Questões de Concurso Sobre administração de arquivos em arquivologia

No Brasil, diferentemente dos bibliotecários, que se organizam em conselhos regionais e em um conselho federal, por meio do qual dispõem de um código de ética unificado, os arquivistas se mobilizam em associações estaduais. Na ausência de orientações de uma entidade de classe em âmbito nacional, em qual documento os arquivistas brasileiros encontram um Código de Ética para nortear sua conduta?

Couture (1999) define a avaliação documental como sendo o ato de julgar os valores do material de arquivo, entre valor primário e secundário, e decidir a temporalidade que se aplica ao material, em conformidade com o seu contexto. Com base nessa função arquivística, analise as afirmações abaixo:

1. Couture (1999) compreende a avaliação documental como sendo uma tarefa multidisciplinar na identificação dos valores que os documentos possuem, sejam mediatos ou não, objetivando o estabelecimento de prazos para a guarda ou eliminação.
2. De acordo com Eastwood (1993), a microavaliação consiste em avaliar sob a ótica da tipologia documental e as relações orgânicas inerentes aos documentos, permitindo, dessa forma, fornecer elementos essenciais à identificação do usuário potencial.
3. Terry Cook define a macroavaliação como sendo aquela em que se avalia o valor social, considerando o contexto funcional e estrutural, assim como a cultura do local de trabalho em que os documentos foram produzidos.
4. Segundo Duranti (1994), a avaliação documental é realizada a partir do contexto social, levando em consideração a realidade da sociedade e os valores inerentes ao período de produção documental.
5. Booms (1987) descreve que o objetivo primário da avaliação é identificar os documentos a serem preservados de forma contínua, e sua identificação pode ter como alvo tanto os documentos dentro de um arquivo quanto os arquivos entre arquivos. 

O resultado da somatória dos números correspondentes às afirmações corretas é:  

Segundo Couture (1999), é a partir da análise das necessidades que é possível identificar o que é indispensável para o gerenciamento dos arquivos de uma determinada organização. Considerando as funções arquivísticas de acordo com Couture, analise as assertivas abaixo:

I. O desenvolvimento de soluções realistas requer um diagnóstico baseado no conhecimento dos arquivos e das pessoas que produzem ou utilizam as informações.
II. Para propor soluções realistas para a gestão de arquivos de uma forma racional e estruturada, basta ter conhecimento do setor de arquivos e de suas atividades.
III. A análise das necessidades é realizada em dois níveis: geral e específico. No nível geral, a análise é realizada durante uma intervenção arquivística inicial; no nível específico, é quando uma intervenção é realizada em um elemento da política ou do plano de ação da gestão de arquivos.

Quais estão INCORRETAS?

O Estado e as organizações produzem documentos registrando suas atividades e, por isso, tais documentos devem ter valor de prova e testemunho. Esses registros são armazenados, desencadeando a formação de grandes conjuntos documentais, que atendem à demanda informacional pública e/ou privada nas áreas administrativas, jurídicas e culturais. Os documentos de arquivo também atendem à demanda informacional de cidadania e colaboram para a fiscalização do Estado, sendo a base da transparência pública. Além disso, a gestão de documentos permite o uso das informações para o conhecimento e a compreensão aprofundada da realidade e possibilitam a realização de pesquisas em diversos campos científicos.

(SILVA, Luiz Carlos da. Desafios da implementação da política pública de arquivos: as funções arquivísticas e o acesso à informação na prefeitura municipal de Vitória/ES. Luiz Carlos da Silva. – Belo Horizonte, 2020. p. 33.)

As informações contidas nos arquivos buscam: 

A Lei de Acesso à Informação (LAI) foi criada com o objetivo de garantir o acesso a informações, direito este já garantido pela Constituição Federal de 1988, dando a todos o direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

(Disponível em: https://www.tjrj.jus.br/. Acesso em: 17/05/2024. Adaptado.)

Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:

I. Gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação.

II. Proteção da informação, assegurando sua confidencialidade, inautenticidade e integridade.

III. Proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.

Está correto o que se afirma em 

A descrição de produtores de documentos é uma atividade essencial dos arquivistas, independente do fato de as descrições serem mantidas em sistemas manuais ou automáticos. Isto requer plena documentação e contínua manutenção do contexto de produção e uso dos documentos, principalmente a proveniência dos arquivos e documentos. A norma congênere a este documento, ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística, possibilita a inclusão de informação contextual na descrição de arquivos em qualquer nível. A ISAD(G) também reconhece a possibilidade de capturar e manter de maneira independente a informação contextual e de ligar essa informação contextual à combinação de outros elementos de informação usados para descrever arquivos e documentos.

(ISAAR (CPF): norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias/tradução de Vitor Manoel Marques da Fonseca. 2. ed., Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004.)

Nesse sentido, o objetivo primordial dessa norma é fornecer regras gerais para a normalização de descrições arquivísticas de produtores de documentos e do contexto da produção de documentos. Assinale a afirmativa INCORRETA.

Para atender às necessidades dos usuários, os arquivos devem oferecer uma variedade de serviços, incluindo acesso aos documentos físicos em suas instalações, viabilidade para consultar as bases de dados e catálogos on-line, serviços de pesquisa e reprodução de documentos, entre outros. Além disso, precisam dar orientação e suporte aos usuários para ajudá-los a localizar informações relevantes em seus acervos e compreender a estrutura e organização dos documentos. Para isso, os instrumentos de pesquisa são a mediação entre os usuários e os documentos, e sua principal função é tornar mais fácil a localização e o acesso às informações contidas nos acervos.

(DE FREITAS, Thaís Rodrigues; DA SILVA, Eliezer Pires. Os instrumentos de pesquisa nos arquivos. Logeion: Filosofia da Informação, v. 9, n. 2, p. 246-257, 2023. p. 247. Adaptado.)

Em relação aos instrumentos de pesquisa, assinale a afirmativa INCORRETA.

Entidades públicas e privadas, pessoas e famílias possuem diversidades de conjuntos documentais que registram fatos e informações de diferentes épocas. Esses documentos compõem o patrimônio documental da humanidade, o qual requer medidas de reservação, acesso e promoção do seu conhecimento, independente da origem, formato ou suporte dos documentos.

(KICH, Tassiara Jaqueline Fanck; KONRAD, Glaucia Vieira Ramos. Arranjo e descrição arquivística em processos judiciais. Perspectivas em Ciência da Informação, v. 16, p. 212-227, 2011. p. 214.)

Segundo a Constituição Federal de 1988, a preservação documental:

As funções arquivísticas compreendem um conjunto de atividades técnicas, contínuas, dinâmicas, que ocorrem de forma integrada e interdependente e que são destinadas a atender aos documentos arquivísticos em todo o seu ciclo de vida, sejam esses analógicos ou digitais. O êxito da implementação das funções arquivísticas em uma organização está relacionada à execução de tarefas que envolvem o planejamento, a organização, a direção e o controle dos procedimentos arquivísticos.

Nesse contexto, o (a) _____________ consiste em recolher, de forma sistemática, informação sobre as atividades arquivísticas em execução, de modo a detectar possíveis falhas e proceder aos ajustes necessários; o (a) _____________ envolve o levantamento e a análise da realidade institucional, o estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos, o desenho do sistema de gestão arquivística e a elaboração de instrumentos e manuais; o (a) _____________ compreende a orientação, o apoio e o acompanhamento dos procedimentos arquivísticos e deve, ainda, promover o envolvimento de todos os participantes da equipe; e o (a) _____________ tem como foco a locação e a integração de recursos, bem como a distribuição do trabalho (designação de responsabilidades) e o agrupamento das atividades, de forma lógica e estruturada.
Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas.

Em um ambiente de trabalho, se um arquivo for compartilhado, para que as pessoas que o estão acessando pela primeira vez não vazem dados importantes e não fiquem perdidas, é necessário que quem acessa o arquivo com frequência as oriente principalmente sobre:

Antes da implementação de um programa de gestão de documentos, é interessante realizar um estudo da situação do arquivo da instituição, a fim de identificar seus problemas e a melhor forma de solucioná-los. Esse estudo é corretamente chamado de:

Pensando na efetividade da implementação de políticas a serem definidas pelo arquivo em relação à gestão de documentos em uma instituição, o arquivista responsável deve sugerir à gestão superior que, na hierarquia da instituição, o órgão de arquivo esteja ligado diretamente ao(à):

Ao estabelecer classes de um plano de classificação para um órgão onde as estruturas existentes são confusas e sofrem constante alteração, é adequado seguir o critério:

Se o acervo é formado por discos e fitas cassetes, a quantificação deve ser feita em:

Para um projeto de organização de massa documental acumulada, é importante a quantificação da documentação. Se os documentos estão predominantemente em estantes, essa quantificação é feita em:

Para o gerenciamento de documentos, especialmente os arquivos escolares, é importante considerar os princípios de gestão de arquivos, que incluem proteção de arquivos públicos e privados pelo Estado.

Associe corretamente o princípio ao seu respectivo significado.

PRINCÍPIOS

1 - Acesso à informação 2 - Franqueamento à consulta 3 - Inalienabilidade

SIGNIFICADOS

( ) Estabelece que os arquivos públicos não podem ser vendidos, doados ou permutados. ( ) Garante que todos possam ter acesso a informações de interesse particular ou coletivo contidas em documentos públicos. ( ) Exige que a administração disponibilize documentos públicos aos interessados, especialmente pesquisadores e historiadores.

A sequência correta para essa associação é: 

Segundo Couture (1999), houve um período em que os arquivistas não faziam distinção entre a classificação e o arquivamento. Considerando a classificação enquanto função arquivística, analise as afirmações abaixo: 1. A classificação, conforme aponta Couture (1999), é o processo intelectual de identificar e agrupar sistematicamente itens semelhantes de acordo com características comuns.
2. Na perspectiva de Couture (1999), a finalidade da classificação é facilitar a localização das informações contidas nos documentos arquivísticos.
3. De acordo com Sousa (2004), a classificação necessita de um princípio de classificação ou de divisão estabelecido pela finalidade e pelas características e relação dos objetos.
4. O instrumento gerado a partir da classificação em documentos de arquivos é a Tabela de Classificação, conforme observa Sousa (2004).
5. Os documentos públicos, conforme descreve Schellenberg (2006), devem ser classificados em relação ao seu organograma, a fim de que seja mais efetivo o processo de organização documental.

O resultado da somatória dos números correspondentes às afirmações corretas é:

Segundo Indolfo (2007), o norte-americano Philip C. Brooks é identificado como o primeiro profissional a fazer referência ao ciclo de vida documental, reconhecendo a necessidade de que os arquivistas contribuam para a melhoria dos procedimentos de guarda e formulação das políticas necessárias a uma gestão responsável de documentos. De acordo com Rhoads (1989), assinale a alternativa INCORRETA.