Questões de Concurso Comentadas sobre conceitos e definições em arquivologia

Os arquivos são importantes para as organizações. No que se refere aos arquivos, pode-se afirmar como INCORRETO:

Ao atuar como técnico de arquivamento, você necessita elaborar um plano de classificação de documentos arquivísticos. A despeito do maior ou do menor detalhamento das etapas a serem seguidas, qual é o primeiro recorte do objeto a se classificar a fim de conhecer as funções, as atribuições e as atividades que incidem diretamente na produção dos documentos arquivísticos?

Segundo Souza (1950) “arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. São características básicas que distinguem os arquivos:

I- Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.

II- Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas.

III- Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

Está CORRETO o que se afirma em: 

Na gestão de conhecimentos existe a preocupação de garantir que conhecimentos únicos, frutos de experiências reais e de grande importância para a empresa, não se percam e sejam úteis para a equipe. Os conhecimentos podem se dividir em categorias, e existem padrões de criação que formam uma espiral do conhecimento contínua.

Uma experiência profissional passada por meio de treinamentos ou instruções práticas, com compartilhamento de experiências, é um exemplo de troca de conhecimento: 

O recorte do organograma (figura 1) representa unidades organizacionais de uma determinada instituição, que caracterizam funções: 

Sobre o conceito de Identificação Arquivística, Rodrigues (2012) ressalta que se trata de “uma metodologia de pesquisa que se desenvolve, nos parâmetros do rigor científico, como tarefa preliminar e necessária às funções arquivísticas de classificação, avaliação, descrição e também para o planejamento da produção documental”. Sobre o assunto exposto, analise as afirmativas abaixo.

I. Consiste em estudar analiticamente o documento de arquivo e o vínculo que mantém com o órgão que o produziu.
II. Consiste em um diagnóstico da realidade da situação do acervo arquivístico, apenas para fins estatísticos.
III. É realizada a partir de um conjunto de atividades integradas em duas etapas: identificação de órgão produtor (elemento orgânico e funcional) e identificação de tipos documentais.
IV. O elemento funcional está representado pelas funções e atividades administrativas desempenhadas pelo órgão, em virtude da competência que tem a seu cargo

Estão corretas as afirmativas:

Sobre o conceito de fundo de arquivo, este pode ser aberto ou fechado (DUCHEIN, 1982- 1986). Com base no assunto exposto, assinale a alternativa correta.

O simples ato de se produzirem documentos não caracteriza necessariamente um fundo de arquivo, sendo necessários alguns critérios para que os fundos possam ser identificados. 
Esses critérios para a definição de fundos envolvem questões como a seguinte: 

As competências, funções e atividades que constituem a missão e a visão de uma instituição, relacionadas à concepção de informação orgânica e às informações recebidas e produzidas nesse âmbito, materializadas em algum suporte, constituem o

A principal finalidade dos arquivos é servir à administração e possui como função principal tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história. Sobre a arquivologia, assinale a alternativa correta: 

Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos de que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição.
O arquivo tem várias funções entendidas como principais que têm suas finalidades, podendo-se citar dentre elas:
I.Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente.
II.Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos.
III.Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas.
IV.Expedição da correspondência e criação dos modelos para documentos.
V.Criação das normas de gestão documental da instituição.

Marque a alternativa com a sequência de "funções entendidas como principais".

Acerca dos serviços e rotinas de protocolo, expedição e arquivo, relacione a "Coluna 1" com a "Coluna 2":

Coluna 1
1.Protocolo. 2.Arquivo. 3.Arquivamento alfabético. 4.Arquivo intermediário. 5.Arquivo corrente.
Coluna 2
(  )Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.
(  )É a denominação atribuída aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição de documentos. É também o nome atribuído ao número de registro dado ao documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos recebidos e expedidos.
(  )Constituído de documentos que não sendo de uso corrente, aguardam em armazenamentos, sua destinação final.
(  )Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados.
(  )É o método utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o nome, pode ser chamado de sistema direto, pois a pesquisa é feita diretamente no arquivo por ordem alfabética.
Assinale a alternativa CORRETA , que preenche as lacunas de cima para baixo: