Questões de Secretariado - Organização e Metodos para Concurso

Os gráficos de organização mostram os meios utilizados para a obtenção dos resultados. Nos gráficos de organização, procuram-se mostrar os resultados técnicos que estão sendo usados, sejam tais recursos operações técnicas ou sistemas de órgãos e pessoas dispostas de maneira a atingirem certos resultados. O Fluxograma Global ou de Coluna é o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas. De maneira resumida, seus aspectos básicos são: é utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e procedimentos; permite demonstrar o fluxo de informações e documentos, dentro e fora da unidade organizacional considerada; e apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de símbolos.

Sobre o símbolo do documento , leia as afirmativas.

I. Serve para identificar qualquer tipo de documento, como cheques, faturas, recibos. Coloca-se o nome do documento dentro do símbolo, geralmente abreviando-se por questões práticas.

II. Quando da emissão de um documento, deve-se marcar o lado esquerdo inferior do símbolo.

III. Quando o documento aparece pela primeira vez no fluxograma considerado, mas já foi emitido em outro fluxograma, deve-se marcar o lado esquerdo superior do símbolo do documento.

Pode-se afirmar que:

Instrumento de pesquisa que fornece uma enumeração descritiva dos itens documentais ou dossiês que compõem um ou mais fundos ou séries. Normalmente inclui um histórico da instituição produtora dos documentos, uma breve explicação dos critérios utilizados em seu arranjo e um índice. De acordo com o nível de detalhamento da descrição dada, pode ser sumário ou analítico.

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Considerando o texto acima indicado, assinale a alternativa que contém o nome do instrumento de pesquisa.

A administração do tempo é um critério essencial para o trabalho de qualquer profissional. No caso do secretário executivo, ela é imperativa para a preparação e a organização de reuniões e agendamento de compromissos. O avanço da tecnologia popularizou o uso do correio eletrônico (e-mail), que é um instrumento de grande ajuda. No programa MS Outlook, por exemplo, além de permitir a transmissão de mensagens e documentos, há um recurso que identifica as mensagens e as associa a itens relacionados, como anotações, tarefas pendentes, contatos ou eventos de calendário semelhantes. Trata-se de: