Questões de Secretariado - Organização e Metodos para Concurso

Q3181304

Ano: 2025 Banca: INAZ do Pará Órgão: Prefeitura de Bocaina do Sul - SC Prova: INAZ do Pará - 2025 - Prefeitura de Bocaina do Sul - SC - Telefonista |

Q3181304 Secretariado

A organização de registros e a gestão de agendas de contatos são atividades fundamentais para a eficiência do atendimento e para o controle das interações com clientes, parceiros ou colegas de trabalho. A forma como esses registros são mantidos influencia diretamente a produtividade e a qualidade do atendimento.

Assinale a alternativa CORRETA sobre as boas práticas para organização de registros e gestão de agendas de contatos.

A

A organização de registros deve ser feita de forma flexível, utilizando um sistema digital ou manual conforme a conveniência do momento, sem a necessidade de um padrão de organização fixo.

B

A agenda de contatos deve ser mantida em um único documento compartilhado, sem a necessidade de categorização dos contatos, para garantir fácil acesso a todas as informações.

C

O uso de ferramentas de gestão de contatos e registros deve ser automatizado, sem a necessidade de intervenções manuais, para evitar erros de digitação e garantir que os dados sejam organizados de maneira eficiente.

D

A organização de registros deve incluir, além dos dados de contato, notas sobre interações anteriores e a categoria do contato, para facilitar o acesso a informações relevantes em futuros atendimentos.

E

A gestão de contatos deve ser centralizada em uma única lista de contatos, sem a necessidade de manter registros separados por categorias ou departamentos, para facilitar a consulta em um único lugar.

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Q3181285

Ano: 2025 Banca: INAZ do Pará Órgão: Prefeitura de Bocaina do Sul - SC Prova: INAZ do Pará - 2025 - Prefeitura de Bocaina do Sul - SC - Recepcionista |

Q3181285 Secretariado

A gestão de agenda e o uso eficaz de e-mails corporativos são componentes essenciais para manter a organização e a produtividade no ambiente de trabalho. O uso adequado dessas ferramentas pode otimizar a comunicação interna e externa, além de melhorar o gerenciamento de tarefas e compromissos.

Assinale a alternativa CORRETA sobre as boas práticas no uso de ferramentas de gestão de agenda e e-mails corporativos.

A

Ferramentas de gestão de agenda permitem a integração de compromissos com o calendário do celular e o compartilhamento de agendas com colegas de trabalho, otimizando a organização.

B

A gestão de agenda deve ser feita de forma manual e centralizada, sem o uso de ferramentas digitais, para garantir maior controle sobre os compromissos e reuniões.

C

O uso de e-mails corporativos deve ser restrito a comunicações internas e não deve incluir clientes ou fornecedores externos, garantindo a segurança das informações.

D

O uso de filtros e pastas no e-mail corporativo não é recomendado, pois esses recursos dificultam o acesso rápido às mensagens importantes.

E

O envio de e-mails corporativos deve sempre ser informal, já que a comunicação deve ser descontraída para promover um ambiente mais amigável.

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Q3181277

Ano: 2025 Banca: INAZ do Pará Órgão: Prefeitura de Bocaina do Sul - SC Prova: INAZ do Pará - 2025 - Prefeitura de Bocaina do Sul - SC - Recepcionista |

Q3181277 Secretariado

A gestão de agendas e a recepção de visitantes são funções fundamentais para a organização e funcionamento de qualquer ambiente corporativo. A eficácia no controle de compromissos e a hospitalidade na recepção podem refletir diretamente na imagem da empresa.

Assinale a alternativa CORRETA sobre boas práticas no controle de agendas e recepção de visitantes.

A

É importante garantir que a agenda seja atualizada em tempo real e que haja flexibilidade para ajustes em caso de imprevistos, como mudanças de horário ou compromissos adicionais.

B

O controle de agendas deve ser realizado apenas por uma pessoa, evitando que outros membros da equipe intervenham para garantir a organização e a confidencialidade dos compromissos.

C

A recepção de visitantes deve ser sempre impessoal, limitando-se a registrar suas informações e direcioná-los, sem fazer qualquer tipo de interação além do necessário.

D

A recepção de visitantes deve ser feita apenas com a comunicação básica de que o visitante está aguardando, sem necessidade de acompanhamento ou oferecimento de conforto.

E

A gestão de agendas deve ser centralizada em um sistema físico de anotações, para que todos os compromissos sejam registrados de forma manual e acessível.

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Q3176906

Ano: 2025 Banca: FUNDATEC Órgão: Prefeitura de Tangará da Serra - MT Prova: FUNDATEC - 2025 - Prefeitura de Tangará da Serra - MT - Telefonista |

Q3176906 Secretariado

No dia a dia como telefonista, muitas vezes o profissional irá deparar-se com uma alta demanda. Para gerenciar seu tempo de forma adequada, é correto:

A

Pedir que todas as pessoas liguem apenas no dia seguinte para poder organizar as demandas.

B

Atender as primeiras ligações, ignorando as demais.

C

Atender todas as ligações e estabelecer uma ordem de atendimento de acordo com o que é mais urgente, sem deixar de realizar as demais demandas.

D

Agir rapidamente, padronizando as respostas a todas as pessoas para conseguir atender um número maior de ligações.

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Q3176905

Ano: 2025 Banca: FUNDATEC Órgão: Prefeitura de Tangará da Serra - MT Prova: FUNDATEC - 2025 - Prefeitura de Tangará da Serra - MT - Telefonista |

Q3176905 Secretariado

Everton é telefonista da prefeitura de Tangará da Serra e sempre organiza e limpa seu ambiente de trabalho. Para ele, manter o ambiente limpo e organizado reduz o estresse, melhora a sua segurança e deixa-o mais ágil na prestação de serviços. Com base nisso, é correto afirmar que Everton está:

A

Correto, pois manter a higiene e a organização do ambiente de trabalho são práticas recomendadas por instituições de saúde e segurança no trabalho.

B

Correto, pois limpar e organizar seu ambiente de trabalho é a única maneira de manter a segurança no trabalho segundo instituições e médicos.

C

Incorreto, pois limpar e organizar o ambiente de trabalho frequentemente gera perda de tempo e não traz benefícios.

D

Incorreto, pois há funcionários específicos que realizam a limpeza e a organização da prefeitura, sendo apenas responsabilidade deles a higiene e a segurança no trabalho dos demais funcionários.

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Q3176892

Ano: 2025 Banca: FUNDATEC Órgão: Prefeitura de Tangará da Serra - MT Prova: FUNDATEC - 2025 - Prefeitura de Tangará da Serra - MT - Recepcionista e Mensageiro |

Q3176892 Secretariado

Receber e organizar documentos é uma das funções de recepcionistas e mensageiros. Para realizar essa tarefa com excelência, esses profissionais devem, EXCETO:

A

Receber os documentos físicos e digitais com pontualidade, seja por e-mail, site, correio, etc.

B

Fazer a triagem dos assuntos e direcioná-los para as pessoas ou aos setores responsáveis.

C

Analisar os documentos, abrindo envelopes e pacotes destinados a outras pessoas a fim de ajudar a resolver as demandas.

D

Organizar e arquivar documentos de forma que continuem disponíveis caso necessário.

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Q3168733

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Prefeitura de Timbó - SC Prova: FURB - 2024 - Prefeitura de Timbó - SC - Secretária de Escola |

Q3168733 Secretariado

Para garantir a eficiência no trabalho da secretaria, é essencial:

A

Aplicar normas claras e padronizadas de procedimentos administrativos, promovendo consistência e organização.

B

Permitir que documentos sigilosos sejam armazenados em arquivos comuns.

C

Assegurar que cada membro da equipe crie seu próprio sistema de arquivamento.

D

Estabelecer procedimentos com base em decisões informais da equipe.

E

Dispensar o uso de protocolos de segurança para documentos de baixo risco.

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Q3164677

Ano: 2025 Banca: MARANATHA Assessoria Órgão: Prefeitura de Careaçu - MG Prova: MARANATHA Assessoria - 2025 - Prefeitura de Careaçu - MG - Secretário |

Q3164677 Secretariado

Durante a revisão dos processos administrativos em uma instituição pública, o secretário foi encarregado de desenvolver indicadores de desempenho para avaliar a eficiência da tramitação de documentos. Sobre a criação e uso de indicadores de desempenho, marque a alternativa correta:

A

A definição de métricas como tempo médio de tramitação e taxa de erros administrativos é essencial para avaliar a eficiência dos processos.

B

Indicadores de desempenho devem ser subjetivos para permitir maior flexibilidade na interpretação dos resultados.

C

Os indicadores devem ser aplicados de forma uniforme, sem levar em consideração as diferenças entre setores administrativos.

D

Indicadores de desempenho não devem ser compartilhados com a equipe para evitar influências nos resultados.

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Q3164676

Ano: 2025 Banca: MARANATHA Assessoria Órgão: Prefeitura de Careaçu - MG Prova: MARANATHA Assessoria - 2025 - Prefeitura de Careaçu - MG - Secretário |

Q3164676 Secretariado

O secretário é responsável por realizar atendimentos telefônicos em uma instituição pública, garantindo clareza, eficiência e cordialidade na comunicação. Sobre as boas práticas no atendimento telefônico, marque a alternativa correta:

A

A identificação do interlocutor é opcional e deve ser feita apenas se houver tempo disponível.

B

Mensagens importantes podem ser anotadas de forma simplificada, sem detalhamento, para maior agilidade.

C

A postura cordial e o uso de linguagem clara são fundamentais para um atendimento telefônico eficiente.

D

O atendimento telefônico deve ser conduzido com linguagem técnica, independentemente do perfil do interlocutor.

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Q3164675

Ano: 2025 Banca: MARANATHA Assessoria Órgão: Prefeitura de Careaçu - MG Prova: MARANATHA Assessoria - 2025 - Prefeitura de Careaçu - MG - Secretário |

Q3164675 Secretariado

Durante um evento corporativo de grande porte, o secretário é designado para supervisionar a logística e a recepção dos participantes. Sobre a organização de eventos, marque a alternativa correta:

A

A logística do evento pode ser planejada no dia de sua execução para evitar mudanças de última hora.

B

A previsão orçamentária é um elemento crucial no planejamento de eventos.

C

A recepção dos participantes deve ser improvisada para promover um ambiente descontraído.

D

A contratação de fornecedores pode ser feita sem análise de referências, desde que os preços sejam competitivos.

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Q3164674

Ano: 2025 Banca: MARANATHA Assessoria Órgão: Prefeitura de Careaçu - MG Prova: MARANATHA Assessoria - 2025 - Prefeitura de Careaçu - MG - Secretário |

Q3164674 Secretariado

O secretário é responsável por gerenciar o controle de trâmites de processos administrativos em uma instituição pública. Sobre o controle e acompanhamento desses processos, marque a alternativa correta:

A

O uso de sistemas eletrônicos facilita o acompanhamento em tempo real dos processos administrativos.

B

O registro dos trâmites deve ser feito de forma manual para garantir a segurança dos dados.

C

A consulta aos trâmites deve ser restrita exclusivamente ao superior hierárquico.

D

A comunicação sobre os trâmites deve ser feita apenas ao final de sua conclusão.

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Q3164670

Ano: 2025 Banca: MARANATHA Assessoria Órgão: Prefeitura de Careaçu - MG Prova: MARANATHA Assessoria - 2025 - Prefeitura de Careaçu - MG - Secretário |

Q3164670 Secretariado

O secretário é incumbido de planejar um evento de grande porte com público diversificado. Sobre os elementos essenciais do planejamento de eventos corporativos, marque a alternativa correta:

A

O planejamento não precisa considerar as necessidades culturais do público-alvo.

B

A contratação de fornecedores pode ser realizada sem consulta a referências, desde que tenham preços competitivos.

C

A integração de tecnologia para inscrições e controle de participantes aumenta a eficiência organizacional.

D

O planejamento do evento não deve incluir planos de contingência para evitar alterações no cronograma.

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Q3164663

Ano: 2025 Banca: MARANATHA Assessoria Órgão: Prefeitura de Careaçu - MG Prova: MARANATHA Assessoria - 2025 - Prefeitura de Careaçu - MG - Secretário |

Q3164663 Secretariado

Um secretário é solicitado a organizar a agenda de compromissos do superior imediato, incluindo reuniões estratégicas com parceiros internacionais. Sobre a organização de agendas, marque a alternativa correta:

A

A sobreposição de compromissos é aceitável para otimizar o tempo do superior.

B

A organização de agendas deve considerar a prioridade dos compromissos e a disponibilidade do superior.

C

A utilização de ferramentas digitais é irrelevante para a gestão eficiente de agendas.

D

Alterações na agenda devem ser evitadas, mesmo em casos de urgência.

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Q3164350

Ano: 2025 Banca: MARANATHA Assessoria Órgão: Prefeitura de Careaçu - MG Prova: MARANATHA Assessoria - 2025 - Prefeitura de Careaçu - MG - Auxiliar de Secretária |

Q3164350 Secretariado

Durante a revisão do arquivo técnico da secretaria, identificou-se a necessidade de implementar melhorias nos modelos de etiquetas utilizadas para organização. Sobre as etiquetas em arquivos físicos, marque a alternativa correta:

A

Devem ser padronizadas para facilitar a recuperação e identificação de documentos.

B

São dispensáveis em sistemas de arquivamento temático.

C

Limitam-se à identificação de documentos confidenciais.

D

Devem ser utilizadas apenas em métodos de arquivamento cronológico.

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Q3164349

Ano: 2025 Banca: MARANATHA Assessoria Órgão: Prefeitura de Careaçu - MG Prova: MARANATHA Assessoria - 2025 - Prefeitura de Careaçu - MG - Auxiliar de Secretária |

Q3164349 Secretariado

Em uma reunião de planejamento, foi discutida a importância do uso de cronogramas para acompanhar projetos escolares. Sobre cronogramas, marque a alternativa correta:

A

Devem ser utilizados exclusivamente em projetos de longo prazo.

B

Não podem ser alterados após sua elaboração inicial.

C

Devem ser utilizados apenas no início de cada ano letivo.

D

Permitem o acompanhamento de prazos e etapas, garantindo maior eficiência na execução de projetos.

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Q3160056

Ano: 2025 Banca: Wisdom Órgão: Prefeitura de Herval D`Oeste - SC Prova: Wisdom - 2025 - Prefeitura de Herval D`Oeste - SC - Recepcionista |

Q3160056 Secretariado

Qual é a melhor prática para controlar o acesso e o uso de chaves no local de trabalho?

A

Deixar as chaves em locais visíveis para facilitar o acesso a qualquer momento.

B

Manter um controle rigoroso sobre quem possui as chaves e registrar sempre que houver troca de posse.

C

Não registrar os acessos, pois a maioria das pessoas é de confiança.

D

Permitir que todos os funcionários tenham acesso irrestrito às chaves para evitar problemas.

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Q3160053

Ano: 2025 Banca: Wisdom Órgão: Prefeitura de Herval D`Oeste - SC Prova: Wisdom - 2025 - Prefeitura de Herval D`Oeste - SC - Recepcionista |

Q3160053 Secretariado

Qual a principal função de um protocolo?

A

Controlar o acesso de pessoas estranhas à empresa.

B

Agendar as reuniões da diretoria.

C

Controlar o estoque de materiais de escritório.

D

Registrar a entrada e saída de documentos e correspondências.

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Q3160051

Ano: 2025 Banca: Wisdom Órgão: Prefeitura de Herval D`Oeste - SC Prova: Wisdom - 2025 - Prefeitura de Herval D`Oeste - SC - Recepcionista |

Q3160051 Secretariado

Qual a importância de manter o local de trabalho organizado?

A

Demonstra descaso com as tarefas do dia a dia.

B

Facilita a localização de documentos e agiliza o atendimento.

C

Torna o ambiente mais bonito e agradável para os visitantes.

D

É uma exigência apenas para empresas multinacionais.

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Q3151256

Ano: 2025 Banca: IGEDUC Órgão: Câmara de Calumbi - PE Prova: IGEDUC - 2025 - Câmara de Calumbi - PE - Recepcionista |

Q3151256 Secretariado

No gerenciamento da rotina em uma equipe de atendimento ao público, o líder percebe que os funcionários estão frequentemente sobrecarregados em horários de pico, o que gera atrasos e insatisfação dos cidadãos. Para resolver essa questão, ele decide implementar a técnica de priorização de tarefas junto à equipe. Qual das alternativas a seguir representa a melhor prática para organizar a rotina de forma eficiente, reduzindo a sobrecarga nos horários de maior movimento?

A

A criação de turnos específicos de atendimento para as demandas prioritárias, deixando as solicitações de maior urgência para momentos de menor movimento.

B

A padronização de procedimentos para todos os atendimentos, independentemente da complexidade, garantindo que todos sigam a mesma rotina.

C

A realização de todas as tarefas por ordem de chegada, independentemente da urgência, para garantir que todos sejam atendidos igualmente.

D

A distribuição das tarefas complexas para o início do expediente, deixando as demandas mais simples para o horário de pico.

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Q3129120

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: CISNORDESTE - SC Prova: FURB - 2024 - CISNORDESTE - SC - Apoio Administrativo |

Q3129120 Secretariado

O gerenciamento da agenda do CISNORDESTE/SC requer:

A

Sistema integrado de calendário, definição de prioridades, controle de prazos e compromissos, com alertas automáticos e sincronização entre usuários autorizados.

B

Organização semanal de tarefas.

C

Controle de horários disponíveis.

D

Lista atualizada de compromissos diários.

E

Registro manual de atividades previstas.

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Questões de Concurso Sobre organização e metodos em secretariado

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