Questões de Concurso Comentadas sobre destinação em arquivologia

Assinale a alternativa que NÃO apresenta atividade de gestão de documentos.

Todo documento tem um tempo de vida útil. Esse tempo é denominado "temporalidade do documento", e não é possível determiná-lo de forma aleatória, pois existem parâmetros definidos na legislação brasileira para isso. As normas estabelecem que os órgãos da Administração Pública devam criar e usar uma Tabela de Temporalidade. Essa tabela define prazos e ações que devem ser tomados de acordo com o tipo de documento em questão. Relacione a primeira coluna com a segunda de acordo com as definições correspondentes e assinale a alternativa correta.

(1) Assunto

(2) Prazo de Guarda

(3) Fase corrente

(4) Fase intermediária

(5) Destinação Final

( ) Nessa fase, o documento poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando os documentos são guardados para prova, informação ou pesquisa.

( ) Fase em que o documento ainda será utilizado pela administração, mas com menor frequência, podendo ser levado para o depósito.

( ) Representa o tempo em anos que um documento ficará arquivado.

( ) Os documentos de uma instituição devem ser organizados pela hierarquia de atividades e funções. Para isso é utilizado um índice que contém todos os códigos e a sua referência, para facilitar na hora da procura.

( ) Fase em que o documento é frequentemente utilizado e deve estar próximo ao departamento que irá utilizá-lo.

A arquivologia adota a teoria das três idades ou fases pelas quais os documentos de uma instituição passam: fase corrente, fase intermediária e fase permanente.

Numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I associando cada fase da tramitação do documento ao seu respectivo conceito. 

COLUNA I 

1. Arquivo permanente. 

2. Destino final do documento. 

3. Arquivo corrente.

4. Arquivo intermediário. 

COLUNA II

( ) Constitui-se de documentos em curso que tramitam com muita frequência de um setor para outro. 

( ) É constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que poderão vir a ser consultados no futuro. 

( ) É aquele constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental. 

( ) Poderá ser eliminado quando o documento não tiver mais valor histórico ou guarda permanente quando o documento tiver valor histórico. 

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

Organizar o sistema de registro, de referência e de índice necessários à pronta consulta de qualquer documento arquivado; rever periodicamente os processos arquivados, dando adequação a cada um; preparar em arquivo a documentação relativa a cada Conselheiro do CRM-PI; estabelecer e manter em arquivo separado os projetos destinados à ordem do dia; e receber e registrar documentos, anexá-los, se necessário, distribuí-los e controlar sua movimentação interna são tarefas inerentes ao cargo de Assistente Administrativo. Leia as afirmativas a seguir.

I. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente.

II. Os processos de envio de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento.

III. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição. Mas é recomendável o prazo de 10 a 20 anos para o arquivamento de documentos na fase intermediária.

Pode-se afirmar que: