Questões de Vestibular Sobre secretariado

No período mais crítico da pandemia de Covid-19, os donos de empresas enfrentaram uma nova realidade com a perda de clientes e com contratos que impuseram a adoção de um conjunto de medidas para reduzir as perdas e permitir que as empresas continuassem suas operações. Entre essas medidas, destaca-se a realização de eventos on-line, que contaram com as atividades secretariais no contexto de distanciamento social. Mesmo com o relaxamento das restrições impostas pela pandemia, algumas mudanças ocorridas na produção de eventos de caráter público, como reuniões e congressos, permaneceram, sendo cada vez mais comum a realização de eventos on-line e híbridos.
Considerando esse contexto e a atuação do profissional de secretariado no setor de produção de eventos, avalie as afirmações a seguir.
I. O profissional de secretariado, ao organizar um evento presencial, deve verificar os procedimentos para a sua adequada realização, pois novas medidas foram incorporadas para garantir o bem-estar do público, tais como o não compartilhamento de materiais físicos e, em alguns casos, o uso de recursos tecnológicos para credenciamento.
II. Ao organizar um evento híbrido, esse profissional deve verificar os procedimentos para obtenção da maior quantidade de público participante, procurando a ampliação máxima da sua transmissão, uma vez que, nos eventos on-line, inexistem as limitações relativas ao número de acessos às plataformas virtuais.
III. Na organização de um evento on-line, o profissional de secretariado deve verificar os procedimentos relativos ao funcionamento dos recursos de transmissão do evento e de adequação dos dispositivos audiovisuais dos palestrantes, realizando testes com antecedência para checar o funcionamento de câmeras e microfones.
IV. O profissional de secretariado, ao organizar um evento híbrido, deve verificar formas de interação com o público participante, como o encaminhamento de perguntas aos palestrantes, além de atentar para o funcionamento dos canais digitais, como chats e aplicativos de mensagens para o recebimento de dúvidas dos participantes on-line.

É correto apenas o que se afirma em

Compete ao profissional de secretariado cuidar da comunicação empresarial de uma organização privada, assimcomo da oficial emuma instituição pública,seja na língua portuguesa ou na inglesa.No que dizrespeito à redação oficial, o profissional de secretariado precisa estar atento às atualizações do Manual de Redação da Presidência da República. Em 2018, esse manual foi atualizado, e os expedientes ofício, aviso e memorando, uniformizados, passando a receber uma única denominação, que é a de Padrão Ofício.
Considerando a imagem e o texto apresentados, assinale a opção que indica, na ordem correta, as partes que compõem um ofício.

Os níveis organizacionais são fundamentais para o desenvolvimento de uma empresa, pois cada um, com as respectivas competências, participa de todo o processo organizacional. O nível estratégico exige conhecimento conceitual, nele são tomadas as decisões mais importantes; em seguida, tem-se o nível tático, formado pelos gerentes com habilidades interpessoais, de liderança, motivacionais; e, por fim, o nível operacional, com profissionais de conhecimento técnico e capacidade de absorver e pôr em prática as decisões tomadas nos outros níveis.

BARROS, C. M. P.; BRAGA, M. C.; SILVA, J. S. As competências gerenciais na atuação do secretário executivo no nível estratégico. Revista Expectativa, [S. l.], v. 10, n. 1, p. 91-106, 2000 (adaptado).

A partir da imagem e das informações apresentadas no texto, avalie as asserções a seguir e a relação proposta entre elas.

I. O profissional de secretariado executivo tem aptidão para atuar em todos os níveis de uma organização, inclusive no nível estratégico.

PORQUE

II. A formação em nível superior possibilita ao profissional de secretariado executivo de uma empresa conhecimentos para atuação como gestor, com vistas ao alcance de resultados.

A respeito dessas asserções, assinale a opção correta.

É recomendável às empresas terem uma página em sites, além de contas em redes sociais, uma vez que esses são canais muito apropriados ao fluxo de comunicação com os mais variados públicos. Por meio das redes sociais pode-se manter uma forma constante de contatos com executivos, equipes de trabalho, parceiros, fornecedores e clientes; entretanto, alguns cuidados devem ser tomados nos momentos de utilização desses canais de comunicação, observando-se, principalmente, as normas e questões relacionadas à ética, à etiqueta profissional e ao risco com a disseminação de notícias falsas.
MAZULO, R. Secretária: rotina gerencial, habilidades, comportamentais e plano de carreira. 2. ed. São Paulo: Editora Senac São Paulo, 2017 (adaptado).

Considerando o tema abordado no texto, avalie as afirmações a seguir.
I. As redes sociais corporativas, quando acessadas e administradas por um secretário executivo, devem ser utilizadas para finalidades profissionais bem como para o alcance dos objetivos e metas da empresa.
II. As informações a serem divulgadas nas redes sociais corporativas também precisam passar previamente pela verificação da procedência e da veracidade, evitando-se, assim, a disseminação de notícias falsas.
III. Quando as redes sociais corporativas são administradas por vários colaboradores, permite-se desconsiderar algumas normas, como a de não usar palavras em caixa alta (maiúsculas) e a de empregar linguagem formal.

É correto o que se afirma em

Bruna, secretária recém-formada, está trabalhando, em sua primeira experiência profissional, na Gerência de Recursos Humanos de uma empresa privada de grande porte. No seu dia a dia, é comum outros funcionários lhe pedirem cópia de alguns documentos para consulta. Em determinado momento, Raul, secretário da Gerência Operacional, pergunta-lhe se tem acesso aos contracheques dos colaboradores, ao que ela responde afirmativamente. Raul, então, pede a Bruna que faça o envio a ele, por e-mail, do último contracheque de todos os funcionários do setor onde trabalha, a fim de comparar os salários e verificar se o que recebe é justo.
Considerando o estabelecido no Código de Ética do Profissional de Secretariado e a situação hipotética apresentada, assinale a opção correta.

Com o objetivo de analisar os aspectos e os impactos ambientais de dois hospitais públicos com base no método Sistema Contábil Gerencial Ambiental (SICOGEA), um grupo de pesquisa propôs um estudo no qual, na última etapa, utilizou-se a ferramenta 5W2H, de um plano resumido de gestão ambiental, com o intuito de sugerir melhorias aos pontos deficitários, priorizados pelas instituições. Como resultado, obteve-se uma sustentabilidade considerada regular em ambos os hospitais.
RIBEIRO, M. B. S.; UHLMANN V. O.; PFITSCHER E. D.; RAMOS, A. C. M. Análise da gestão ambiental: um estudo em dois hospitais da grande Florianópolis. REGET/ UFSM, 2012, v.8, p. 1829 (adaptado).

Com relação ao texto e à ferramenta 5W2H, avalie as afirmações a seguir.
I. O 5W2H é uma ferramenta utilizada para organizar as ações e determinar o que será feito para alcançar os objetivos, por qual motivo, por quem, como, quando e onde será realizado, fazendo uma estimativa de quanto custará.
II. A utilização do 5W2H no exercício da gestão de projetos pode ser acompanhada ou precedida do uso de outras ferramentas de gestão, como o brainstorming.
III. Na implantação de um projeto de gestão financeira, o 5W2H é uma ferramenta que possui limitações e, portanto, não é a mais indicada para esse tipo de plano de operacionalização.

É correto o que se afirma em

Uma empresa transnacional, com sede no Brasil, tem um grande corpo de funcionários, dentre os quais muitostrabalham com assessoria. A diretoria da empresa diagnosticou um problema em relação à falta de uniformidade dos trabalhos realizados por esses assessores e decidiu que seria uma boa ideia contratar um profissional para capacitá-los, de modo que o trabalho realizado tenha um mesmo nível de qualidade. No quadro funcional, uma secretária executiva havia desenvolvido um excelente trabalho enquanto esteve na empresa. Por essa razão, a diretoria decidiu contratá-la como consultora. Para isso, solicitou a ela que fizesse um projeto em assessoria que previsse a capacitação dos colaboradores, além de um acompanhamento posterior dos trabalhos, mantendo, para isso, um contrato de um ano. A secretária executiva foi, portanto, contratada como consultora externa.
REIS, G. G. Avaliação 360°: um instrumento de desenvolvimento gerencial. 3. ed. Curitiba: Editora Atlas, 2010 (adaptado).

Sobre a atividade de consultoria externa em uma empresa, assinale a opção correta.

A comunicação age no controle do comportamento das pessoas de diversas maneiras e também facilita a motivação por esclarecer aos funcionários o que deve ser feito, qual a qualidade de seu desempenho e como melhorá-lo se estiver abaixo do esperado.
ROBBINS, S. Comportamento Organizacional. 18. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2020 (adaptado).

Suponha que uma empresa realize uma pesquisa de opinião com seus funcionários sobre as condições da comunicação interna. O resultado pode ser observado na tabela a seguir.



Sobre os dados apresentados na tabela, avalie as afirmações a seguir.
I. Segundo a pesquisa, os maiores problemas de comunicação interna são o tempo para obter informações dentro da empresa e a falta de conhecimento sobre as atividades de outros setores da empresa.
II. Embora os respondentes demonstrem problemas com a motivação para desenvolver atividades na empresa, a grande maioria demonstrou alto nível de envolvimento com eventos empresariais.
III. O conhecimento sobre as atividades do seu setor não é um problema com que a empresa deva se preocupar, porque 50% dos respondentes consideram ter um conhecimento razoável sobre essas atividades.
É correto o que se afirma em

A interculturalidade está presente no processo de negociação entre executivos de países diferentes, assim como no multiculturalismo dentro do próprio ambiente de trabalho. Percebemos hoje que a maioria das empresas necessita comprar, vender ou trabalhar com pessoas de culturas diferentes; as multinacionais têm escritórios em todo o mundo; fabricantes dependem, cada dia mais, dos mercados estrangeiros; os serviços e produtos já não são comercializados exclusivamente com nativos em audiências, e muitas empresas e indústrias dependem do trabalho imigrante. Em resumo, poucas empresas escapam da necessidade de uma comunicação intercultural.
Como consequência, as empresas estão reconhecendo cada vez mais que, para crescer, diversificar e manter uma vantagemcompetitiva, necessitamde uma gestão intercultural, de umgestor comcapacidade de se comunicar eficazmente com pessoas de diferentes culturas. Dessa forma, abre-se, então, um precedente para o profissional de secretariado executivo, visto que ele possui como base a habilidade de dialogar com grupos distintos.
OLIVEIRA, J. S. Interculturalidade, o novo desafio do secretário executivo. Disponível em: https://acervodigital.ufpr.br/bitstream. Acesso em: 21 jun. 2022 (adaptado).

Considerando as ideias expostas no texto, os profissionais de secretariado executivo, ao exercerem as suas tarefas de administração do fluxo de informações nacionais e internacionais, precisam

A consultoria é um dos pilares do secretariado executivo. Dessa forma, conhecer as bases que norteiam a atuação de um consultor, seja interno ou externo à organização, é de suma importância para os profissionais da área secretarial.
O quadro a seguir apresenta as principais caracteriticas da consultoria.



Com base no texto e no quadro apresentados, avalie as afirmações a seguir.
I. O consultor deve fazer um diagnóstico da empresa e impor um plano de ação para que haja resultados. II. O consultor externo é um profissional de fora da empresa, que possui uma visão diferenciada do problema. III. O consultor externo é um agente executor e multiplicador mais próximo dos núcleos decisórios da organização. IV. O consultor externo, assim como o secretário executivo, deve ter visão holística da empresa e do mercado. V. O consultor identifica as necessidades do cliente, busca soluções e recomenda ações após análise do problema.
É correto apenas o que se afirma em

Leia a seguir um fragmento de entrevista realizada com o fundador da empresa Atari.
“Até eu fundar a empresa, em 1972, corporações fortes eram, em regra, extremamente hierárquicas e burocráticas.Na Atari, quebramos essa lógica, construindo ummodelo que logo foireplicadomundo afora. Desde o início, nossos empregados tinham a liberdade de conversar com quem quer que fosse, inclusive comigo, o dono do negócio, praticamente em pé de igualdade. Eu sentia ojeriza por executivos arrogantes, que se achavam mais do que realmente provavam ser. Essa estratégia quebrou a verticalização da relação entre os empregados e tornou tudo horizontal, uma estrutura essencial para fomentar a inovação.”
BUSHNELL, N. As Regras do Jogo. Revista VEJA. ed. 2596, ano 51, n. 34, 22 de agosto de 2018, p. 72-75 (adaptado).

A partir do texto apresentado, é correto afirmar que os profissionais de secretariado executivo, no desenvolvimento das equipes, devem

O secretário executivo assume perfil mais dinâmico e empreendedor, voltado à gestão de projetos e de processos, além da assessoria e consultoria. Como profissional que apresenta perfil inovador, é comum que o secretário executivo possa questionar processos de trabalho, formas de negociação, além de buscar melhorias em técnicas já existentes ou ainda desenvolver e auxiliar novas estruturas de poder e liderança nas organizações onde atua. Observa-se, nesse contexto, que o profissional de secretariado executivo acompanha as mudanças do mundo globalizado. Desse modo, acredita-se que novas competências para esse profissional surgirão de tempos em tempos. Exemplo disso é que a literatura atual trata da era do conhecimento, o principal ativo empresarial, e as organizações recorrem ao capital intelectual como vantagem competitiva e como suporte para decisões mais eficientes.
SOUZA, S. et al. Concepções teóricas sobre a atuação secretarial, associada à gestão do conhecimento. Disponível em: http://e-revista.unioeste.br/index.php/expectativa/article/view/18105. Acesso em: 21 jun. 2022 (adaptado).

Com relação às informações apresentadas e considerando a atuação do secretário executivo no âmbito da consultoria e do empreendedorismo, avalie as afirmações a seguir.
I. Os profissionais de secretariado executivo que atuam na gestão de projetos e de processos precisam desenvolver competências, aprimorar os processos de comunicação, conectar pessoas e criar um ambiente de empatia e transformação.
II. Os profissionais de secretariado executivo que atuam na gestão de projetos e de processos precisam desenvolver seu próprio aperfeiçoamento contínuo, a fim de promover a concorrência entre os colaboradores da empresa.
III. Os profissionais de secretariado executivo que atuam na gestão de projetos e de processos precisam conhecer a área em que atuam, o mercado em geral e a concorrência para apontar as melhores soluções aos seus contratantes.

É correto o que se afirma em

A postura do profissional de secretariado executivo, em sua atuação como líder e gestor, deve estimular a motivação dos membros de sua equipe de trabalho. Nesse sentido, algumas teorias motivacionais da área de Administração podem direcionar a atuação do profissional de secretariado na busca pela sinergia de sua equipe.
VECCHIO, R. P. Comportamento Organizacional: conceitos básicos. São Paulo: Cengage Learning, 2008 (adaptado).
Sobre as teorias motivacionais, avalie as afirmações a seguir.
I. A Teoria da Equidade, de Adams, prega que a sensação de tratamento justo atua como desestímulo para o empenho dos indivíduos no trabalho, uma vez que defende que todos devem receber remuneração equivalente.
II. A Teoria das Necessidades, de McClelland, versa sobre as necessidades dos indivíduos e recebeu destaque na literatura sobre comportamento organizacional; para o autor, os indivíduos possuem necessidade de afirmação, segurança e conhecimentos.
III. A Teoria dos Dois Fatores, de Herzberg, propõe que existem, por um lado, fatores que geram satisfação nos indivíduos (fatores motivadores) e, por outro, fatores que causam insatisfação aos indivíduos (fatores de higiene).
IV. A Teoria da Expectativa, de Vroom, representa uma tentativa de explicação da motivação do colaborador em termos da retribuição prevista; o modelo supõe que as pessoas tomam decisões racionais com base na sua realidade econômica.
V. A Teoria da Hierarquia das Necessidades, de Maslow, afirma que os indivíduos possuem necessidades primárias e necessidades secundárias, quais sejam: necessidades fisiológicas, necessidades de segurança, necessidades sociais, necessidades de estima e necessidades de autorrealização.

É correto apenas o que se afirma em

Gerenciar o conhecimento em uma organização é um dos desafios do secretário executivo na contemporaneidade, configurando-se como um diferencial competitivo no mercado de trabalho e no seu papel como cidadão. Diariamente, circulam muitas informações, sendo necessário filtrá-las e fazer proveito do conhecimento que produzem.
Considerando o texto apresentado, avalie as afirmações a seguir.
I. O profissional de secretariado executivo funciona como elo entre clientes internos e externos, parceiros e fornecedores, além de atuar no gerenciamento das informações e na promoção da competitividade dentro da organização.
II. O secretário executivo está diretamente envolvido nos processos de gestão organizacional, atuando nas áreas de assessoria, gestão, consultoria e empreendedorismo.
III. O papel do secretário executivo na organização envolve competências técnicas e comportamentais, reunindo o fazer e o assessorar, escolhendo ferramentas tecnológicas, administrando conflitos e acompanhando objetivos.

É correto o que se afirma em

No trabalho, a etiqueta serve para manter um padrão de comportamento adequado, constituindo-se em um elemento que possibilita a unidade nas relações interpessoais. Entende-se que o uso da etiqueta, por suas características de inclusão, pode minimizar atritos ou até evitá-los, na medida em que ela iguala os ânimos entre emissor e receptor da mensagem. Com isso, mantém-se um clima de bem-estar que leva à satisfação.
OSSEGE, A. Relação entre uso das regras de etiqueta e satisfação do trabalho: uma perspectiva interdisciplinar. Disponível em: http://bdm.bce.unb.br/bitstream. Acesso em: 21 jun. 2022 (adaptado).
Nesse sentido, considerando a importância do papel da etiqueta nas relações interpessoais, é correto afirmar que o profissional de secretariado deve

A profissão de secretário executivo, regulamentada pela Lei n. 7.377/85, e complementada pela Lei n. 9.261/96, possibilitou ao secretário ser reconhecido nas organizações e na sociedade. Esse profissional deve estar inserido nos processos gerenciais das organizações, atuando como elo entre parceiros, fornecedores e clientes, gerenciando informações e administrando processos. Como profissional que assessora decisões, precisa gerenciar o fluxo de informação da sua área de atuação.
De acordo com a legislação específica, a atividade de gerenciamento da informação exercida pelo secretário executivo caracteriza-se