Questões de Concurso Comentadas sobre avaliação de documentos em arquivologia

Receber o documento, ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo, localizar o código, utilizando o índice, quando necessário, anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de

Documentos em que prevalece o interesse administrativo como determinante de seu valor e, consequentemente, do seu prazo de retenção, e que, mesmo originais, detêm interesse por determinado período, são de guarda

Para aplicação dos critérios de avaliação dos documentos de arquivo visando determinar seus prazos de guarda, deve-se identificar os seus valores

Documentos que precisam ser conservados por mais tempo vão para o arquivo intermediário em função de razões

Alguns documentos podem ser eliminados imediatamente após o período de arquivamento na fase corrente, desde que assim definidos em

Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas: ____________________: operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos e instalações que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação pré-estabelecido. ____________________: atribuição de código do documento, após análise, de acordo com o assunto nele contido. ____________________: análise da documentação de arquivo, com vistas a estabelecer sua destinação de acordo com seus valores administrativo, probatório, informativo ou histórico. ____________________: instrumento de destinação de documentos, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, descarte e reprodução de documentos.

Para fins de avaliação, o valor secundário dos documentos divide-se em valores

Indique os documentos que são considerados de guarda eventual:

Qual é o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribui direta ou indiretamente, para a proteção do patrimônio?

Assinale a alternativa incorreta.

Todo documento tem um tempo de vida útil. Esse tempo é denominado "temporalidade do documento", e não é possível determiná-lo de forma aleatória, pois existem parâmetros definidos na legislação brasileira para isso. As normas estabelecem que os órgãos da Administração Pública devam criar e usar uma Tabela de Temporalidade. Essa tabela define prazos e ações que devem ser tomados de acordo com o tipo de documento em questão. Relacione a primeira coluna com a segunda de acordo com as definições correspondentes e assinale a alternativa correta.

(1) Assunto

(2) Prazo de Guarda

(3) Fase corrente

(4) Fase intermediária

(5) Destinação Final

( ) Nessa fase, o documento poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando os documentos são guardados para prova, informação ou pesquisa.

( ) Fase em que o documento ainda será utilizado pela administração, mas com menor frequência, podendo ser levado para o depósito.

( ) Representa o tempo em anos que um documento ficará arquivado.

( ) Os documentos de uma instituição devem ser organizados pela hierarquia de atividades e funções. Para isso é utilizado um índice que contém todos os códigos e a sua referência, para facilitar na hora da procura.

( ) Fase em que o documento é frequentemente utilizado e deve estar próximo ao departamento que irá utilizá-lo.

Podemos definir Arquivo como sendo um conjunto de documentos guardados e conservados ordenadamente, cuja organização e classificação devem atender às necessidades da instituição, permitindo, sempre que necessário, a utilização posterior dos documentos arquivados. Para tanto, antes do arquivamento de qualquer documento, a área responsável pelo Arquivo deve elaborar o chamado “quadro de avaliação de documentos”, que consiste em: 

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna. _________________ é o conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam controlar a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A eliminação de documentos arquivísticos digitais segue o mesmo processo dos documentos convencionais. No setor público, a eliminação deve ser precedida pela elaboração de listagem de eliminação de documentos, que, depois de aprovada pela instituição arquivística na específica esfera de competência, deverá ser publicada e, quando for efetivada a eliminação, será lavrado o termo de eliminação de documentos, segundo a legislação vigente. Caso o original seja considerado de valor permanente, este não poderá ser eliminado, conforme também determina a legislação. No setor privado, recomenda-se a elaboração de tabela de temporalidade e destinação e que se institua comissão de avaliação de documentos para aplicar os prazos previstos na tabela e realizar os procedimentos de eliminação. Mas, em ambos os setores (público ou privado), deve-se observar os seguintes procedimentos:

I. os documentos arquivísticos que estiverem pendentes sob litígio ou investigação não poderão ser destruídos;

II. a eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer documento eliminado;

III. todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança (mantendo-se apenas as cópias de preservação), independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

Pode-se afirmar que:

Aqueles arquivos constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que foram conservados em razão de seu valor histórico ou documental, encontram-se em que estágio de evolução?

A partir da teoria das três idades, após julgamento por comissão avaliadora, em que os documentos de um arquivo institucional foram considerados sem valor para guarda permanente, qual ação deve ser tomada?

Ao nos referirmos à qualidade pela qual um documento em um arquivo evidencia a existência ou a veracidade de um fato, estamos falando do seu valor

O instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo toma por unidade a série, respeitada ou não a ordem de classificação, é denominada

Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: à administração e à história. Julgue as afirmativas seguintes.
I. Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos.
II. Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou histórico. Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico).
III. A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo.
Pode-se afirmar que: 

A gestão documental concentra atividades (procedimentos e operações técnicas) concernentes a produção, tramitação, uso (utilização), avaliação e arquivamento (em fase corrente e intermediária), visando a eliminação ou recolhimento (destinação de documentos). É na fase de destinação de documentos: