Questões de Concurso
Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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As atividades de protocolo e registro na ouvidoria incluem a recepção, classificação, registro e encaminhamento de documentos e demandas. Esses processos são fundamentais para garantir que todas as manifestações dos cidadãos sejam devidamente documentadas e acompanhadas, permitindo uma gestão eficiente e transparente das informações. A recepção envolve a triagem inicial das demandas, em que cada solicitação é registrada e classificada conforme sua natureza. A classificação adequada dos documentos assegura que cada demanda seja encaminhada ao setor competente para sua resolução. O registro detalhado das solicitações permite o acompanhamento do status de cada demanda, garantindo que nenhuma solicitação fique sem resposta. Finalmente, o encaminhamento envolve a distribuição das demandas aos setores responsáveis, garantindo que todas as informações sejam tratadas com a devida atenção e prioridade.
A eficiência nas atividades de protocolo e registro é alcançada por meio de procedimentos padronizados que asseguram a consistência e a rastreabilidade das informações.
Segundo Couture (1999), a avaliação documental é uma das funções arquivísticas. É compreendida como o ato de julgar os valores dos materiais de arquivo e definir o período que esses valores se aplicam aos materiais, constituindo o cerne da disciplina arquivística. Considerando as funções arquivísticas, analise as assertivas abaixo:
I. A aquisição é definida por Couture (1999) como sendo todas as ações empreendidas para aumentar o número de arquivos de uma organização, tornando-os utilizáveis, regulando a transferência e o recolhimento.
II. Couture (1999) afirma que os modelos de classificação com base em temas e assuntos deram lugar, de forma gradual, aos modelos com base em estruturas administrativas, que são os modelos mais utilizados pelas organizações modernas.
III. O valor probatório dos arquivos, ou valor primário, foi identificado por Schellenberg (2006) como uma das categorias da avaliação documental.
Quais estão corretas?
Acerca das noções de arquivologia, julgue o item a seguir.
O recolhimento ocorre quando o arquivo deixa de ter
valor primário, ao passar do arquivo corrente para
o intermediário.
Acerca das noções de arquivologia, julgue o item a seguir.
Os documentos que forem julgados como destituídos
de valor para guarda permanente poderão ser objeto
de expurgo.
Assinale a alternativa que corretamente completa a lacuna no excerto:
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases: corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A respeito dos conceitos e procedimentos relacionados com a gestão de documentos, analise as afirmativas abaixo:
I- Uma das características dos documentos de arquivo é a autenticidade. O documento de arquivo é autêntico quando tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta. A autenticidade está relacionada ao momento em que o documento é produzido e à veracidade de seu conteúdo.
II- O princípio arquivístico, do respeito à ordem original, estabelece que o arquivo deva conservar a organização dada pelo órgão ou entidade, pessoa ou família que o produziu.
III- Protocolo é o serviço encarregado do recebimento; classificação; registro; distribuição; controle da tramitação e expedição de documentos.
IV- O arquivo intermediário é o conjunto de documentos produzidos em uma organização no seu nível tático, com posição intermediária na hierarquia organizacional.
É CORRETO o que se afirma apenas em:
No que concerne aos arquivos correntes e intermediários, julgue o item a seguir.
A primeira seleção de papéis deverá ser realizada no
arquivo corrente, quando de sua transferência para
o arquivo intermediário ou quando do recolhimento
para o arquivo permanente.
No que concerne aos arquivos correntes e intermediários, julgue o item a seguir.
A economia aparece como um dos principais motivos
da criação dos arquivos intermediários e, por essa
razão, os custos de sua construção e dos equipamentos
devem superar em gastos os dos arquivos tradicionais.
No que concerne aos arquivos correntes e intermediários, julgue o item a seguir.
Há documentos que são utilizados frequentemente
como referência, ao passo que há outros nos quais tal
frequência é menor ou até inexistente. Além disso, há
alguns documentos que apresentam valor temporário,
enquanto outros possuem valor permanente.
No que concerne aos arquivos correntes e intermediários, julgue o item a seguir.
Com o crescimento da massa documental, produzida
em quantidades cada vez maiores, surgiu a
necessidade dos depósitos intermediários, cujo acervo
se constitui de documentos que não estão mais em
uso corrente.
No que concerne aos arquivos correntes e intermediários, julgue o item a seguir.
Os métodos de arquivamento pertencem a dois
grandes sistemas: direto e indireto. O sistema direto
é aquele em que, para se localizar o documento, é
necessário, antes, realizar‑se a consulta de um índice
ou de um código.
No que concerne aos arquivos correntes e intermediários, julgue o item a seguir.
Os métodos de arquivamento podem ser divididos
em duas classes: básicos e padronizados. Os métodos
alfabético e geográfico são exemplos pertencentes à
classe dos padronizados.
No que concerne aos arquivos correntes e intermediários, julgue o item a seguir.
Classificar documentos para um arquivo exige do
classificador, além de conhecimentos acerca da
administração a que serve, conhecimentos acerca da
natureza dos documentos que serão classificados,
dado que cada ramo de atividade exige um método
diferente de arquivamento que seja adequado às
suas finalidades.
No que concerne aos arquivos correntes e intermediários, julgue o item a seguir.
O arquivamento é uma das tarefas arquivísticas de
maior importância, dado que a função primordial
dos arquivos é disponibilizar as informações
contidas nos documentos para a tomada de decisão
e comprovação de direitos e obrigações, o que só
acontece se os documentos estiverem classificados e
guardados corretamente.
No que concerne aos arquivos correntes e intermediários, julgue o item a seguir.
O setor de registro e movimentação, que está
incluído no protocolo, funciona como um centro de
distribuição e redistribuição de documentos.
No que concerne aos arquivos correntes e intermediários, julgue o item a seguir.
As atividades de arquivos correntes são distribuídas
em cinco setores distintos: protocolo (incluindo
recebimento e classificação, registro e movimentação);
expedição; arquivamento (o arquivo propriamente
dito); empréstimo e consulta; e, ainda, destinação.
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