Questões de Concurso Público CRA-AC 2016 para Assistente Administrativo

Durante a fase corrente, os documentos se caracterizam por sua grande frequência de consulta e por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto, que a instituição adote mecanismos capazes de controlar essa tramitação, de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário. Tarefas como: separação da correspondência particular da correspondência oficial (da instituição); distribuição da correspondência particular para os destinatários; separação da correspondência de caráter ostensivo da correspondência sigilosa; encaminhamento da correspondência sigilosa aos respectivos destinatários; classificação do documento de acordo com seu assunto, buscando identificar o destinatário (setor competente); e efetivação da autuação dos processos (inserção de capa, em que serão registrados os dados básicos do processo) são pertinentes à atividade de controle conhecida como:

Os métodos de arquivamento são instrumentos essenciais para colocar documentos em ordem em um arquivo. Sobre eles, leia as afirmativas.

I. No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e sua posterior localização é o nome. Esse método é muito utilizado nas organizações e apresenta como vantagem ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes. A fim de tornar mais rápida a localização e guarda dos documentos, o método alfabético pode ser combinado com números, para identificar a letra procurada. Esse método é denominado Variadex.

II. O método geográfico é utilizando quando os documentos são organizados pela procedência ou local, ou seja, quando a instituição opta por classificar os documentos pelo local de origem. Quando o arquivamento é feito por cidades, sem haver a separação por estado, não há a necessidade de se colocarem as capitais no início. A ordenação será simplesmente alfabética, com o detalhe de que, ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente, para o caso de cidades com o mesmo nome. Exemplo: Cruzeiro do Sul (Acre).

III. O método numérico dígito-terminal é aquele utilizado para organizar os documentos por data. É um método largamente utilizado na organização de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja o principal elemento na busca da informação.

Pode-se afirmar que:

Sobre os documentos arquivísticos num ambiente digital, considere as afirmativas a seguir. I. O website do CRA-AC pode ser considerado um documento arquivístico desde que tenha sido produzido no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. Portanto, dessa forma, deve ser contemplado pelo programa de gestão arquivística da instituição. II. Um e-mail convocando para uma reunião da Comissão Permanente de Tomada de Contas, órgão técnico do CRA-AC, pode ser considerado um documento arquivístico desde que tenha sido elaborado ou recebido no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho e retido para referência. III. Um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) idôneo e confiável oferece um alto grau de presunção de autenticidade dos documentos. Porém, o uso da assinatura digital é recomendável nos casos em que é obrigatório garantir a autoria e/ou a integridade de um documento transmitido entre sistemas ou entre usuários e sistemas. Por exemplo, ao ser transmitida de um sistema de gestão de pessoas para o sistema de uma instituição financeira (como um banco), uma autorização de pagamento precisa de assinatura digital para garantir sua autenticidade. Pode-se afirmar que:

A eliminação de documentos arquivísticos digitais segue o mesmo processo dos documentos convencionais. No setor público, a eliminação deve ser precedida pela elaboração de listagem de eliminação de documentos, que, depois de aprovada pela instituição arquivística na específica esfera de competência, deverá ser publicada e, quando for efetivada a eliminação, será lavrado o termo de eliminação de documentos, segundo a legislação vigente. Caso o original seja considerado de valor permanente, este não poderá ser eliminado, conforme também determina a legislação. No setor privado, recomenda-se a elaboração de tabela de temporalidade e destinação e que se institua comissão de avaliação de documentos para aplicar os prazos previstos na tabela e realizar os procedimentos de eliminação. Mas, em ambos os setores (público ou privado), deve-se observar os seguintes procedimentos:

I. os documentos arquivísticos que estiverem pendentes sob litígio ou investigação não poderão ser destruídos;

II. a eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer documento eliminado;

III. todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança (mantendo-se apenas as cópias de preservação), independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

Pode-se afirmar que:

A organização é fundamental no ambiente de trabalho. Além do arquivamento, os documentos precisam estar dispostos de forma a facilitar sua localização quando necessário. A figura a seguir ilustra uma pasta, bastante funcional e utilizada em arquivos e armários para guardar documentos, contratos e papéis. Trata-se da:

Em geral, os relatórios são escritos com os objetivos de divulgar os dados técnicos obtidos e analisados e de registrá-los em caráter permanente. Sobre eles, analise as seguintes afirmativas. I. Os relatórios podem ser classificados da seguinte forma: informativos, que abordam um problema ou situação e oferecem informações; reativos, abordando um problema, examinando as causas e as consequências e oferecendo sugestões; e conclusivos, que contemplam um problema ou situação e oferecem conclusões. II. Os relatórios podem ser organizados por ordem de importância, sequencialmente ou cronologicamente. Quanto à sua estrutura, no quesito data, o mais comum é que se siga o padrão ofício e que a data seja registrada no início, abaixo da identificação do documento. III. Entre os tipos de relatórios, temos o Administrativo: que é a comunicação escrita submetida à apreciação de uma autoridade superior, geralmente ao término de um exercício, relatando a atuação administrativa. Costumam ser acompanhados de um documento de encaminhamento. Pode-se afirmar que:

“É a exposição escrita na qual se descrevem fatos verificados mediante pesquisas ou se historia a execução de serviços ou experiências.”

“Narração ou descrição ordenada e mais ou menos minuciosa daquilo que se viu, ouviu ou observou.”

“Exposição dos principais fatos colhidos por comissão ou pessoa encarregada de estudar determinado assunto.”

As três definições acima conceituam o que é um relatório. Sobre sua estrutura e suas partes integrantes, leia as afirmativas.

I. Índice: é a enumeração de leis, questionários, estatísticas, que se acrescentam a um relatório como esclarecimento ou documentação, sem dele constituir parte essencial. É enumerado com algarismos arábicos, seguidos do título.

II. Sumário: é a apresentação concisa do texto, destacando os aspectos de maior importância e interesse. O conteúdo é apresentado em forma de texto reduzido.

III. Ilustrações: segundo a ABNT, são consideradas ilustrações os desenhos, esquemas, fluxogramas, fotografias, gráficos, mapas, organogramas, plantas, quadros, retratos. A identificação aparece na parte inferior, precedida da palavra designativa, seguida de seu número de ordem de ocorrência no texto, em algarismos arábicos, do respectivo título e/ou legenda explicativa de forma breve e clara, dispensando consulta ao texto, e da fonte.

Pode-se afirmar que:

Estruturas organizacionais são todos os aspectos da organização formal e abrangem divisão do trabalho, especialização e hierarquia. São definidas na estratégia organizacional, pela gerência, diretoria ou qualquer outro conceito que seja ligado ao conceito de “alta cúpula da organização”. A figura ilustra uma estrutura organizacional linear, sobre a qual são feitas as seguintes afirmativas.

I. As principais características desse tipo de estrutura são a hierarquia e a unidade de comando. O poder de decisão sobre tudo depende do alto escalão.

II. Esse tipo de estrutura é indicado para pequenas empresas, tanto pela fácil operacionalização como pela economia de sua estrutura simples.

III. Uma vantagem da estrutura linear é a fácil implantação e uma desvantagem é a menor velocidade na tomada de decisões.

Pode-se afirmar que:

O tipo de organização linha-staff é o resultado da combinação dos tipos de organização linear e funcional, buscando incrementar as vantagens desses dois tipos de organização e reduzir suas desvantagens. Alguns autores o denominam organização do tipo hierárquico-consultivo. Na organização linha-staff, há características do tipo linear e do tipo funcional, reunidas para proporcionarem um tipo organizacional mais completo e complexo. As principais funções do staff são, exceto:

Apesar de a organização funcional ter sido tentada em larga escala pelos defensores da Administração Científica, ela tem fracassado em muitas situações, trazendo problemas de coordenação e controle. Mesmo assim, a organização funcional deve ser restrita aos seguintes casos: I. Quando a organização, por ser pequena, tem uma equipe de especialistas bem entrosada, reportando-se a um dirigente eficaz e orientada para objetivos comuns muito bem definidos e colocados. II. Quando, em determinadas circunstâncias e tão somente, a organização delega, durante um certo período, autoridade funcional a algum órgão especializado sobre os demais órgãos, a fim de implantar alguma rotina ou procedimento ou a fim de avaliar e controlar alguma atividade. III. Quando há a necessidade de separação entre órgãos operacionais e órgãos de apoio e suporte para distribuir responsabilidades e, por consequência, gastos adicionais com pesquisa para solução de problemas são autorizados. É correto o que se afirma em:

A Wall-Mart queria um equilíbrio: nem estoques elevados que acarretam custos financeiros e de estocagem, nem estoques insuficientes que provocam queda de vendas e reclamações dos clientes. Para tanto, entrou em contato com a Procter & Gamble para cuidar de seus estoques de fraldas descartáveis Pampers. Como a P&G conhece melhor a movimentação de fraldas e possui informações sobre padrões de consumo e reposição de varejistas em todo o país, a Wall-Mart pediu que a própria P&G assumisse toda a função de reposição de estoques. Com isso, o processo ultrapassou suas fronteiras organizacionais que se tornaram interfaces interempresas. E introduziu-se o reabastecimento contínuo entre fabricante e varejista. A gestão de estoques foi tão otimizada que as fraldas passam do centro de distribuição para as lojas e delas para o consumidor antes que a Wall-Mart tenha de pagá-Ias à P&G, o que é feito com o dinheiro já recebido do consumidor. Os custos de manutenção de estoques de fraldas foram eliminados e os estoques são geridos com mais eficácia pelo fornecedor, melhor qualificado para tanto. A Wall-Mart trabalha com menos estoque, menor necessidade de capital de giro e espaço liberado no centro de distribuição. A necessidade de capital de giro representa:

A boa gestão dos estoques é fundamental, em qualquer ramo de atividade, principalmente nas empresas com muitos itens a administrar. O desconhecimento das quantidades de estoques existentes, falta de análise do giro das mercadorias e determinação da curva ABC poderão acarretar sérios problemas. Sobre a Curva ABC, analise as seguintes afirmativas. I. A Curva ABC é um método de categorização de estoque. Seu objetivo principal é deixar claro quais são os produtos mais importantes para a empresa. Há várias maneiras de fazer essa conta. É possível, por exemplo, organizar a lista por preço de custo (o que vai mostrar os produtos de mais valor do estoque) ou por valor de venda (que vai indicar os produtos que mais trazem receita para o negócio). II. Além de permitir que se melhore o mix de produtos da empresa, a análise da curva ABC evita erros comuns, como um estoque com poucas unidades dos produtos mais vendidos /procurados/ necessários e abarrotado com os itens que vendem pouco. III. A Curva ABC baseia-se no princípio de que uma parte pequena de seus produtos é responsável pela maior parte de seu faturamento. É uma fórmula testada e comprovada por distintos comércios, inclusive varejos. Pode-se afirmar que:

A Estatística é bastante utilizada em diversos ramos da sociedade, no intuito de realizar pesquisas, colher dados e processá-los, analisar informações, apresentar situações por meio de gráficos de fácil compreensão. O CRA-AC, por exemplo, ao elaborar um relatório ou ao apresentar um projeto, pode utilizar gráficos estatísticos que tornam as informações mais palpáveis e a leitura mais atraente. Um dos conceitos fundamentais da estatística é a mediana, que pode ser definida como:

O Assistente Administrativo recebe a incumbência de executar algumas tarefas no Microsoft Outlook. Nele é possível, exceto:

A lei determina observância ao princípio da obrigatoriedade da licitação para a contratação de serviços na Administração Pública, ressaltando algumas hipóteses que, por sua particularidade, não se compatibilizariam com o processo licitatório. Sobre o assunto, considerando o previsto na Lei nº 8.666/1993, assinale a alternativa que indica hipótese em que a licitação será inexigível.

Considerando o disposto na Lei nº 8.666/93, no Capítulo II, Seção III – Dos Registros Cadastrais, analise as alternativas e assinale a correta.

Fiscalizar pagamentos de anuidades, negociar dívidas, conferência e recebimento de materiais – todas essas atividades envolvem as rotinas administrativas e financeiras. É essencial que o Assistente Administrativo faça a distinção entre recibo e nota fiscal. Sobre o tema, leia as afirmativas. I. A nota fiscal é um documento que comprova a existência de um ato comercial (compra e venda de mercadoria ou prestação de serviços); já o recibo é um documento que comprova o recebimento de determinado valor pela venda ou compra de mercadoria ou prestação de algum serviço. Às vezes, também tem a função de controle fiscal. II. Um recibo difere-se da nota fiscal por não ser oficial e/ou servir para a arrecadação de impostos do governo. Isso significa que uma empresa não pode deixar de emitir nota fiscal por ter emitido um recibo, pois o mesmo não é para tal finalidade. III. As notas fiscais são utilizadas exclusivamente pelas empresas, que devem pagar o ISS sobre o valor total dos serviços prestados. Pode-se afirmar que:

A Administração Pública Indireta é o conjunto de pessoas administrativas que, vinculadas à respectiva Administração direta, têm o objetivo de desempenhar as atividades administrativas de forma descentralizada. Elas possuem como características comuns: I. personalidade jurídica, patrimônio e receita próprios; II. autonomia administrativa; III. sujeição à licitação, regulamentada pela Lei nº 8.666/93; IV. proibição de acúmulo remunerado de cargos públicos. É correto o que se afirma em:

A Companhia de Eletricidade – ELETROACRE foi criada através da Lei Estadual nº 60, de 17 de dezembro de 1965, e autorizada a funcionar como empresa concessionária de serviços públicos de energia elétrica para o Estado do Acre, em 20 de agosto de 1968, por intermédio do Decreto Federal nº 63.121. Pode-se afirmar que a ELETROACRE é uma:

Entender novos assuntos de maneira mais rápida e eficiente, permitindo encadear diferentes cenários e ferramentas para resolver os problemas do dia a dia. Facilidade de lidar com alto volume de dados e informações para chegar a conclusões mais precisas. Ser capaz de replicar raciocínios e análises feitas em situações específicas, para outras situações, o que promove a resolução rápida de problemas ainda que esses sejam "novos". Comunicação mais clara e uma linha de raciocínio clara e direta, facilitando a comunicação com as outras pessoas (ir direto ao ponto). Todo esse conjunto de características, cada vez mais valorizado no ambiente de trabalho, é peculiar a um profissional com: