Questões de Concurso Comentadas sobre classificação dos arquivos em arquivologia

Uma das características básicas do arquivo refere-se ao seu caráter

Informe se é verdadeiro (V) ou falso (F) o que se afirma a seguir e assinale a alternativa com a sequência correta. De acordo com a Lei n° 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e de técnico de arquivo, são atribuições dos técnicos de arquivo:

( ) recebimento, registro e distribuição dos documentos, bem como controle de sua movimentação.

( ) classificação, arranjo, descrição e execução de demais tarefas necessárias à guarda e conservação dos documentos, assim como prestação de informações relativas aos mesmos.

( ) preparação de documentos de arquivo para microfilmagem e conservação e utilização de microfilme.

( ) preparação de documentos de arquivo para processamento eletrônico de dados.

( ) orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos.

Analise a alternativa correta.

A teoria das três idades define os arquivos como correntes, intermediários ou permanentes. O arquivo corrente

Arquivo _________________ caracteriza-se pela predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa.

A alternativa que preenche, corretamente, a lacuna do trecho acima é

Acerca dos serviços de arquivos, analise as assertivas a seguir e aponte a respectiva sequência de alternativas VERDADEIRAS (V) ou FALSAS (F).

( ) A centralização documental deve ser aplicada apenas à fase permanente.

( ) A descentralização documental deve ocorrer apenas na fase permanente.

( ) A descentralização documental pode ocorrer apenas na fase corrente.

( ) A descentralização pode resultar em formas diferenciadas de gestão documental dentro da própria organização

Segundo Marilena Leite Paes, arquivos setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções:

Um processo é o desenvolvimento de um expediente que, recebendo informação, pareceres, anexos e despachos, segue os canais competentes, ou seja, sua tramitação. Relacione a Coluna 1 à Coluna 2, em relação às variáveis da tramitação de um processo.

Coluna 1

1. Tramitação.

2. Comunicação Interna.

3. Informação.

4. Parecer.

5. Despacho.

Coluna 2

( ) Andamento do processo.

( ) Faz um esclarecimento.

( ) Toma uma decisão: pode ser inicial, interlocutória (intermediária) ou final.

( ) Dá uma opinião.

( ) Memorando interno (faz uma comunicação).

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

De acordo com o suporte e gênero documental, os documentos podem ser subdivididos segundo o gênero, a natureza, e suporte. Relacione a primeira coluna de acordo com a segunda coluna e assinale a alternativa CORRETA quanto ao gênero dos documentos.

I. Textuais

II. Filmográficos

III. Cartográficos

IV. Iconográficos

V. Informáticos

VI. Micrográficos

( ) Fitas VHS

( ) Pendrive

( ) Atlas

( ) Circular

( ) Jaqueta

( ) Ata

( ) Microfilme

( ) Mapas

( ) Disquete

( ) Gravura

As organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Quando nos referimos à configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado, estamos tratando do(a):

Existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem. Segundo as entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser classificados de acordo com todas as alternativas, EXCETO:

Pedido padronizado ou sugestão que o participante de assembleia, congresso ou reunião encaminha à mesa ou ao plenário é:

O conjunto de documentos que possuem uso pouco frequente é chamado de arquivo

A definição de arquivo varia de autor para autor, mas a ideia é sempre a mesma, como a seguir:

“Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte." Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005, p.27

Veja os itens: 1- papel, 2- mídias digitais, 3- fitas de vídeo ou fitas cassete, 4- papiro, 5- pergaminho, 6- argila e 7- pedra. São considerados alguns suportes de arquivo os itens contidos em:

Leia a situação hipotética abaixo e marque a alternativa INCORRETA:

Certo dia, Pedro Paulo, ao acessar o Instagram, viu uma postagem do IFMT (Oifmt oficial) informando que as inscrições do processo seletivo para o Curso de Eletricista de Sistemas de Energias Renováveis (instalador de sistemas fotovoltaicos), do Programa Qualifica Mais ENERGIFE, com duração de aproximadamente um semestre, estavam abertas e que os alunos selecionados receberiam uma bolsa de R$ 400,00 e material didático para frequentar o curso.

Muito animado com a notícia, Pedro Paulo imediatamente acessou o site do IFMT, fez a leitura das regras da seleção, efetuou a inscrição e se preparou para o processo seletivo. Algum tempo depois, na data fixada para divulgação do resultado, Pedro Paulo acessou novamente o site e viu que ficou classificado na 99º posição das 100 vagas disponíveis.

Com a notícia da aprovação, os pais e amigos de Pedro Paulo se reuniram no final de semana e fizeram um almoço especial em comemoração, pois sabiam que o curso no IFMT seria uma ótima oportunidade de melhorar a sua qualificação e de inserção no mercado de trabalho.

Na segunda-feira, Pedro Paulo foi um dos primeiros a comparecer na Secretaria Escolar do IFMT/Campus Cuiabá - Cel. Octayde Jorge da Silva, onde apresentou os documentos exigidos e efetuou a matrícula. Após iniciadas as aulas, Pedro Paulo se dedicou ao máximo ao curso, fez grandes amizades com os colegas da turma, com os servidores da Instituição e demais colaboradores. Adorava as aulas práticas de montagem de sistemas fotovoltaicos e sobre os estudos de viabilidade de negócio.

Ao final, Pedro Paulo concluiu o curso com excelentes notas e foi considerado um dos cinco melhores alunos da turma. Diante do bom desempenho no curso e mesmo antes de receber o Certificado de Conclusão do Curso, ele foi contratado por uma das grandes empresas da região (Sol&Sol Energia Solar), porém foi-lhe exigida a apresentação do comprovante de conclusão do curso.

Tempos depois, a Diretoria da Sol&Sol Energia Solar, muito satisfeita com o profissionalismo e conhecimento técnico do Pedro Paulo, ofereceu-lhe a oportunidade de assumir o cargo de supervisor, mas com a condição de que continuasse a estudar. Com a proposta, ele não pensou duas vezes e, assim que o IFMT noticiou a abertura de um novo processo seletivo, Pedro Paulo fez a sua inscrição, mas agora para o Curso de Graduação em Engenharia Elétrica do Campus Cuiabá.

Fontes: Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto n. 10.278/2020, 2021. Disponível em: https://www.gov.br/conarg/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/publicacoes-conarg. Arquivo Nacional. Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFEs. Disponível em https:/Awww.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-l /codigo-de-classificacaoe-tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-de-arquivo/copy of portaria n0922011 tabela de temporalidade e destinao.pdf IFMT, Manual de Redação Oficial, Cuiabá: IFMT, 2018.

Como são classificados os arquivos, segundo o estágio de evolução, para que seja feita a destinação adequada das informações?

Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Os documentos públicos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes, são classificados como: 

Conforme afirmam Santos, Neves e Albuquerque (2020, p. 121), “com a ampliação da quantidade de sistemas de recuperação da informação e o incremento de tecnologias aplicadas às atividades de representação, organização, recuperação, acesso e uso da informação, surgiram outros instrumentos complementares aos sistemas de classificação, ao que denominam genericamente por Knowledge Organization Systems (KOS)”. Considerando a prática da área, assinale a alternativa que apresenta uma lista de instrumentos para Sistemas de Organização do Conhecimento que podem ser empregados no trabalho de análise documentária.

Arquivar é guardar documentos de forma organizada em um arquivo. Sobre a classificação dos tipos de arquivos, associe a segunda coluna de acordo com a primeira, e em seguida assinale a sequência correta.

1ª coluna

1) Arquivo morto

2) Arquivo inativo

3) Arquivo ativo

2ª coluna 

▢ Guarda documentos que são utilizados com muita frequência, documentos em processo de conclusão e, também, do ano em curso.

▢  Armazena documentos com pouca frequência de uso.

▢ Onde estão guardados documentos que nunca ou pouquíssimas vezes são consultados. Apesar da condição desse tipo de arquivo, não deve ser considerado depósito de lixo.