Questões de Secretariado - Administração Pública para Concurso

Ficha Cadastral do Aluno na qual constam seus dados pessoais. A cada renovação de matrícula estes dados, sobretudo endereço e telefone, devem ser verificados. Há um modelo padrão, mas é importante que se acrescentem três itens a saber: cor/raça, se o aluno é portador de necessidade especial (sim ou não), e, por fim, o NIS (número de identificação social) encontrado na planilha que a escola recebe daqueles que são beneficiados pelo programa Bolsa Família;

Ficha individual: Trata-se de uma ficha que visa ao registro do desempenho de cada aluno. Há um modelo antigo ainda muito utilizado na Rede que, por ser manuscrita incorre em rasuras, as quais são ilegais. É importante que os registros sejam informatizados, há escolas que já se valem de programas que, além de agilizar os registros, os tornam precisos e imunes às rasuras. 43 Além do nome do aluno, série, nome da unidade escolar ( ou carimbo) e do ano letivo, devem constar os registros das notas e faltas bimestrais, conceito final (5º conceito), aulas dadas, porcentagem de frequência por disciplina e total geral. Esta ficha deve ser assinada pelo secretário e pelo diretor da unidade escolar;

Histórico Escolar: É expedido pela unidade escolar a luz dos dados contidos na ficha individual do aluno. Pode ser expedido a qualquer momento caso seja necessária a transferência de uma unidade escolar para outra. É importante que se observe a carga horária de cada modalidade de ensino;

Certificado de Conclusão: Onde devem constar unicamente as assinaturas do Secretário da Unidade Escolar.

Organizar e atualizar os prontuários dos alunos;

Organizar lista dos alunos por orientação sexual (para fins do IBGE);

Organizar lista piloto dos alunos por série (para elaborar estatística);

Prestação de Contas das despesas da unidade escolar.

é um método que se baseia no nome do remetente ou do órgão/unidade/empresa que expede o documento, organizado em ordem alfabética;

não é de fácil aplicação, pois depende de interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais. No entanto, é o mais aconselhado para instituições como a administração pública federal, já que há grandes massas documentais e variedades de assuntos. Toda instituição deve ter um Plano de Classificação de Assuntos;

é considerado um método direto, porque o acesso à informação é feito diretamente no documento, não sendo necessário recorrer a um índice auxiliar para localização;

é um método que exige um índice alfabético numérico;

neste método, a ordem principal de entrada é a data.

é preciso estabelecer um plano de ações, pressionar os funcionários para que se alcancem resultados satisfatórios;

devem ser estabelecidas normas fixadas em leis e decretos que conduzam as ações da gestão pública;

ele precisa ter lealdade política organizacional;

o grande desafio é fazer com que a atividade pública seja cada vez mais inovadora. Não se pode perder de vista, no entanto, os princípios da legalidade e da impessoalidade. É preciso ter a capacidade de saber ouvir a sociedade, seus anseios, experimentar e construir um serviço público com profissionais responsáveis, comprometidos, criativos e com alta capacidade de responder a problemas públicos, tanto os antigos como os que possivelmente surgirão;

administrar pessoas é ter o controle das funções de cada um, com foco em resultados.