Questões de Concurso Público IF-PA 2016 para Secretário Executivo

Relato de uma Secretária Executiva: A atuação profissional, na prática, é bem diferente do que se imagina, quando se está na faculdade. A gama de conhecimentos adquiridos em sala de aula precisa de uma dose extra de coragem para encarar os desafios. Um dia, já com cinco anos de experiência como Secretária Executiva de uma Instituição Pública, deparei-me com a seguinte situação: após lavrada a ata de reunião da Congregação do Instituto e colhidas as assinaturas dos presentes, os processos apreciados seguiram a tramitação devida. Uma semana depois, a Coordenadora Acadêmica dirigiu-se a mim e disse que ela precisava que eu fizesse uma errata da ata, pois um dos processos estava com parecer errado. Então, expliquei muito educadamente que era melhor fazer a retificação do parecer e voltar o processo para ser aprovado em outra reunião. Falei que a errata deve ser redigida quando quem a redigiu cometeu um erro e, então, admite oficialmente. O que não foi o caso. Resposta da Coordenadora: “Quando o chefe erra, a culpa é do subordinado”. Concluí mais uma vez que muito mais que coragem deve ter o secretário executivo. De acordo com o relato, marque a opção correta, considerando os deveres fundamentais da profissão de Secretariado Executivo:

“Agir corretamente hoje não é só uma questão de consciência. É um dos quesitos fundamentais para quem quer ter uma carreira longa e respeitada. Em escolhas aparentemente simples, muitas carreiras brilhantes podem ser jogadas fora. Atualmente, mais do que nunca, a atitude dos profissionais em relação às questões éticas pode ser a diferença entre o seu sucesso e o seu fracasso. Basta um deslize, uma escorregadela, e pronto. A imagem do profissional ganha no mercado a mancha vermelha da desconfiança”.

O Código de ética do Profissional de Secretariado, em seu Capítulo IV, Art. 6 e Art. 7, determina que:

SÃO PAULO - O ser humano é racional e emocional, invariavelmente e ao mesmo tempo, diz o coach executivo e de equipes Carlos Cruz. O indivíduo emocionalmente inteligente consegue mobilizar o que sente de forma estratégica, com o objetivo de alcançar suas metas. Ele reconhece, aceita e gerencia suas emoções. "Conheço muitas pessoas que deixaram de alcançar melhores cargos por terem perdido o equilíbrio em determinado momento. Quem nunca teve vontade de mandar tudo para o ar? Acredito que a maioria de nós. O importante é saber que isso pode dar uma sensação de alívio na hora, mas será que não trará problemas depois?", questiona. Não elimine a emoção. Isso não significa que você precisa eliminar ou ignorar o que sente e focar somente na razão. "Imagine um goleiro que vai defender um pênalti sem um dos braços. Impossível, não é? O mesmo aconteceria com uma pessoa que eliminasse a razão ou a emoção no seu diaadia. Precisamos buscar a harmonia e, quanto mais a razão trabalhar com a emoção, mais força e potencial a pessoa terá", afirma o coach.

Considerando o excerto acima e o relato da secretária executiva, quais são os cinco passos necessários para desenvolver a inteligência emocional?

Ainda sobre o relato de experiência acima e levando em consideração que a inteligência emocional e o controle das emoções, na tomada de decisões, são fatores imprescindíveis nas relações interpessoais, Goleman (2007), com seu livro Inteligência Emocional e Desempenho, nos apresenta quatro domínios da inteligência emocional, dentre eles está a gestão de relações, definida como:

A ação de liderança se constitui atualmente como uma estratégia de qualquer organização sólida. Esse novo cenário tem levado muitos administradores de empresas a investirem em cursos de formação e preparação de líderes. O profissional de secretariado, por exemplo, vem construindo um novo perfil, o de secretário gestor, capaz de tomar decisões, de exercer a liderança com clientes externos e internos, de planejar ações, de controle e organização de seu ambiente de trabalho. Esse protagonismo secretarial deve considerar que lidar com pessoas é um dos maiores desafios das organizações. Ser líder é:

Até o século passado, a excelência era privilégio das empresas privadas. No entanto, a partir do século XXI, iniciou-se um movimento de pressão por qualidade na gestão pública. Demanda-se a excelência no serviço público. O profissional de secretariado, frente ao cenário muitas vezes burocrático da gestão pública, deve ter o entendimento de que:

Não é mais novidade que o mercado de trabalho globalizado exige mais do que nunca qualificação profissional. Inúmeras são as mudanças no mundo corporativo. Inúmeros são os desafios na construção da carreira do profissional de secretariado executivo, então torna-se indispensável para ele:

Formar empreendedores apresenta-se com grande tônica nessa última década. Essa tarefa vem se tornando cada vez mais significativa e necessária, considerando o decréscimo dos postos de trabalho no mundo inteiro. Sua relevância parece ainda maior ao se focar a necessidade de conciliar, cada vez mais, “o mundo do trabalho” com o prazer da realização humana, ou seja, pensando em saúde e qualidade de vida.

Marque a alternativa CORRETA quanto ao perfil do profissional com característica empreendedora:

Uma das temáticas muito discutidas atualmente é como ser assertivo tanto na vida como no trabalho. O protagonismo secretarial exige do profissional essa assertividade, que nada mais é do que:

I - fortalecer o senso do eu, do valor pessoal e da autoconfiança quando se fala como as pessoas nos afetam tanto positiva quanto negativamente;

II - saber tomar decisões, criar oportunidades, autogerenciar-se e buscar qualidade de vida;

III - uma postura não comportamental diante das pessoas e das situações cotidianas;

IV - é uma capacidade de se afirmar de maneira clara, objetiva e transparente, sem delongas;

V - Utilizar seu poder de influência amedrontando seus colegas de trabalho.

Estão CORRETAS as afirmativas:

Os sonhos em si não são irrealizáveis, impossíveis de acontecer, o problema encontra-se na inércia de quem sonha. São incontáveis as histórias de sucesso encontradas em toda parte, quantas pessoas já superaram inúmeros obstáculos e venceram grandes desafios. Pode ser sorte de estar no lugar certo e na hora certa? Para quem acredita, sim. Sorte de ter a oportunidade de fazer aquele curso de inglês completo? Sorte de conhecer aquela pessoa influente que deu um empurrãozinho que facilitou o acesso ao dono daquela multinacional que lhe contratou? Um olhar mais reflexivo e criterioso, no entanto, leva à conclusão de que sorte apenas não é suficiente para se obter sucesso. Ela não é uma ferramenta com que se pode contar sempre. Determinação, disciplina e perseverança, somadas ao estabelecimento de prioridades e à capacidade de tornar adversidades em oportunidades, estão por trás de muitos dos casos de sucesso. Ritossa (2009), em seu livro Marketing Pessoal, chega à constatação de que o sucesso de um indivíduo, assim como de uma empresa, não depende apenas de uma excelente ideia, trabalhar incansavelmente ou ter um destino generoso. Precisa-se planejar um curso de ações e decidir o que devemos fazer, como e quando, de acordo com nossas prioridades e aspirações pessoais. Dentre os princípios mercadológicos que podem ser readequados e aplicados ao desenvolvimento individual, encontra-se a estratégia do Marketing Pessoal, entendido como:

Observa-se que a relação interpessoal entre colaboradores de uma empresa pode tornar e manter o ambiente de trabalho harmonioso, prazeroso, levando ao cooperativismo espontâneo, voluntário, isso porque:

I - relacionamento interpessoal possibilita também uma boa relação com os clientes externos, mesmo que dentro da organização o profissional apresente dificuldades de relacionamento;

II - as relações interpessoais fortalecem não apenas o desempenho do profissional, mas também cria boas expectativas para que as equipes atinjam objetivos e superem metas que agregam valor ao negócio;

III - a falta de interação profissional pode gerar sentimentos de antipatia e rejeição, e um afastamento entre os colegas repercute negativamente na produtividade;

IV - a aquisição da competência interpessoal não exige aquisição e aperfeiçoamento de habilidades de comunicação. Essas habilidades são inatas ao ser humano;

V - a produtividade está mais relacionada com o desempenho individual do que com o grupal.

Marque a opção CORRETA:

Etiqueta na internet – O avanço dos meios tecnológicos impacta muito na vida das pessoas e das empresas. Muitas são as vantagens desse avanço, como a facilidade na comunicação, o acesso rápido a produtos e serviços. No entanto, é preciso cautela, pois sem perceber se pode cometer gafes, criar situações desagradáveis e até mesmo infringir a lei. Para o profissional que trabalha com esse tipo de recurso de comunicação, é preciso cuidado com as palavras. Na internet também é preciso noção das regras de etiqueta, isso porque:

A Constituição Federal dispõe em seu Artigo 37: “A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)”. Isso significa que, para produzir qualquer documento de caráter oficial, deve-se observar a legalidade e a moralidade na emissão; evitando marcas pessoais, procurando tratar do assunto a que faz referência. Sempre ter em mente que são documentos de caráter e acesso público (exceto quando a lei preveja o contrário). A redação deve ser concisa, clara e com correção de conteúdo. Além disso, outras características são necessárias, como:

As organizações, para se manterem vivas frente à concorrência, têm inúmeros desafios, dentre eles o de ter a consciência de que os clientes esperam seus produtos para “ontem”. O tempo, então, é o melhor aliado ou o pior inimigo. Quanto à Administração do tempo:

A cultura organizacional atual preconiza como uma de suas missões, com foco em resultados, o trabalho em equipe. A concepção de equipe pode ser concebida como uma estratégia capaz de melhorar a efetividade do trabalho e elevar o grau de satisfação do colaborador. No entanto, existem muitas distorções que dificultam o real objetivo desse trabalho, isso devido às diferentes percepções do que seja de fato uma equipe de trabalho. Dentre tais percepções deturpadas, a ideia de que:

Os documentos de uma Instituição devem ser bem guardados e preservados. Um bom arquivo possibilita a facilidade na recuperação de informações, para isso se faz imprescindível o conhecimento e definição de métodos de arquivamento eficazes e eficientes. Na administração pública federal há a recomendação de utilização do método por assunto, combinando-o com algum outro método auxiliar. Quanto a este método:

Há alguns anos, devido à percepção da existência, diária, da produção de grande massa de papéis tanto nas empresas privadas como nas instituições públicas, iniciaram-se estudos sobre o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Machado (2015, p. 59), em seu livro Secretariado Executivo para Concursos, esclarece que “Em termos gerais, podemos descrever o GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital”. Associado ao GED está o Workflow. Workflow é classificado em, considerando a as regras sequenciais de procedimentos:

“É incrível como, depois de tantas evoluções, o mundo não deixa um segundo sequer de migrar para um nível mais elevado de comunicação, informação, relacionamento e interatividade. É exatamente esse processo que o jornalista estadunidense Thomas Friedman definiu como “Globalização 3.0”

(BRITO, Secretariado Intercultural, 2015, p. 22).

Para Friedman, a globalização 3.0 possibilita a capacitação, empoderamento e impulso a indivíduos e pequenos grupos a se tornarem globais. Terceirizam-se serviços, negócios e relacionamentos; barreiras são quebradas à prestação de serviços, ofertas de produtos e troca de valor intelectual. Isso representa:

Gestão de escritório – compreende-se o termo gestão como um processo ou atividade dinâmica que consiste na tomada de decisões sobre objetivos e recursos humanos, materiais, finanças, entre outras coisas, com o foco em resultados. (MACHADO, Secretariado Executivo para Concursos, 2015). Um tipo de gestão indispensável à eficiência e eficácia das atividades de uma secretária executiva é a Gestão de escritório, isso porque:

Não é mais novidade ouvir falar em Marketing. Trata-se, como já se sabe, de uma atividade que tem essencialmente como objetivo a satisfação, com produtos e serviços, das necessidades e desejos dos consumidores, por meio do processo de troca e venda. A partir da década de 90, o maior destaque foi o reconhecimento da importância do relacionamento com o cliente, surgiu, então, o chamado Marketing de Relacionamento. As empresas buscam a personalização e o atendimento individualizado aos clientes. Busca-se incansavelmente a excelência no atendimento. Quanto a esse tema, marque a opção correta: