Os métodos de arquivamento são instrumentos essenciais para...

Os métodos de arquivamento são instrumentos essenciais para colocar documentos em ordem em um arquivo. Sobre eles, leia as afirmativas.

I. No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e sua posterior localização é o nome. Esse método é muito utilizado nas organizações e apresenta como vantagem ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes. A fim de tornar mais rápida a localização e guarda dos documentos, o método alfabético pode ser combinado com números, para identificar a letra procurada. Esse método é denominado Variadex.

II. O método geográfico é utilizando quando os documentos são organizados pela procedência ou local, ou seja, quando a instituição opta por classificar os documentos pelo local de origem. Quando o arquivamento é feito por cidades, sem haver a separação por estado, não há a necessidade de se colocarem as capitais no início. A ordenação será simplesmente alfabética, com o detalhe de que, ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente, para o caso de cidades com o mesmo nome. Exemplo: Cruzeiro do Sul (Acre).

III. O método numérico dígito-terminal é aquele utilizado para organizar os documentos por data. É um método largamente utilizado na organização de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja o principal elemento na busca da informação.

Pode-se afirmar que: