço no recinto da repartição; cometer a pessoa estranha à repartição, fora dos casos previstos em lei, o desempenho de atribuição que seja de sua responsabilidade ou de seu subordinado; agir com indiferença aos seus subordinados no sentido de filiarem-se a associação profissional ou sindical, ou a partido político. 

valer-se do cargo para lograr proveito público ou de outrem, em detrimento da dignidade da função pública; participar de gerência ou administração de sociedade pública, personificada ou não personificada; exercer o comércio, exceto na qualidade de acionista, cotista ou comanditário; aceitar comissão, emprego ou pensão de estado nacional; proceder de forma desidiosa. 

retirar, sem prévia anuência da autoridade competente, qualquer documento ou objeto da repartição; recusar fé a documentos particulares; promover manifestação de apreço ou desapreço no recinto da repartição; manter sob sua chefia imediata, em cargo ou função de confiança, qualquer cidadão em pleno gozo de seus direitos; aceitar comissão, emprego ou pensão de estado estrangeiro. 

receber propina, comissão, presente, ou vantagem de qualquer espécie, em razão de suas atribuições; utilizar pessoal ou recursos materiais da repartição em serviços ou atividades publicas; cometer a outro servidor atribuições estranhas ao cargo que ocupa, mesmo em situações de emergência e transitórias; praticar lisura sob quaisquer de suas formas. 

ausentar-se do serviço durante o expediente, sem prévia autorização do chefe imediato; retirar, sem prévia anuência da autoridade competente, qualquer documento ou objeto da repartição; recusar fé a documentos públicos; promover manifestação de apreço ou desapreço no recinto da repartição; valer-se do cargo para lograr proveito pessoal ou de outrem, em detrimento da dignidade da função pública; aceitar comissão, emprego ou pensão de estado estrangeiro; proceder de forma desidiosa.

seu recado e pedir-lhe que torne a ligar no final do expediente.

o da empresa e o número do telefone e perguntar-lhe o objetivo da ligação.

o número de seu celular e indagar-lhe se possui telefone residencial.

seu título e informar-lhe o número do celular da pessoa procurada.