De acordo com Marilena Paes, em Arquivos Modernos: teoria e prática, de 2011, a Gestão de Documentos, que tem por objetivo controlar o ciclo de vida dos documentos, envolve as seguintes fases, além da produção, utilização:
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De acordo com Schellenberg, em Arquivos Modernos: princípios e práticas, 2006, para controlar a produção excessiva de documentos, é necessário que uma organização simplifique os seguintes aspectos:
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Na publicação Como fazer avaliação de documentos de Ieda Bernardes (2000), para realizar a avaliação dos documentos, é necessário julgar o seu valor, isto é, se possuem valor secundário ou somente valor primário. Os documentos que são julgados de valor secundário são:
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O Decreto nº 4073, de 3 de janeiro de 2002, Art. 18, prevê o estabelecimento de Comissões Permanentes de Avaliação, que devem orientar e realizar o processo de:
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A publicação Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública, publicada pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos, afirma que os documentos de arquivo devem ser classificados. Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado de acordo com as seguintes operações: