Questões de Concurso
Comentadas sobre organização e metodos em secretariado
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( ) É recomendável que os computadores sejam programados para entrar em modo de espera após períodos de inatividade.
( ) Na secretaria escolar, é recomendável que os computadores não sejam desligados ao final do expediente de trabalho, pois esta medida tende a evitar o desgaste dos monitores com as repetidas ações de ligar e desligar.
( ) É possível compartilhar a impressora com outros computadores sem o uso de cabos.
( ) Em um escritório, é possível conectar-se a uma impressora a partir de um smartphone e realizar a impressão de documentos.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
Um ambiente de trabalho desorganizado faz com que o profissional que atua na recepção perca o foco do que precisa ser feito, causa ansiedade e prejudica seu desempenho. Neste sentido, um ambiente de trabalho organizado pressupõe:
Um ambiente de trabalho bem organizado compreende, EXCETO:
Durante suas atividades cotidianas, o profissional recepcionista necessita, na maioria das vezes, lidar com várias tarefas ao mesmo tempo: a) atender chamadas telefônicas; b) cumprimentar e orientar os clientes; c) agendar reuniões; d) lidar com as correspondências e e-mails, entre outras. Nesta rotina, assinale a habilidade que este profissional deve utilizar:
Alguns profissionais são mais organizados do que outros em seu ambiente de trabalho. Todavia, para o profissional que irá atuar na recepção das organizações, o “organizar seu ambiente de trabalho” é um requisito essencial e dinâmico, logo, dominar essa atividade torna a rotina mais ordenada e com muitos benefícios. São benefícios de ambiente de trabalho organizado, EXCETO:
A atividade de recepção envolve várias tarefas essenciais em grande parte das organizações. Essas tarefas são as seguintes, EXCETO:
Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna:
“A (o) ________________ é um instrumento fundamental na vida de todo profissional. Para o/a secretário/a, ela é um misto de memória auxiliar e instrumento para planejar, organizar e controlar os próprios compromissos e os da chefia.”
Dentro da rotina de um auxiliar de secretaria, são consideradas algumas atribuições técnicas básicas deste profissional. Assinale aquela que NÃO corresponde a estas atribuições:
De acordo com Veiga (2010), são itens de uma pauta de reunião, exceto:
1. Deve-se fazer uso da agenda como uma “central de informações”. 2. As datas sociais também devem constar na agenda. 3. Recados ou compromissos não devem ser anotados em pedaços de papel, deve-se usar a agenda. 4. A atividade já concluída deve ser riscada com a caneta marca-texto ou pelo menos ter sua conclusão anotada, se necessário, com data.
O resultado da somatória dos números correspondentes às afirmações corretas é:
I.Gerir uma agenda e organizar reuniões de maneira eficaz, não apenas otimizando o tempo, mas também melhorando a produtividade e a eficiência das equipes é essencial, para alcançar o objetivo desejado da organização.
MAS
II.É preciso estabelecer procedimentos que ajudem a garantir que as reuniões sejam úteis, bem gerenciadas e resultem em ações concretas. E as agendas sejam organizadas e cumpridas conforme planejado.
A respeito dessas asserções, assinale a opção CORRETA:
( ) Administrar bem o tempo exige disciplina, planejamento, comprometimento e organização.
( ) O controle de uma agenda pré-estabelecida não interfere no aumento da produtividade.
( ) Estabelecer objetivos e priorizar atividades auxilia o processo de tomada de decisões.
( ) As ações objetivas realizadas dentro de um cronograma, auxiliam para o alcance de resultados positivos.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.
Sobre o uso da agenda, julgue as seguintes afirmativas:
I. Deve-se anotar, dentre outras informações, todos os compromissos diários do executivo e/ou da equipe e reuniões.
II. Deve-se atentar para a grafia das palavras, pois em sua ausência a agenda pode ser consultada por outra pessoa da equipe.
III. É importante deixar intervalos entre um compromisso e outro.
São corretas as afirmativas:
Com relação ao exposto, é correto afirmar que a gestão de materiais objetiva
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