Questões de Concurso Para analista de gestão - secretária executiva

No artigo “Secretários executivos remotos ou in company: como se apresenta o mercado remoto para os profissionais de Secretariado?”, publicado no periódico científico Secretariado em Revista, v. 15, n.1, 2019, as autoras Costa, Chizzoni e Vaz investigam como o mercado remoto se apresenta para os secretários executivos, identificando as principais diferenças entre o secretário remoto e o secretário in company. Sobre essa temática, é correto afirmar que: 

No Instituto de Assistência à Saúde dos Servidores Públicos do Rio Grande do Sul, trabalham dois secretários executivos, Maria e José. O Instituto frequentemente incentiva seus servidores a realizarem cursos de formação e aperfeiçoamento e, nesses momentos, Maria busca realizar todas as capacitações possíveis, sempre preocupada em trazer inovações para seu ambiente de trabalho e desburocratizar processos, com iniciativa e determinação. Essas características, permitiram que Maria alcançasse funções gratificadas na estrutura pública. Contudo, José não ficou contente com as progressões de Maria e começou a prejudicar sua imagem para com os demais colegas de trabalho, alegando que Maria não merecia as bonificações. De acordo com o Código de Ética do profissional de Secretariado, José está: 

Conforme consta no Capítulo III – Dos Deveres Fundamentais, do Código de Ética do Profissional de secretariado, é dever do profissional de secretariado, EXCETO:

O Código de Ética do Profissional de secretariado, publicado em Diário Oficial da União no dia 07 de julho de 1989, tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos profissionais quando no exercício de sua profissão. São capítulos do Código de Ética, EXCETO: 

Conforme Robbins (2005), pesquisadores estudam o fenômeno da liderança há décadas, visto que prever o sucesso da liderança é muito mais complexo do que identificar alguns poucos traços ou comportamentos preferenciais. Nesse aspecto, algumas abordagens para a identificação de variáveis situacionais básicas receberam amplo reconhecimento ao longo dos anos. Robbins cita cinco dessas variáveis, sobre elas, relacione a Coluna 1 à Coluna 2.

Coluna 1

1. Modelo de Fiedler.

2. Teoria situacional de Hersey e Blanchard.

3. Teoria da troca entre líder e liderados.

4. Modelo de meta e caminho.

5. Modelo de participação e liderança.

Coluna 2

( ) Argumenta que, por causa das pressões do tempo, os líderes estabelecem um relacionamento especial com um pequeno grupo de seus liderados. Esses indivíduos constituem o "grupo de dentro" — têm toda a confiança, recebem uma parcela desproporcional de atenção do líder e costumam ser alvo de privilégios especiais. Os demais membros formam o "grupo de fora". Recebem menos tempo do líder, menos recompensas controladas por ele e seu relacionamento se baseia nas interações formais de autoridade.

( ) Possui ênfase nos liderados, no que se refere à eficácia da liderança. Reflete a realidade de que são os liderados que aceitam, ou não, um líder. Independentemente do que o líder fizer, a eficácia depende das ações de seus liderados. Percebe a relação líder-liderados de maneira análoga àquela existente entre pais e filhos. Da mesma forma que os pais devem reduzir o controle sobre os filhos quando estes se tornam mais maduros e responsáveis, o mesmo deve ser feito pelo líder.

( ) É função do líder ajudar os subordinados no alcance de suas metas, fornecendo orientação e/ou apoio necessário para assegurar que tais metas sejam compatíveis com os objetivos da organização. Os líderes eficazes abrem os caminhos para ajudar seus liderados a atingirem seus objetivos, tornando a jornada mais fácil ao reduzir os seus obstáculos.

( ) As estruturas de tarefas possuíam demandas diferentes para as atividades rotineiras e as não rotineiras. O comportamento do líder deve se ajustar à estrutura da tarefa. Considera doze variáveis contingenciais, oito tipos de problema e cinco estilos de liderança, antes de selecionar o processo decisório mais adequado a um determinado problema.

( ) Propõe que a eficácia do desempenho do grupo depende da adequação entre o estilo do líder e o grau de controle que a situação lhe proporciona. Um fator essencial para o sucesso é o estilo de liderança do indivíduo.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

O conceito de Inteligência Emocional, difundido por Daniel Goleman, em 1995, é foco de pesquisas desde o início da década de 1990, com a publicação de artigos por Peter Salovey e John Mayer. De acordo com Goleman (2011), esses autores propuseram uma definição elaborada de Inteligência Emocional, na qual são domínios principais, EXCETO: 

De acordo com Neiva e D’Elia (2014), o profissional de secretariado atua ao lado do poder decisório e em posição estratégica nas organizações, portanto, constitui-se como uma das linhas de frente para atender ao cliente. Sobre o atendimento ao cliente, analise as assertivas a seguir e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.

( ) Há três tipos de atitudes no atendimento: ativas, reativas e proativas.

( ) No momento do atendimento, caso não saiba a informação, o secretário deve fornecer informações vagas para não deixar o cliente sem resposta.

( ) É importante que o secretário se coloque no lugar do cliente, dispondo de sensibilidade e empatia para compreendê-lo.

( ) Os clientes internos são todos os clientes atendidos pela empresa, aqueles que consomem o produto/serviço da organização.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é: 

No dia a dia da gestão empresarial, são utilizados termos jargões, cada vez mais padronizados, tanto nos corredores das empresas quanto nas reuniões; em particular, nota-se um aumento acentuado de termos de origem inglesa. Nesse aspecto, o Dicionário “Corporativês” tem valor destacado na comunicação executiva, oral e escrita. Visto que, por vezes, expressar um conceito complexo em uma palavra que está sendo usada amplamente resolve muitos casos de tomada de decisão e de ação assertiva. Nesse aspecto, relacione a Coluna 1 à Coluna 2, associando os significados dos termos. 

Coluna 1

1. Benchmarking.

2. Commodity.

3. Design Thinking.

4. Stakeholders.

5. Follow-up.

Coluna 2

( ) Prosseguimento a uma discussão ou debate, retomando temas para atingir soluções. Também pode significar revisão das tarefas que foram geradas após uma reunião ou auditoria, quando os prazos para realização se esgotaram.

( ) Parâmetros de excelência. Processo sistemático e contínuo de medida e comparação das práticas de uma organização com as das melhores empresas.

( ) Abordagem que facilita pensar e atuar “fora da caixa”, bem como utilizar a criatividade de forma colaborativa para gerar ideias (criatividade) e implantar ideias (inovação) a partir das necessidades reais dos stakeholders.

( ) Produto primário, geralmente com grande participação no comércio internacional.

( ) Partes ou grupos que estão diretamente interessadas na atividade da empresa: acionistas, governo, clientes, funcionários, fornecedores e sociedade.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é: 

“Mudar de profissão não é igual receita de bolo. Não existem regras mágicas para obter o doce perfeito, mas delinear os passos básicos pode ajudar. Primeiro, faça uma autoavaliação. “Você precisa ser muito realista e entender exatamente o que está incomodando na carreira. É a rotina? Os resultados alcançados? A decisão profissional foi errada? Se você não tiver clareza sobre isso vai entrar em um círculo vicioso em busca da tal realização pessoal” [...] Aproveite essas atividades para formar uma rede de networking. Conhecer gente da nova área é fundamental: as pessoas precisam saber que você está a fim e aberto para oportunidades”. Revista Você S/A, artigo publicado em 10/12/2021. Fonte: https://vocesa.abril.com.br/carreira/transicao-de-carreira-veja-como-conquistar-o-emprego-dos-sonhos/. O excerto do artigo acima menciona algumas dicas do que fazer para que uma possível transição na carreira seja mais suave. Nesse contexto, menciona-se o networking como ferramenta importante nesse processo. Acerca do networking, analise as assertivas abaixo:

I. Networking significa construir uma boa rede de relacionamentos, geralmente em sua área de atuação.

II. Você deve evitar atitudes que deem a impressão de que está em contato apenas, pois precisa do emprego.

III. O ideal é iniciar o networking com quem você tem mais proximidade, para depois aumentar a rede.

Quais estão corretas?

Por muito tempo, uma dupla preocupação se manifestou nas organizações: melhorar a eficiência do trabalho humano por um lado, e por outro, diminuir o sofrimento do homem no trabalho e prevenir os riscos à sua saúde. Nesse sentido, surgiu o termo ergonomia, que consiste em uma disciplina orientada para uma abordagem sistêmica de todos os aspectos da atividade humana. De acordo com Araújo, Leite e Oliveira (2021), a Ergonomia é dividida em áreas de especialização. Assinale a alternativa que contém essas áreas. 

No que se refere às regras de cerimonial e protocolo nos eventos, assinale a alternativa INCORRETA.

No evento de inauguração do novo prédio do Instituto de Assistência à Saúde dos Servidores Públicos do Rio Grande do Sul, a secretária executiva ficou responsável pela disposição das bandeiras no dia do evento. Considerando que estavam presentes as seguintes autoridades: o governador do estado do Rio Grande do Sul (RS), o governador do estado de Santa Catarina (SC), o governador do estado do Paraná (PR), o prefeito da cidade de Porto Alegre e o secretário de finanças do município de Porto Alegre (ordem de criação dos Estados: PR = 20º / RS = 10º / SC = 16º). Esquematize a posição das bandeiras utilizando o modelo abaixo:

Assinale a alternativa que contém a correta disposição, conforme regras de precedência.

Na cerimônia de inauguração do novo prédio do Instituto de Assistência à Saúde dos Servidores Públicos do Rio Grande do Sul, a Secretária Executiva Maria ficou responsável por organizar a ordem de precedência da mesa de honra dos convidados do evento. Estavam presentes no evento: o governador do estado do Rio Grande do Sul (RS), governador do estado de Santa Catarina (SC), o governador do estado do Paraná (PR), o Prefeito da cidade de Porto Alegre e o Secretário de Finanças do município de Porto Alegre. (Ordem de criação dos Estados: PR = 20º/RS = 10º/SC = 16º).

Esquematize a posição das autoridades na mesa de honra, conforme modelo acima, e assinale a alternativa que contém a correta disposição, conforme regras de precedência.

No que se refere à gestão de eventos, analise as assertivas abaixo:

I. O protocolo é a sequência de acontecimentos que resultam em um evento.

II. Etiqueta é o conjunto de regras de boas maneiras que resultam no comportamento das pessoas.

III. O cerimonial codifica as regras que regem o evento e seu objeto é dar, a cada um dos participantes, as prerrogativas, privilégios e imunidades a que têm direito.

IV. O papel da precedência é reconhecer a primazia de uma hierarquia sobre a outra.

Quais estão corretas?

De acordo com Zanella (2012), evento é uma concentração ou reunião formal de pessoas que tem por objetivo celebrar acontecimentos importantes. Em muitas organizações, o secretário é o profissional responsável por organizar os eventos. Acerca da classificação dos eventos, relacione a Coluna 1 à Coluna 2, conforme as características básicas dos eventos.

Coluna 1

1. Conferência.

2. Congresso.

3. Convenção.

4. Exposição.

5. Fórum.

Coluna 2

( ) Encontro, reunião, assembleia ou similar, em geral realizado de forma esporádica e não frequente, com duração média de cinco dias, promovido por empresas, associações de classe ou entidades civis. Tem por objetivo o congraçamento e integração de classes, grupos ou profissionais das organizações promotoras.

( ) Consiste na exposição de um tema de interesse geral em ambiente amplo, por especialista de elevada qualificação, conceito e amplo conhecimento da matéria, dirigida a um público numeroso. Possui mesa central ocupada por personalidades ou convidados.

( ) Evento organizado por entidade oficial para discussão e debate, de temas específicos e de atualidade (geralmente problemas públicos e temas polêmicos), com a apresentação breve de um assunto pelo orador, seguida por perguntas, comentários e recomendações.

( ) Encontro solene de grande porte. Seu objetivo é a apresentação e debate de assuntos de atualidade e de interesse específico de determinada categoria ou ramo profissional. Frequentemente realizados em períodos regulares, alternando-se as localidades-sede, com duração de 3 a 5 dias.

( ) Evento de caráter comercial e de grande porte, que reúne fornecedores, fabricantes, vendedores e consumidores, para estabelecer contatos comerciais, apresentação e demonstração de produtos, bens e serviços. O principal objetivo é proporcionar contatos com os canais de comercialização.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é: 

A administração do tempo, de acordo com Neiva e D’Elia (2014), consiste em um recurso gerencial para o Secretário Executivo. Assinale a alternativa que caracteriza um obstáculo para a administração do tempo.

Conforme Neiva e D’Elia (2014), as reuniões consistem em um instrumento eficaz de trabalho nas organizações. Sobre a realização de reuniões mais eficazes, analise as seguintes assertivas:

I. O Secretário Executivo é responsável pelo agendamento da reunião e deve convocar os participantes via e-mail, repassando as informações sobre o dia, local, horário e pauta.

II. Não é aconselhável mais de duas horas de reunião, visto que os participantes podem se cansar.

III. O horário de início e término previsto de reunião, devem constar na pauta.

IV. O Secretário deve ser responsável por anotar fatos novos ou decisões tomadas no decorrer da reunião.

Quais estão corretas?

José, secretário executivo do Instituto de Assistência à Saúde dos Servidores Públicos do Rio Grande do Sul, necessita organizar uma viagem internacional de trabalho para o Diretor-Presidente do Instituto. Assinale a alternativa INCORRETA dentre os procedimentos que José deve executar com antecedência, para o planejamento da viagem. 

No que se refere à regulamentação da profissão de secretariado, regida pelas Leis nº 7.377/1985 e nº 9.261/1996, analise as assertivas abaixo e assinale S para as atribuições do cargo de Secretário Executivo, ou T, para as atribuições do cargo de Técnico em Secretariado.

( ) Organização e manutenção dos arquivos de secretaria.

( ) Assistência e assessoramento direto a executivos.

( ) Coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas.

( ) Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

( ) Conhecimentos protocolares.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é: 

Conforme estabelecido nas Leis nº 7.377/1985 e nº 9.261/1996, que regulamentam a profissão de secretariado, é considerado apto a exercer as atribuições referentes ao cargo de técnico em secretariado: