Questões de Secretariado - Organização e Metodos para Concurso

Q3304850

Ano: 2025 Banca: IDIB Órgão: Prefeitura de Moraújo - CE Prova: IDIB - 2025 - Prefeitura de Moraújo - CE - Agente Administrativo |

Q3304850 Secretariado

Na organização e secretariado de reuniões presenciais, é muito relevante considerar que essas reuniões representam um investimento significativo para a empresa. Por isso, é necessário avaliar e planejar adequadamente, aproveitando as tecnologias disponíveis para otimizar o processo, reduzir custos e facilitar a comunicação. Considerando a necessidade de otimizar os recursos utilizados em reuniões presenciais, assinale a alternativa que exemplifica um recurso tecnológico que pode facilitar esse processo.

A

Ferramentas de gestão de tempo.

B

Plataformas de organização de tarefas.

C

LinkedIn.

D

Videoconferência.

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Q3304849

Ano: 2025 Banca: IDIB Órgão: Prefeitura de Moraújo - CE Prova: IDIB - 2025 - Prefeitura de Moraújo - CE - Agente Administrativo |

Q3304849 Secretariado

Dentro das atividades desempenhadas por profissionais da área secretarial, a organização de reuniões é uma tarefa recorrente e de grande importância para a boa condução de processos e tomada de decisões. Em relação à organização de reuniões, a convocação dos participantes deve

A

ser realizada com antecedência, garantindo que todos possam se organizar para comparecer ao encontro.

B

ser feita em cima da hora, a fim de evitar respostas evasivas.

C

ser realizada sem levar em consideração feriados.

D

ser feita sem considerar a disponibilidade prévia dos envolvidos.

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Q3294437

Ano: 2025 Banca: ADM&TEC Órgão: Prefeitura de João Alfredo - PE Prova: ADM&TEC - 2025 - Prefeitura de João Alfredo - PE - Recepcionista - Aplicação em 05/04/2025 |

Q3294437 Secretariado

Durante um atendimento detectou-se muitos idosos e pessoas com dificuldades de locomoção aguardando em filas extensas sem um critério de priorização. Como resolver esse quadro?

A

Simplificar, excluindo os atendimentos mais detalhados, exigindo que o grupo retorne em data diversa.

B

Orientar o cidadão a buscar ajuda, pois não estaria previsto suporte específico para ele.

C

Criar filas especiais, sinalizar os direitos de quem possui limitações, preparar a equipe para oferecer suporte e praticidade.

D

Sugerir que o cidadão procure um familiar para representá-lo, pois a equipe não pode interferir nas questões de acessibilidade.

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Q3294433

Ano: 2025 Banca: ADM&TEC Órgão: Prefeitura de João Alfredo - PE Prova: ADM&TEC - 2025 - Prefeitura de João Alfredo - PE - Recepcionista - Aplicação em 05/04/2025 |

Q3294433 Secretariado

Em um local, a recepção atende tanto presencial quanto virtualmente, mas sem sistemas unificados, o que gera duplicação de solicitações e filas. A chefia quer reorganizar esse processo. Qual medida ajuda nessa adaptação?

A

Eliminar o atendimento virtual, pois o presencial estaria consolidado, reduzindo a sobrecarga de dados.

B

Pedir que o público compareça após o expediente para registrar as demandas pendentes, reduzindo a fila do horário comercial.

C

Priorizar o atendimento por ordem de chegada, unindo a fila digital e a fila física sem padronização de registros.

D

Unificar as plataformas, registrar cada pedido em base comum e informar a equipe, tornando possível consultar o status de qualquer pessoa.

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Q3294432

Ano: 2025 Banca: ADM&TEC Órgão: Prefeitura de João Alfredo - PE Prova: ADM&TEC - 2025 - Prefeitura de João Alfredo - PE - Recepcionista - Aplicação em 05/04/2025 |

Q3294432 Secretariado

A triagem de demandas no serviço público, muitas vezes realizada na recepção, procura economizar tempo de quem busca o órgão. Qual atitude reforça a efetividade desse processo?

A

Classificar todas as solicitações em um único grupo, sem analisar as diferenças entre elas, acelerando qualquer forma de consulta.

B

Iniciar o atendimento perguntando a motivação, verificar que tipo de setor ou documento a pessoa pode precisar e direcionar para o local correto.

C

Considerar somente quem expressa urgência, deixando os demais aguardando até sobrar tempo.

D

Transferir cada caso ao mesmo departamento, pois centralizar a busca de soluções dispensa aprofundamento prévio.

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Q3294428

Ano: 2025 Banca: ADM&TEC Órgão: Prefeitura de João Alfredo - PE Prova: ADM&TEC - 2025 - Prefeitura de João Alfredo - PE - Recepcionista - Aplicação em 05/04/2025 |

Q3294428 Secretariado

No ambiente público, a organização de agendas de atendimento requer cuidado na marcação dos horários e na checagem de dados dos visitantes. Qual ideia condiz com essa responsabilidade?

A

Agendar todos no mesmo horário, contanto que apareçam com antecedência para aguardar pela liberação dos guichês.

B

Incluir parâmetros de tempo em cada agendamento, respeitar a quantidade de vagas diárias e manter a equipe informada sobre eventuais mudanças.

C

Deixar a agenda aberta sem limite de pessoas, confiando na rápida gestão dos casos urgentes quando aparecerem.

D

Passar o controle de horários a qualquer setor, desvinculando a recepção do processo para poupar recursos humanos.

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Q3294424

Ano: 2025 Banca: ADM&TEC Órgão: Prefeitura de João Alfredo - PE Prova: ADM&TEC - 2025 - Prefeitura de João Alfredo - PE - Recepcionista - Aplicação em 05/04/2025 |

Q3294424 Secretariado

Ferramentas digitais de agendamento e consulta de dados são cada vez mais usadas em ambientes públicos, facilitando a organização de horários e a redução de filas. Marque a alternativa coerente com esse avanço.

A

Deixar o sistema apenas no servidor principal sem treinamento, para que cada um aprenda sozinho.

B

Implantar a ferramenta de maneira gradual, capacitando a equipe e divulgando instruções ao público, evitando confusões na fase inicial.

C

Exigir que as pessoas utilizem a plataforma mesmo quando não entendem sua função, pois a migração tecnológica deve ser compulsória.

D

Dividir o processo em vários aplicativos sem integração, estimulando o usuário a preencher dados em diferentes locais.

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Q3294419

Ano: 2025 Banca: ADM&TEC Órgão: Prefeitura de João Alfredo - PE Prova: ADM&TEC - 2025 - Prefeitura de João Alfredo - PE - Recepcionista - Aplicação em 05/04/2025 |

Q3294419 Secretariado

O uso de ferramentas de comunicação interna (como e-mails e chats corporativos) favorece a troca de informações e a solução de pendências com mais rapidez. Assinale a alternativa CORRETA sobre essa dinâmica.

A

Escolher os recursos de acordo com as necessidades da equipe, definindo regras claras de envio de mensagens e manutenção de registros acessíveis.

B

Direcionar tudo para um único canal, independentemente do volume de conteúdo, priorizando o controle individual de cada servidor.

C

Enviar notificações sem filtrar urgência, misturando recados triviais com assuntos críticos e dificultando a localização.

D

Dividir as conversas em múltiplos grupos sem monitorar pautas, estimulando a dispersão e dificultando a tomada de decisões.

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Q3238122

Ano: 2025 Banca: VUNESP Órgão: Prefeitura de Itapevi - SP Prova: VUNESP - 2025 - Prefeitura de Itapevi - SP - Recepcionista em Unidade de Saúde |

Q3238122 Secretariado

A utilização da agenda física ou digital, para gerenciar as atividades diárias no ambiente profissional, gera alguns benefícios. Das alternativas apresentadas, assinale a que está em DESACORDO com essa afirmativa.

A

Maximizar a ansiedade relacionada ao gerenciamento de tempo, o que contribui para lidar melhor com os imprevistos.

B

Facilitar a visualização das tarefas em um único lugar, evitando a sobrecarga de atividades e de compromissos.

C

Definir prioridades para as tarefas, o que permite se concentrar nas mais importantes e urgentes.

D

Planejar o dia de trabalho, o que viabiliza controlar os agendamentos e evitar conflitos de horários.

E

Acompanhar o progresso das tarefas, o que possibilita ajustar a rotina para ser mais produtivo.

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Q3238121

Ano: 2025 Banca: VUNESP Órgão: Prefeitura de Itapevi - SP Prova: VUNESP - 2025 - Prefeitura de Itapevi - SP - Recepcionista em Unidade de Saúde |

Q3238121 Secretariado

A organização do local de trabalho contribui para o desempenho das atividades diárias realizadas pelos profissionais. Considerando essa afirmativa, é fundamental que o profissional recepcionista

A

deixe os documentos e materiais mais utilizados empilhados sobre uma mesa ou armário, para ganhar tempo quando tiver que utilizá-los.

B

coloque dentro de um armário ou em gavetas, papéis ou utensílios que não serão mais utilizados, para descartar quando tiver tempo.

C

guarde seus objetos pessoais junto com os materiais utilizados para a realização de suas atividades, a fim de que possam ser facilmente encontrados.

D

reserve um espaço em sua mesa de trabalho para colocar itens pessoais, como enfeites e fotos, visando deixar o ambiente mais descontraído.

E

mantenha as salas de trabalho e de atendimento limpas e organizadas e verifique a disponibilidade dos materiais necessários para a execução das tarefas.

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Q3238114

Ano: 2025 Banca: VUNESP Órgão: Prefeitura de Itapevi - SP Prova: VUNESP - 2025 - Prefeitura de Itapevi - SP - Recepcionista em Unidade de Saúde |

Q3238114 Secretariado

As rotinas administrativas podem variar conforme o porte e a área de atuação de cada organização privada ou pública, porém elas têm um objetivo comum que é

A

atender a demandas específicas voltadas à execução de projetos administrativos, para cumprimento de prazos emergenciais.

B

otimizar os processos administrativos rotineiros, priorizando as atividades inerentes ao fornecimento de informações externas.

C

garantir que os processos internos funcionem de maneira harmoniosa, maximizando a utilização dos recursos disponíveis.

D

gerenciar os recursos financeiros para a redução dos custos com atividades de produção, visando melhorar o desempenho de resultados.

E

revisar as normas e técnicas de trabalho, que influenciam na resolução das demandas, desconsiderando o cumprimento de prazos.

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Q3181304

Ano: 2025 Banca: INAZ do Pará Órgão: Prefeitura de Bocaina do Sul - SC Prova: INAZ do Pará - 2025 - Prefeitura de Bocaina do Sul - SC - Telefonista |

Q3181304 Secretariado

A organização de registros e a gestão de agendas de contatos são atividades fundamentais para a eficiência do atendimento e para o controle das interações com clientes, parceiros ou colegas de trabalho. A forma como esses registros são mantidos influencia diretamente a produtividade e a qualidade do atendimento.

Assinale a alternativa CORRETA sobre as boas práticas para organização de registros e gestão de agendas de contatos.

A

A organização de registros deve ser feita de forma flexível, utilizando um sistema digital ou manual conforme a conveniência do momento, sem a necessidade de um padrão de organização fixo.

B

A agenda de contatos deve ser mantida em um único documento compartilhado, sem a necessidade de categorização dos contatos, para garantir fácil acesso a todas as informações.

C

O uso de ferramentas de gestão de contatos e registros deve ser automatizado, sem a necessidade de intervenções manuais, para evitar erros de digitação e garantir que os dados sejam organizados de maneira eficiente.

D

A organização de registros deve incluir, além dos dados de contato, notas sobre interações anteriores e a categoria do contato, para facilitar o acesso a informações relevantes em futuros atendimentos.

E

A gestão de contatos deve ser centralizada em uma única lista de contatos, sem a necessidade de manter registros separados por categorias ou departamentos, para facilitar a consulta em um único lugar.

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Q3181285

Ano: 2025 Banca: INAZ do Pará Órgão: Prefeitura de Bocaina do Sul - SC Prova: INAZ do Pará - 2025 - Prefeitura de Bocaina do Sul - SC - Recepcionista |

Q3181285 Secretariado

A gestão de agenda e o uso eficaz de e-mails corporativos são componentes essenciais para manter a organização e a produtividade no ambiente de trabalho. O uso adequado dessas ferramentas pode otimizar a comunicação interna e externa, além de melhorar o gerenciamento de tarefas e compromissos.

Assinale a alternativa CORRETA sobre as boas práticas no uso de ferramentas de gestão de agenda e e-mails corporativos.

A

Ferramentas de gestão de agenda permitem a integração de compromissos com o calendário do celular e o compartilhamento de agendas com colegas de trabalho, otimizando a organização.

B

A gestão de agenda deve ser feita de forma manual e centralizada, sem o uso de ferramentas digitais, para garantir maior controle sobre os compromissos e reuniões.

C

O uso de e-mails corporativos deve ser restrito a comunicações internas e não deve incluir clientes ou fornecedores externos, garantindo a segurança das informações.

D

O uso de filtros e pastas no e-mail corporativo não é recomendado, pois esses recursos dificultam o acesso rápido às mensagens importantes.

E

O envio de e-mails corporativos deve sempre ser informal, já que a comunicação deve ser descontraída para promover um ambiente mais amigável.

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Q3181277

Ano: 2025 Banca: INAZ do Pará Órgão: Prefeitura de Bocaina do Sul - SC Prova: INAZ do Pará - 2025 - Prefeitura de Bocaina do Sul - SC - Recepcionista |

Q3181277 Secretariado

A gestão de agendas e a recepção de visitantes são funções fundamentais para a organização e funcionamento de qualquer ambiente corporativo. A eficácia no controle de compromissos e a hospitalidade na recepção podem refletir diretamente na imagem da empresa.

Assinale a alternativa CORRETA sobre boas práticas no controle de agendas e recepção de visitantes.

A

É importante garantir que a agenda seja atualizada em tempo real e que haja flexibilidade para ajustes em caso de imprevistos, como mudanças de horário ou compromissos adicionais.

B

O controle de agendas deve ser realizado apenas por uma pessoa, evitando que outros membros da equipe intervenham para garantir a organização e a confidencialidade dos compromissos.

C

A recepção de visitantes deve ser sempre impessoal, limitando-se a registrar suas informações e direcioná-los, sem fazer qualquer tipo de interação além do necessário.

D

A recepção de visitantes deve ser feita apenas com a comunicação básica de que o visitante está aguardando, sem necessidade de acompanhamento ou oferecimento de conforto.

E

A gestão de agendas deve ser centralizada em um sistema físico de anotações, para que todos os compromissos sejam registrados de forma manual e acessível.

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Q3176906

Ano: 2025 Banca: FUNDATEC Órgão: Prefeitura de Tangará da Serra - MT Prova: FUNDATEC - 2025 - Prefeitura de Tangará da Serra - MT - Telefonista |

Q3176906 Secretariado

No dia a dia como telefonista, muitas vezes o profissional irá deparar-se com uma alta demanda. Para gerenciar seu tempo de forma adequada, é correto:

A

Pedir que todas as pessoas liguem apenas no dia seguinte para poder organizar as demandas.

B

Atender as primeiras ligações, ignorando as demais.

C

Atender todas as ligações e estabelecer uma ordem de atendimento de acordo com o que é mais urgente, sem deixar de realizar as demais demandas.

D

Agir rapidamente, padronizando as respostas a todas as pessoas para conseguir atender um número maior de ligações.

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Q3176905

Ano: 2025 Banca: FUNDATEC Órgão: Prefeitura de Tangará da Serra - MT Prova: FUNDATEC - 2025 - Prefeitura de Tangará da Serra - MT - Telefonista |

Q3176905 Secretariado

Everton é telefonista da prefeitura de Tangará da Serra e sempre organiza e limpa seu ambiente de trabalho. Para ele, manter o ambiente limpo e organizado reduz o estresse, melhora a sua segurança e deixa-o mais ágil na prestação de serviços. Com base nisso, é correto afirmar que Everton está:

A

Correto, pois manter a higiene e a organização do ambiente de trabalho são práticas recomendadas por instituições de saúde e segurança no trabalho.

B

Correto, pois limpar e organizar seu ambiente de trabalho é a única maneira de manter a segurança no trabalho segundo instituições e médicos.

C

Incorreto, pois limpar e organizar o ambiente de trabalho frequentemente gera perda de tempo e não traz benefícios.

D

Incorreto, pois há funcionários específicos que realizam a limpeza e a organização da prefeitura, sendo apenas responsabilidade deles a higiene e a segurança no trabalho dos demais funcionários.

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Q3176892

Ano: 2025 Banca: FUNDATEC Órgão: Prefeitura de Tangará da Serra - MT Prova: FUNDATEC - 2025 - Prefeitura de Tangará da Serra - MT - Recepcionista e Mensageiro |

Q3176892 Secretariado

Receber e organizar documentos é uma das funções de recepcionistas e mensageiros. Para realizar essa tarefa com excelência, esses profissionais devem, EXCETO:

A

Receber os documentos físicos e digitais com pontualidade, seja por e-mail, site, correio, etc.

B

Fazer a triagem dos assuntos e direcioná-los para as pessoas ou aos setores responsáveis.

C

Analisar os documentos, abrindo envelopes e pacotes destinados a outras pessoas a fim de ajudar a resolver as demandas.

D

Organizar e arquivar documentos de forma que continuem disponíveis caso necessário.

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Q3164677

Ano: 2025 Banca: MARANATHA Assessoria Órgão: Prefeitura de Careaçu - MG Prova: MARANATHA Assessoria - 2025 - Prefeitura de Careaçu - MG - Secretário |

Q3164677 Secretariado

Durante a revisão dos processos administrativos em uma instituição pública, o secretário foi encarregado de desenvolver indicadores de desempenho para avaliar a eficiência da tramitação de documentos. Sobre a criação e uso de indicadores de desempenho, marque a alternativa correta:

A

A definição de métricas como tempo médio de tramitação e taxa de erros administrativos é essencial para avaliar a eficiência dos processos.

B

Indicadores de desempenho devem ser subjetivos para permitir maior flexibilidade na interpretação dos resultados.

C

Os indicadores devem ser aplicados de forma uniforme, sem levar em consideração as diferenças entre setores administrativos.

D

Indicadores de desempenho não devem ser compartilhados com a equipe para evitar influências nos resultados.

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Q3164676

Ano: 2025 Banca: MARANATHA Assessoria Órgão: Prefeitura de Careaçu - MG Prova: MARANATHA Assessoria - 2025 - Prefeitura de Careaçu - MG - Secretário |

Q3164676 Secretariado

O secretário é responsável por realizar atendimentos telefônicos em uma instituição pública, garantindo clareza, eficiência e cordialidade na comunicação. Sobre as boas práticas no atendimento telefônico, marque a alternativa correta:

A

A identificação do interlocutor é opcional e deve ser feita apenas se houver tempo disponível.

B

Mensagens importantes podem ser anotadas de forma simplificada, sem detalhamento, para maior agilidade.

C

A postura cordial e o uso de linguagem clara são fundamentais para um atendimento telefônico eficiente.

D

O atendimento telefônico deve ser conduzido com linguagem técnica, independentemente do perfil do interlocutor.

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Q3164675

Ano: 2025 Banca: MARANATHA Assessoria Órgão: Prefeitura de Careaçu - MG Prova: MARANATHA Assessoria - 2025 - Prefeitura de Careaçu - MG - Secretário |

Q3164675 Secretariado

Durante um evento corporativo de grande porte, o secretário é designado para supervisionar a logística e a recepção dos participantes. Sobre a organização de eventos, marque a alternativa correta:

A

A logística do evento pode ser planejada no dia de sua execução para evitar mudanças de última hora.

B

A previsão orçamentária é um elemento crucial no planejamento de eventos.

C

A recepção dos participantes deve ser improvisada para promover um ambiente descontraído.

D

A contratação de fornecedores pode ser feita sem análise de referências, desde que os preços sejam competitivos.

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Questões de Concurso Sobre organização e metodos em secretariado

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